Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Onglet Factures

Rôle

Description

Administrateur Budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué configure le calendrier fiscal, les catégories de budget, les champs de suivi budgétaire, les éléments du budget et les paramètres du budget. L’administrateur du budget peut afficher les montants de budget configurés dans les éléments du budget, mais pas les montants réels présents dans les tableaux de bord. Les administrateurs du budget ont accès à tous les éléments du budget au sein d’une entité.

Approbateur du budget/Responsable

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué approuve les factures, les demandes d’achat et les notes de frais, et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord de budget. L’approbateur du budget n'a pas accès aux informations de configuration du budget.

Responsable du budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué est responsable du budget et peut afficher les budgets dans les tableaux de bord. Le responsable du budget n'a pas accès aux informations de configuration du budget.

Observateur du budget

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué consulte les budgets dans les tableaux de bord. Il peut exister un ou plusieurs observateurs du budget. L’observateur du budget n’a pas accès aux informations de configuration du budget.

Récepteur central

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut ajouter, modifier et supprimer des justificatifs de commande et des images de justificatifs. Cependant, il ne peut pas transmettre ou traiter des commandes ou des factures.

Vérificateur de saisie - Gestion par le client

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut vérifier la sortie des factures dans la version gérée par le client de Traitement de capture.

Administrateur de conservation des données

L'utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher et configurer l'ensemble de règles de conservation des données pour la société. Il peut également mettre en attente et purger des utilisateurs individuels.

Utilisateur CF de la facture

L'utilisateur auquel ce rôle est attribué peut créer, affecter, réaffecter et supprimer des factures. Il peut également réaffecter une politique différente à une facture et restaurer des factures supprimées.

S’applique à un groupe : Lorsque ce rôle est affecté à un utilisateur, un ou plusieurs groupes doivent également être affectés à l’utilisateur.

Approbateur de la facture

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut approuver des factures au sein d’un groupe affecté.

Administrateur de configuration Factures

Ce rôle doit être attribué au personnel interne de SAP Concur uniquement et être utilisé par lui seul, à quelques exceptions près.

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) :

  • les configurations du groupe de factures ;

  • les politiques ;

  • les formulaires, champs et validations basés sur une facture ;

  • les factures et workflows d'approbateurs autorisés ;

  • les règles d’audit

  • les types de dépenses ;

  • les codes comptables et la hiérarchie de codes comptables ;

  • les exceptions ;

  • le traitement de l’image, notamment les configurations de la numérisation, l’image des factures et l’image des fournisseurs ;

  • les e-mails de rappel ;

  • les informations sur la société ;

  • le journal des modifications de la configuration (affichage uniquement).

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Administrateur de configuration Factures (restreint)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) :

  • les approbateurs autorisés ;

  • les règles d’audit ;

  • les codes comptables ;

  • les exceptions ;

  • les configurations de la numérisation :

  • les e-mails de rappel ;

  • le journal des modifications de la configuration (affichage uniquement).

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Processeur d’images de factures

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut mettre à jour le statut des images de justificatifs et de factures.

Responsable du paiement des factures

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut gérer intégralement (ajouter, modifier et supprimer) la fonctionnalité Invoice Pay. Il peut contrôler et ajuster les lots et les factures Invoice Pay dont le paiement est planifié, de même que définir le compte-chèques et le compte débiteur ACH qui sont utilisés pour le paiement.

Gestionnaire des factures

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué :

  • peut afficher et mettre à jour les factures dans Gestionnaire des factures ;

  • peut affecter ou réaffecter les factures ;

  • peut restaurer les factures supprimées ;

  • ne peut pas supprimer les factures.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

REMARQUE : un seul rôle Gestionnaire de factures doit être attribué à l’utilisateur. Si plusieurs lui sont attribués, le rôle ayant le niveau d’accès le plus élevé sera appliqué.

Niveaux d’accès du plus élevé au moins élevé :

  1. Responsable du Gestionnaire de factures
  2. Gestionnaire de factures
  3. Gestionnaire de factures (audit)

Gestionnaire de factures (audit)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué :

  • peut afficher les factures dans le Gestionnaire des factures ;

  • ne peut pas mettre à jour ou supprimer les factures.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Responsable du Gestionnaire de factures

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher, mettre à jour et supprimer des factures dans le Gestionnaire des factures.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Connexion au Proxy Invoice

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut se connecter aux factures fournisseur et agir en tant qu’utilisateur proxy pour d’autres collaborateurs au sein d’un groupe affecté.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Utilisateur Achat avec facture

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué ne peut pas créer ni soumettre des factures, mais des droits peuvent lui être accordés pour modifier les valeurs des champs de formulaire afin d’ajuster les totaux ou autre dans une commande d’achat avec facture.

REMARQUE : ce rôle est disponible uniquement pour les utilisateurs de Concur Invoice.

Gestionnaire de réception des factures

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué :

  • peut afficher et mettre à jour les factures ayant le statut Facture reçue dans le Gestionnaire des factures ;

  • ne peut pas supprimer les factures.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Administrateur fiscal de la facture

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut configurer et activer l’outil Administration fiscale.

Utilisateur de la facture

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut créer et soumettre des factures.

Gestionnaire des factures du fournisseur

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut travailler avec des fournisseurs et notamment approuver de nouveaux fournisseurs, travailler avec la liste principale et mapper des fournisseurs.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Gestionnaire des bons de commande

L’utilisateur auquel ce rôle est affecté peut traiter des bons de commande dans le module Demande d’achat.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Gestionnaire des bons de commande (contrôle)

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut afficher des bons de commande et des justificatifs dans le Gestionnaire des bons de commande. Toutefois, il ne peut pas mettre à jour ni supprimer des bons de commande ou des justificatifs.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Approbateur de demandes d’achat

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut approuver des demandes d’achat dans le module Demande d’achat.

Gestionnaire de demandes d’achat

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut traiter des demandes d’achat dans le module Demande d’achat.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Gestionnaire des demandes d’achat (contrôle)

L’utilisateur auquel ce rôle est affecté peut afficher des demandes d’achat dans le Gestionnaire des demandes d’achat, mais il ne peut pas en mettre à jour ni en supprimer.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Demande d’achat - Connexion proxy

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut se connecter à Demande d’achat et agir en tant qu’utilisateur proxy pour d’autres collaborateurs au sein d’un groupe affecté.

S’applique à un groupe : lors de l’attribution de ce rôle, un ou plusieurs groupes doivent être sélectionnés.

Utilisateur demande d’achat

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut créer des demandes d’achat dans le module Demande d’achat.

Utilisateur de justificatifs

L’utilisateur auquel ce rôle est attribué peut saisir, mettre à jour et supprimer des données de justificatifs pour ses propres bons de commande.