Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, janvier 2019

Mise à jour n° 1

Administration

E-mails SAP Concur | **En cours** Mise à jour du format des e-mails

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de toutes les notifications par e-mail. Ces modifications apporteront plus de modernité et d’harmonie à l’aspect et la convivialité de tous les services SAP Concur.

Objectif professionnel/avantage client : l’objectif est de présenter aux utilisateurs une apparence actualisée et harmonisée.

Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services au cours du premier trimestre de 2019. Surveillez la parution des notes de version pour plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

E-Bunsho

Mise à jour de l’icône d’horodatage

L’icône d’horodatage de la fonctionnalité e-Bunsho a été mise à jour : l’horloge analogique a été remplacée par un symbole de coche.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification améliore l’utilisation de la fonctionnalité.

Justificatifs électroniques

Modification du nom d’éléments de liste

Deux éléments de liste de validation ont été renommés afin que les gestionnaires puissent exécuter des requêtes de rapport afin d’identifier les entrées de notes de frais dont les justificatifs ne sont pas conformes à la numérisation des justificatifs.

Les administrateurs voient désormais les éléments de liste renommés suivants sur la page Requête de gestionnaire :

  • Etat de validation a été renommé Digital compliance status (Statut de conformité numérique)

  • Date de validation a été renommé Digital compliance validation date (Date de validation de conformité numérique)

Objectif professionnel/avantage client : cette modification offre la prise en charge de la conformité et du traitement des justificatifs électroniques.

Expense Pay – Global

Prise en charge du programme de carte supplémentaire (CAD)

Expense Pay – Global pour Concur Expense prend désormais en charge le programme de carte de crédit suivant pour le dollar canadien (CAD) :

  • US Bank VISA CAD

Objectif professionnel/avantage client : cette option supplémentaire peut accélérer le traitement des dépenses par carte de crédit.

Nouveau partenaire de traitement des paiements (USD) : WUBS

Les clients du secteur public peuvent utiliser Western Union Business Solutions (WUBS) pour traiter leurs paiements en dollars américains (USD).

Le produit Expense Pay – Global fonctionne de la même manière, quel que soit le partenaire de traitement des paiements que votre compte débiteur est configuré pour utiliser. La différence de WUBS par rapport à Bambora (ou à Expense Pay classique) est la façon dont vos comptes débiteurs sont configurés dans Concur Expense. Chaque partenaire de traitement des paiements dispose de formulaires particuliers qui doivent être complétés, soumis et approuvés dans le cadre du processus d’intégration.

Objectif professionnel/avantage client : ce partenaire de traitement des paiements supplémentaire augmente la valeur de l’offre Expense Pay – Global.

Expense Pay

Mise à jour (USD/CAD) : Retrait de Classic Pay et migration vers Global Pay (échéance le 1er septembre)

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés au traitement des notes de frais. Pour garantir le respect des exigences réglementaires en constante évolution, adaptées à la diversité géographique des marchés, SAP Concur a obtenu la coopération de partenaires de traitement des paiements dévoués et expérimentés, et mis au point un produit nouvelle génération pour la paie : Expense Pay – Global.

Comme déjà annoncé dans ces notes de version (septembre 2017), à l’avenir, SAP Concur utilisera un produit Expense Pay au service de votre entreprise dans le monde entier. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos anciennes offres Expense Pay (classique) existantes (notamment NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay). Pour les clients SAP Concur ayant un produit Expense Pay, Expense Pay – Global sera désormais notre produit de référence. Cette notification marque le début de notre processus de suppression de tous les anciens produits Expense Pay (classique).

LIMITATIONS EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne prend pas en charge les clients qui ajoutent les devises suivantes avec le produit classique : dollar américain, dollar canadien, peso mexicain, euro, franc suisse, couronne danoise, couronne suédoise ou livre sterling. Si un client a déjà implémenté et utilise ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou jusqu’à la date de disparition définie.

Objectif professionnel/avantage client : l’offre Expense Pay - Global suit les meilleures pratiques du secteur en matière de traitement des paiements au sein de SAP Concur.

Expense nouvelle génération

**En cours** Nouvelle interface utilisateur pour les utilisateurs finaux de Concur Expense

Mise à jour : afin de répondre aux commentaires des clients et d’en tirer parti, mais aussi pour respecter l’engagement de SAP Concur à garantir une transition harmonieuse et réussie, nous travaillons sur une stratégie de déploiement corrigée pour Expense nouvelle génération.

SAP Concur se consacre à l’amélioration continue de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Les clients auront la possibilité d’afficher un aperçu et de choisir d’utiliser Expense nouvelle génération avant la migration obligatoire.

Objectif professionnel/avantage client : la nouvelle génération de l’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Sécurité

Mise à jour de l’authentification du transfert de fichiers

Le 16 janvier 2019, il est prévu que SAP Concur mette à jour un paramètre d’authentification pour les clients qui transfèrent des fichiers vers/depuis SAP Concur. Le paramètre mis à jour aura pour effet de bloquer les comptes utilisateur après cinq échecs de tentatives d’authentification. Certains comptes utilisent déjà ce paramètre, et cette modification fera passer tous les comptes à ce paramètre. Cette modification de l’authentification n’a aucune incidence sur la connexion à l’application principale de SAP Concur. Elle s’applique uniquement au processus de transfert de fichiers.

Les URL concernées sont les suivantes :

  • st.concursolutions.com

  • st-eu.concursolutions.com

  • st-cge.concursolutions.com

Les clients ayant bloqué eux-mêmes leur compte doivent contacter le service clientèle SAP Concur afin de le débloquer.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une meilleure sécurité pour les clients qui accèdent à des extractions et à des fichiers d’importation.

Modifications prévues

Les éléments de cette section sont prévus dans de futures versions. Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Administration

**Modifications prévues** Archivage des données d’utilisateurs désactivés

Avec le développement continu de SAP Concur, des mesures doivent être prises pour enrichir et améliorer les performances de notre système afin que nous puissions répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur société.

Notre objectif est d’améliorer de manière significative les performances des services de SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre banque de données de production. En réduisant les données dans le système de production, vous pouvez utiliser la mémoire du serveur de façon beaucoup plus efficace, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C’est pour cette raison que SAP Concur est en train de mettre au point un processus d’archivage pour les utilisateurs qui ont été désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d’archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » depuis notre banque de données de production vers une banque de données de reporting distincte.

Avantage pour l’utilisateur/le client : déplacer les données d’utilisateurs désactivés permet d’accélérer le traitement des transactions. En outre, cela offre un environnement plus sécurisé pour les informations personnelles des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT !

Nous sommes en cours d’expérimentation du processus et d’analyse des résultats. Notre objectif est de veiller à ce que nos clients ne subissent pas de répercussions négatives, que nous ayons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d’archivage fournisse les résultats escomptés.

La mise en œuvre de ce nouveau processus n’a pas de date prévue. Nous l’annoncerons dans des notes de version longtemps à l’avance.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à saisir d’identifiants supplémentaires. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes

  • Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et SAP Concur

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Budget

**Modifications prévues** Workflows pour Budget

Dans une future version, les workflows seront disponibles pour Budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « confirmée ».

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

Budget Insight

**Modifications prévues** Retrait de Budget Insight (ancienne version) en 2019

Budget Insight est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Les clients souhaitant utiliser les fonctionnalités de budget sont encouragés à acheter le nouveau produit Budget que SAP Concur a sorti cette année. Le nouveau produit Budget offre davantage de fonctionnalités, une interface utilisateur améliorée et des intégrations supplémentaires aux produits SAP Concur. On note en particulier l’intégration de données de dépenses supplémentaires provenant de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données de Concur Expense et de Concur Request étaient disponibles).

Objectif professionnel/avantage client : le retrait de Budget Insight donnera aux clients la possibilité d’acquérir le nouveau produit Budget, qui donne davantage de valeur aux clients en rendant les budgets visibles, exploitables et presque en temps réel.

Administration de la société

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) aux produits SAP Concur qui offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Administration de la société.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

Justificatifs électroniques

**Modification prévue** Plus automatiquement acceptés comme justificatifs

La technologie des justificatifs électroniques évolue rapidement. Aujourd’hui, les règles de traitement des justificatifs sont codées en dur pour accepter les justificatifs électroniques afin de répondre aux exigences en matière d’image. À l’avenir, à mesure que les justificatifs électroniques se généraliseront et que la législation à leur sujet deviendra plus complexe, ce n’est pas une hypothèse valable pour tous les pays et toutes les situations.

Les clients souhaitant gérer le comportement actuel de leur système, c’est-à-dire continuer à accepter les justificatifs électroniques pour répondre aux exigences en matière d’image, devront configurer une règle de justificatif personnalisée.

Objectif professionnel/avantage client : ce changement va permettre aux clients qui utilisent les justificatifs électroniques de rester en conformité avec les obligations réglementaires et contractuelles pour les pièces justificatives de dépenses.

Gestion des utilisateurs test

**Modifications prévues** Retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs test

SAP Concur est en train de mettre hors service la fonctionnalité de Gestion des utilisateurs test qui supprime les transactions des utilisateurs test de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources au développement et à la gestion des fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.

Administration de formation

**Modifications prévues** Optimisation et transfert de la page

Pour simplifier la page Administration de formation, les fonctions et le contenu doivent être modifiés.

En plus des modifications de contenu, l’accès à la page Administration de formation passera de Administration de la société à Outils.

Objectif professionnel/avantage client : grâce à ces modifications, la fonctionnalité Administration de formation est plus simple à trouver et à utiliser.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition