Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Septembre 2017 Expense Professional Edition Admin Summary

Dernière mise à jour : 16 septembre 2017

Admin.

Rapport Utilisateurs par navigateur disponible uniquement en CSV

Le rapport Utilisateurs par navigateur est disponible pour tous les administrateurs travaillant avec les offres Expense, Request, Invoice, et/ou Travel dans les éditions Professionnel et Standard des produits.

Avec cette version, le rapport est disponible uniquement au format CSV.

Le fichier CSV contient les champs suivants : Nom de connexion, E-mail, Prénom, Nom, Dernière date de connexion, Adresse IP, Nombre de connexions, Navigateur et Version du navigateur.

Objectif professionnel/avantage client : Le rapport montre aux administrateurs si les utilisateurs ont des navigateurs obsolètes ou non pris en charge. CSV est le format de données le plus utilisé.

Règles de contrôle

Nouvelle condition “Les dates chevauchent celles d'une autre note de frais” pour les règles de contrôle

Avec cette version, une nouvelle condition a été ajoutée à la fonctionnalité des règles de contrôle. Cette condition, Les dates chevauchent celles d'une autre note de frais, est déclenchée chaque fois qu'un collaborateur tente de soumettre plusieurs notes de frais dans une plage de dates associée au collaborateur qui crée la note de frais.

La règle de contrôle est conçue pour créer une exception chaque fois que le système détecte qu'un collaborateur soumet une seconde note de frais dans une plage de dates qui chevauche une note de frais antérieure (la “première”) que le collaborateur a déjà soumise. Cela se fait en comparant les valeurs d'en-tête de la note de frais Date de début de la note de frais et Date de fin de la note de frais avec les autres notes de frais soumises. Si une note de frais déjà soumise se situe dans cette plage de dates, la règle de contrôle est déclenchée et une exception est affichée.

Cela permet au client de demander que toutes les dépenses pour un déplacement ou une période donnée figurent sur une seule note de frais. Autrement dit, l'émetteur ne peut pas répartir sur plusieurs notes de frais les dépenses qui doivent logiquement être rassemblées dans une seule note de frais.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration aide les clients qui doivent veiller à l'utilisation de notes de frais basées sur des dates en imposant une règle selon laquelle ces dépenses doivent figurer dans une note de frais correspondant à cette période. Elle est généralement utilisée conjointement à une règle pour valider que toutes les dépenses figurant dans la note de frais se situent entre les dates de début et de fin de cette note de frais.

Carte de société

Disponibilité générale : Flux de factures XML AirPlus dans le rapprochement centralisé

Concur compte désormais la prise en charge du flux de factures XML AirPlus dans cette version de service. Ce type de flux prend en charge le format XML natif et permet au système de regrouper les transactions de factures communes sous un seul numéro de facture d'agence de voyage pour faciliter la gestion par l'administrateur de cartes à l'aide de l'outil de rapprochement centralisé.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration prend en charge un affichage supérieur et la gestion des transactions de factures en les regroupant par numéro d'agence de voyage.

Assistant Dépense

Nouvelle fonctionnalité que les utilisateurs peuvent choisir

L’Assistant Dépense sera disponible pour les utilisateurs de Concur Expense en septembre.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité automatise davantage le processus de création de notes de frais afin de faciliter l’expérience de l’utilisateur final.

Expense Pay – Global

Nouveaux programmes de carte pris en charge – États-Unis

Expense Pay – Global prend maintenant en charge les programmes de carte de crédit suivants pour les dollars américains (USD) :

  • JP Morgan Chase MasterCard/Visa USD
  • Citibank MasterCard/Visa USD

Toutes les cartes utilisent le même format d’échange de données informatisé (EDI) pour les différents comptes bancaires.

Objectif professionnel/avantage client : ces options supplémentaires peuvent accélérer le traitement des dépenses par carte de crédit.

Nouveaux champs de contact pour les comptes débiteurs

Ces nouveaux champs permettent aux utilisateurs de fournir et de gérer les informations de contact pour chaque compte débiteur. Les informations de contact peuvent ensuite être utilisées par Concur et ses partenaires de traitement des paiements pour localiser la bonne personne au sein d'une société cliente en cas de problème de financement.

Objectif professionnel/avantage client : ces nouveaux champs accélèrent la procédure de contact de l'interlocuteur pertinent pour résoudre les problèmes avec le compte débiteur.

Expense Pay

Retrait de Classic Pay et migration vers Global Pay

Les produits Expense Pay (classique) de Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.

À l'avenir, Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classique) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global sera désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).

Objectif professionnel/avantage client : L'offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de Concur.

Transports en commun au Japon (JPT)

gestion Jorudan

La base de données des arrêts et des lignes des transports en commun au Japon (JPT) a fait l’objet de modifications telles que des ajouts, des modifications de nom et des suppressions.

Objectif professionnel/avantage client : Dans le module Notes de frais, les listes contiennent les arrêts et lignes actuels des transports en commun du Japon.

Justificatifs

Le lien de chargement d’images renvoie désormais directement vers les justificatifs disponibles

Sur la page d'accueil de Concur, le lien existant (pour ceux ayant ce lien) permettant de charger des justificatifs (Nouveau > Charger les justificatifs) dirigera les utilisateurs vers la section Justificatifs disponibles de la page principale de Notes de frais.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux utilisateurs de charger des justificatifs plus efficacement.

Horodatage e-Bunsho – Japon

La nouvelle fonctionnalité d'horodatage e-Bunsho pour le Japon permet aux administrateurs d'activer l'horodatage des justificatifs pour des groupes d'utilisateurs.

Objectif professionnel/avantage client : Cette nouvelle fonctionnalité prend en charge les clients au Japon qui souhaitent passer au stockage d'images numériques horodatées de justificatifs à la place des exemplaires papier, tout en veillant au respect de la réglementation japonaise sur le stockage des justificatifs.

Page de connexion pour ConcurSolutions.com

Mise à jour des images d'arrière-plan sur la page de connexion

Avec cette version, les images sur la page de connexion seront mises à jour pour proposer une nouvelle sélection trimestrielle d'images.

Indemnité de déplacement

Nouveau calcul de temps pour les voyages nationaux – Pologne

Pour les voyages mixtes, l'utilisateur verra des indemnités nationales données les premier et/ou deuxième jours de voyage mixtes sur la base du temps national fusionné à partir de ces deux jours.

Le calcul effectué pour un voyage mixte de plusieurs jours qui associe des étapes à l'étranger et nationales est modifié pour les étapes nationales. Cette modification corrige un calcul égal à zéro pour les voyages nationaux en basant désormais le remboursement sur la somme des jours de voyage national, en heures.

Selon la nouvelle logique de calcul, les segments d'étapes de voyage national sont ajoutés ensemble et, si la somme est inférieure à 24 heures, cela est représenté comme le premier jour de voyage (national). Si la somme dépasse 24 heures, alors 24 heures sont affichées pour le premier jour de voyage, et les heures restantes sont indiquées comme le dernier jour du voyage vers le pays d'origine.

Sur les deux jours, étant donné qu'un déplacement à l'étranger existe, le tarif et les déductions sont basés sur le lieu à l'étranger. Seules les indemnités pour le temps additionné seront ajoutées au total.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet aux clients de se conformer aux obligations légales.

Suppression temporaire de modifications récentes – Finlande

Les modifications récentes suivantes apportées à la fonctionnalité d'indemnité de déplacement pour la Finlande ont été supprimées :

  • Modification de détermination du barème du lieu et de l’indemnité (décrite dans la version d'août 2017 de ces notes de version)

  • Indemnité de séjour basée sur une journée de 24 heures (décrite dans la version de février 2017 de ces notes de version)

Objectif professionnel/avantage client : ces changements récents ne fonctionnent pas comme prévu et ne doivent pas être utilisés jusqu'à la résolution des problèmes.

Lecteurs de cartes à puce USB – Japon

Fin de la prise en charge

La solution de lecteurs de cartes à puce USB permettant d'afficher les informations relatives aux déplacements des cartes à puce japonaises dans Concur Expense utilisait un lecteur connecté à un seul ordinateur. Comme Microsoft est en train de rendre obsolète la technologie ActiveX utilisée par cette solution, Concur met fin à la prise en charge de cette dernière.

Dates importantes :

  • Le 1er août 2017, Concur a mis fin à la prise en charge de cette solution.
  • Après le 31 décembre 2017, la solution sera abandonnée et ne fonctionnera plus dans Concur.

En remplacement, la solution actuelle de Concur utilise un lecteur de cartes à puce réseau, que nos clients japonais sont déjà en train de déployer. Le lecteur de cartes à puces réseau présente l'avantage de permettre à plusieurs utilisateurs d'importer des transactions à un emplacement central.

Pour la note de version sur le lecteur de cartes à puces réseau, voir la rubrique Octobre 2016 Expense Professional Edition Admin Summary.

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait maintient les utilisateurs de Concur en phase avec les technologies actuelles.

Admin.

**Modifications prévues** In-Product Messaging pour l'Europe

Depuis un certain temps, In-Product Messaging (IPM) au sein des produits Concur est disponible pour les clients aux États-Unis.

La messagerie qui est présentée à chaque utilisateur américain repose sur les données fournies par un célèbre moteur de recommandation situé aux États-Unis. Cependant, ce moteur n'est pas ce qui convient le mieux à la législation européenne, qui est plus stricte. Ainsi, dans l'objectif de se conformer à cette législation, Concur a mis au point son propre moteur de recommandation pour son système IPM.

Les clients de l'Union européenne disposant d'un accès anticipé seront contactés par un représentant de Concur avant l'activation de cette fonctionnalité. Au bout de 60 jours, cette fonctionnalité pourrait être activée pour tous les clients de l'Union européenne. De plus, comme le nouveau système offrira une meilleure expérience IPM globale pour les clients de Concur, les clients américains l'utiliseront eux aussi bientôt.

Comme aujourd'hui pour les utilisateurs américains, le contenu, le moment de diffusion, l'emplacement et la fréquence d'un message sont tous définis par chaque campagne de messages et par les caractéristiques de chaque société et de chaque utilisateur.

Ancienne Demande d'autorisation de Concur Expense

**Modifications prévues** Retrait du produit (mars 2018)

Concur prévoit de retirer de Concur Expense son ancienne fonctionnalité Demande d'autorisation le 31 mars 2018.

Concur offrait cette fonctionnalité à certains clients avant l'existence du produit autonome Concur Request. Nous proposons désormais un niveau fonctionnel équivalent ainsi que de fonctionnalités améliorées et une prise en charge totale pour le produit autonome Concur Request. Les clients souhaitant utiliser les capacités de demande dans Concur doivent acheter et migrer vers le produit Concur Request.

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait permet à Concur de concentrer ses ressources de développement sur d'autres améliorations de notre produit autonome Concur Request dont les fonctionnalités, les innovations et la valeur dépassent désormais celles de notre ancienne fonctionnalité.

Terminologie

**Modifications prévues** Modifications terminologiques – Tchèque (octobre 2017)

Dans la version d'octobre, Concur prévoit de modifier les termes tchèques suivants.

Terme anglais

Terme tchèque actuel

Terme tchèque mis à jour

allocation

přidělení

alokace

receipt

stvrzenka

doklad

travel request

požadavek na cestu

cestovní příkaz

workflow

postup

schvalovaci proces

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications augmenteront la précision et la cohérence de la version tchèque de toutes les solutions Concur.

**Modifications prévues** Modifications terminologiques – Portugais (Brésil) (octobre 2017)

À partir de la version d'octobre et au cours des prochains mois, Concur modifiera les termes portugais (Brésil) suivants.

Terme anglais

Terme portugais (Brésil) actuel

Terme portugais (Brésil) mis à jour

account code

classificação contábil

código da conta

amount

montante

valor

attendee

participante

viajante

delegate

delegado

assessor

departure

partida

embarque

VAT

IVA

imposto

Objectif professionnel/avantage client : ces modifications augmenteront la précision et la cohérence de la version portugaise (Brésil) de toutes les solutions Concur.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition