Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, septembre 2020

Publication initiale

Synthèse des notes de version

Les éléments de cette section sont des synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Authentification

**En cours** Dépréciation du service Director SAML et migration vers SAML v2

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

La prise en charge du service Director SAML est obsolète. Les sociétés de gestion des déplacements (TMC) et le personnel de SAP Concur aideront bientôt les clients qui utilisent actuellement Director SAML à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

Les clients qui utilisent actuellement Director SAML sont encouragés à migrer vers SAML V2 dès que possible.

La dépréciation de la prise en charge du service Director SAML dépend des conditions suivantes :

  • Les techniciens SAP Concur et les TMC aident les clients SAP Concur existants à migrer du service Director SAML vers SAML V2.

  • Tous les clients qui utilisent actuellement le service Director SAML ont migré de Director SAML vers SAML V2.

La migration de Director SAML vers SAML V2 requiert de suivre les grandes étapes suivantes :

  • Le client identifie un administrateur qui agit en tant qu’administrateur SSO et affecte l’autorisation/le rôle approprié.

  • L’administrateur SSO se coordonne avec son technicien SAP Concur pour obtenir les métadonnées SP de SAP Concur.

  • L’administrateur SSO configure les paramètres SSO au niveau de l’IdP en fonction des informations provenant des métadonnées SP.

  • L’administrateur SSO extrait les métadonnées IdP à partir de l’IdP et les transmet au technicien SAP Concur.

  • L’administrateur SSO ajoute quelques utilisateurs test et teste la nouvelle connexion SSO.

  • Forte de la réussite du test, la société déploie SSO auprès de ses utilisateurs SAP Concur.

Pour des informations plus détaillées sur la migration vers SAML v2, voir SSO Service: Overview Guide (en anglais uniquement) et Shared: SSO Management Setup Guide (en anglais uniquement).

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

**En cours** Dépréciation du HMAC et migration vers SAML v2 et l’outil en libre-service SSO

Ces modifications s’inscrivent dans le cadre de l’engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

La prise en charge par SAP Concur du HMAC (code d’authentification de message haché) est obsolète. Les sociétés de gestion des déplacements (TMC) et le personnel de SAP Concur aident actuellement les clients qui utilisent le HMAC à migrer vers SAP Concur SAML v2 SSO (SAML v2).

Au troisième trimestre de 2020, SAP Concur prévoit de proposer un outil en libre-service qui permettra aux administrateurs de société de configurer leurs connexions SAML v2 sans faire intervenir un représentant de l’assistance SAP Concur.

La dépréciation du HMAC comporte deux phases :

PHASE I :

  • Les clients doivent disposer d’un fournisseur d’identités (IdP) ou d’une solution personnalisée compatible avec SAML 2.0.

  • Les clients commencent à tester l’authentification avec SAML v2.

  • Les TMC se préparent à intégrer les nouveaux clients SAP Concur à SAML v2.

  • Une fois l’outil en libre-service SSO disponible, les clients seront informés de la date de dépréciation officielle du HMAC via des notes de version. À compter de la date de dépréciation officielle, aucun nouveau client ne pourra être intégré avec le HMAC ; les nouveaux clients devront être intégrés à SAML v2.

  • Les clients existants qui utilisent le HMAC doivent migrer vers SAML v2.

PHASE II :

  • Les TMC ont migré tous les clients SAP Concur existants du service HMAC vers SAML v2.

  • Le service HMAC est obsolète. La phase II devrait se terminer à la mi-2021.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre une sécurité renforcée et une assistance améliorée aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Relevés de facturation de la société

Notification hebdomadaire de création de note de frais sur relevé

Les propriétaires de cartes d’achat reçoivent désormais une notification par e-mail hebdomadaire qui synthétise toutes les notes de frais de relevés de facturation de la société créées automatiquement pour chaque importation de transactions de carte d’achat au cours de la semaine. La synthèse hebdomadaire est envoyée par e-mail le jeudi à 2 h, heure moyenne de Greenwich (GMT) et ne peut pas être désactivée. Par exemple, un utilisateur situé dans le fuseau horaire de l’heure normale du Pacifique (PST) recevra cet e-mail le mercredi soir.

En outre, des e-mails de rappel sont désormais envoyés toutes les semaines jusqu’à ce que les notes de frais soient envoyées.

Auparavant, les propriétaires de carte recevaient une notification par e-mail envoyée directement après chaque importation de nouvelles transactions. La nouvelle notification récapitulative hebdomadaire remplace le processus de notification précédent.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification harmonise le processus de création automatique des notes de frais et fournit le même calendrier et le même modèle de notification par e-mail que l’Assistant Dépense.

Mises à jour relatives au transfert de fichiers

**En cours** Migration de l’ancien transfert de fichiers SAP Concur

Cette note de version est destinée au personnel technique chargé des transmissions de fichiers avec SAP Concur. Pour nos clients et fournisseurs participant à l’échange de données, SAP Concur maintient notre sous-système de transfert de fichiers afin d’offrir une sécurité renforcée pour ces transferts de fichiers.

SAP Concur commencera à migrer les entités qui utilisent actuellement un ancien processus pour déplacer les fichiers vers un processus d’acheminement des fichiers plus efficace et sécurisé qui repose sur les API.

Les clients dont les entités sont actuellement configurées pour utiliser l’ancien processus migreront vers le processus plus efficace entre aujourd’hui et fin 2020. Après leur migration vers ce processus plus efficace, les clients verront les améliorations suivantes :

  • Avec l’ancien processus, les clients devaient attendre que le cycle de transfert de fichiers s’exécute à un moment donné. Avec le processus basé sur les API, plus efficace et sécurisé, les extractions et autres fichiers de sortie de SAP Concur seront disponibles au cours de la période de traitement nocturne existante, peu de temps après la création des fichiers.

Cette annonce concerne les points d’extrémité DNS de transfert de fichiers suivants :

  • st.concursolutions.com

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications améliorent la sécurité et l’efficacité pour les transferts de fichiers.

Intégration financière

SAP Integration with Concur Solutions (ICS) ajoute la comptabilisation delta

Nous avons mis à jour SAP Integration with Concur Solutions (ICS) pour permettre la comptabilisation delta des notes de frais précédemment comptabilisées. L’ensemble de fonctionnalités initial permet aux utilisateurs finaux de rappeler les notes de frais comptabilisées. Pour la version initiale, l’utilisateur final peut modifier uniquement les champs personnalisés de la note de frais (niveau de l’en-tête, de l’entrée, de la ventilation et de l’imputation), puis la soumettre à nouveau. La note de frais soumise à nouveau passe une nouvelle fois par le workflow d’approbation, et une fois approuvée, elle est comptabilisée à nouveau sur l’ERP SAP.

Cette fonctionnalité est disponible pour les clients utilisant NextGen UI pour Concur Expense Professional Edition, avec ICS pour les ERP SAP suivants :

  • SAP ECC

  • SAP S/4HANA

  • SAP S/4HANA Cloud

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité permet aux utilisateurs finaux de soumettre des notes de frais comportant des informations de supports de coûts temporaires et de les mettre à jour ultérieurement sans attendre le remboursement. Cette fonctionnalité gère l’annulation de la comptabilisation d’origine et garantit que la comptabilisation finale inclut toutes les corrections apportées à la note de frais.

NextGen UI

**En cours** Interface utilisateur mise à jour pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

L’évolution permanente de l’utilisation de l’interface utilisateur de la solution Concur Expense est le fruit d’une conception et d’une recherche soignées qui offrent une expérience moderne, intuitive et rationalisée pour créer et soumettre des notes de frais.

Les clients de Concur Expense ont la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser NextGen UI avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais nous permet également de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Synthèse des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

IMPORTANT : ces modifications prévues peuvent ne pas faire partie de toutes les améliorations et changements à venir qui concernent ce produit ou service SAP Concur. Les modifications prévues qui s’appliquent à plusieurs produits et/ou services SAP Concur se trouvent dans un document consolidé. Consultez les synthèses administrateur sur les autres modifications prévues disponibles dans Synthèse administrateur pour Professional Edition, modifications prévues partagées, septembre 2020.

Expense Pay

**Modifications prévues** (Égypte) Mise à jour du champ Numéro de compte bancaire

Pour tenir compte des modifications apportées au système bancaire égyptien, Concur Expense modifiera le champ Numéro de compte bancaire de deux façons :

  • La limite de caractères du champ passera de 20 à 29 caractères.

  • Le champ Numéro de compte bancaire sera renommé IBAN.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux utilisateurs finaux de saisir un numéro IBAN dans leur profil afin de garantir que les paiements ne soient pas refusés par le système bancaire égyptien.

Service d’indemnités de déplacement

**Modifications prévues** Option de calcul de plusieurs déplacements effectués dans une même journée

Pour les clients qui utilisent le nouveau service Indemnités de déplacement, SAP Concur prévoit de proposer de nouvelles options de calcul pour plusieurs déplacements effectués dans une même journée.

Dans certains pays, si plusieurs déplacements indépendants ont lieu le même jour, la durée totale de chaque déplacement est additionnée pour déterminer une seule indemnité de déplacement pour cette date. Il s’agit d’une nouvelle fonctionnalité pour le service Indemnités de déplacement.

La nouvelle fonctionnalité permet aux clients de définir le comportement de deux itinéraires effectués le même jour. Par exemple, lorsque l’utilisateur termine un déplacement le matin et commence un autre déplacement plus tard le même jour.

OPTIONS :

  • Séparé – Concur Expense calcule séparément le montant de chaque déplacement.

    • Exemple 1 : si un utilisateur a effectué un premier déplacement de quatre heures, puis un second de six heures, il reçoit une indemnité pour quatre heures de déplacement, puis une autre pour six heures de déplacement.

    • Exemple 2 : si un utilisateur a effectué un déplacement national et un déplacement à l’étranger, celui-ci reçoit les deux indemnités, l’indemnité nationale et l’indemnité internationale.

  • Cumulatif – Concur Expense additionne les heures de chaque déplacement, puis calcule l’indemnité à partir de cette somme.

    • Exemple 1 : si un utilisateur a effectué un premier déplacement de quatre heures, puis un second de six heures, il reçoit une indemnité pour dix heures de déplacement.

    • Exemple 2 : si un utilisateur a effectué un déplacement national et un déplacement à l’étranger, il reçoit l’indemnité la plus élevée, c'est-à-dire l’indemnité internationale.

Les utilisateurs verront les ajustements configurés dans la vue Détails des remboursements de la page Ajustements des indemnités de déplacement.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité est une amélioration permettant d'effectuer des calculs spécifiques pour les indemnités de déplacement dans les cas où plusieurs déplacements ont lieu le même jour.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition