Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Budget Professional Edition, avril 2019

Publication initiale

Synthèses des notes de version

Les éléments de cette section sont les synthèses des notes de version du mois. Les notes de version de l’édition professionnelle sont accessibles sur Nouveautés - Professional Edition.

Tous les produits

Workflows disponibles pour le budget

Les workflows sont désormais disponibles pour le budget. Les workflows définissent la manière dont le système achemine les factures, les notes de frais et les demandes au fil des étapes d’approbation et de traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget proposée par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécialement adaptés à leurs besoins particuliers.

Sans examen du budget, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’une année, laissant ainsi peu d’options à une organisation et des budgets dépassés aux responsables de budgets, par exemple. En outre, des dépenses anticipées signifient que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car des dépenses moins importantes ont consommé le budget plus tôt.

Associer l’examen du budget dans le workflow ajoute de la valeur. Les règles d’audit et les règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à mieux contrôler leur budget lorsqu’il est pertinent de s’adapter aux besoins spécifiques d’une organisation.

La détermination du moment où un poste de dépense est considéré comme engagé dans un budget est tout aussi importante. Dans la plupart des organisations, la validation s’effectue lorsqu’un poste de dépense est payé ; il a suivi la majorité, voire la totalité, des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation s’effectue beaucoup plus tôt. Dès qu’une demande d’achat ou une demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme validée.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité permettra aux clients de contrôler les dépenses budgétaires afin, par exemple, d’éviter de dépasser les budgets trop tôt durant une période ou une année budgétaire.

Importation et extraction des données d’éléments de budget par ID de collaborateur

Les clients doivent désormais importer et extraire des données d’éléments de budget (responsables du budget, observateurs du budget, approbateurs de budget et responsables du budget) à l’aide de l’ID de collaborateur au lieu de l’adresse e-mail dans les colonnes Responsable du budget et Observateur du budget de l’importation d’éléments de budget.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité facilite aux clients le mappage du collaborateur au rôle budgétaire, car l’ID de collaborateur est unique, alors qu’une adresse e-mail ne l’est pas toujours. En outre, la plupart des fichiers d’importation comprenant des informations utilisateur utilisent l’ID de collaborateur. Cette amélioration les rendra plus cohérents.

**En cours** Modification de l’infrastructure des e-mails – Ajouter des adresses IP à la liste des expéditeurs autorisés

SAP Concur adopte progressivement une nouvelle infrastructure d’e-mails pour les e-mails sortants de nos services à destination des utilisateurs SAP Concur. Pour cette raison, les sociétés qui filtrent les e-mails entrants en fonction de l’adresse IP d’envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP à leur liste d’expéditeurs autorisés afin de garantir que leurs utilisateurs reçoivent les e-mails de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici touchait uniquement les sociétés qui utilisent Concur Expense. A partir de janvier, les e-mails d’autres services SAP Concur (comme Concur Travel et Concur Pay) seront déplacés vers la nouvelle infrastructure de messagerie.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Surveillez les notes de version pour obtenir plus d’informations sur le calendrier des autres modifications.

Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisés

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles ou sensibles.

Concur Invoice

Demande(s) de paiement renommée(s) en Facture(s)

SAP Concur a remplacé les occurrences du terme « demande de paiement » et ses différentes formes par le terme « facture » et ses différentes formes. Ces modifications sont apportées dans l’interface utilisateur, dans la documentation de Concur Invoice et dans la documentation de tous les autres produits SAP Concur où ce terme apparaît.

Les termes suivants vont également être remplacés :

  • ID de demande -> ID de facture

  • Demande de paiement -> Facture

  • Nom de la demande -> Nom de la facture

  • Type de demande de paiement -> Politique

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permet de garantir que la terminologie utilisée dans SAP Concur est cohérente avec la terminologie normalisée du secteur.

Résumés des modifications prévues

Les éléments de cette section sont des résumés des modifications prévues dans de futures versions. SAP Concur se réserve le droit de reporter ou d’abandonner la mise en œuvre de toute amélioration/modification mentionnée ici.

Tous les produits

**Modifications prévues** Modifications des accès aux produits SAP Concur

Dans une version ultérieure (prévue en juin), les clients accéderont aux produits et services SAP Concur à partir des domaines suivants :

  • *.concursolutions.com

  • *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

Pour toute question concernant cette modification, contactez appsec@sap.com.

Objectif professionnel/avantage client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

**Modifications prévues** Fonctionnalité mot de passe oublié, questions de sécurité et texte personnalisé pour le mot de passe

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans une version ultérieure, une nouvelle fonctionnalité Mot de passe oublié sera ajoutée à la page Connexion de SAP Concur, offrant ainsi une nouvelle expérience aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe.

Selon la configuration de la société, il peut exister actuellement plusieurs possibilités de connexion en cas de mot de passe oublié. Lors du lancement de la fonctionnalité Mot de passe oublié (prévu le 11 mai), ces autres possibilités de connexion seront supprimées. Les autres options qui seront supprimées sont les suivantes :

  • Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d’invites de questions de sécurité pour l’authentification de connexion.

  • Texte sur la page : Le texte personnalisé de la société ne s’affichera plus.

  • Indices de mot de passe : L’option Envoyez-moi un e-mail avec l’indice de mon mot de passe ne sera plus disponible.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité renforce la sécurité des mots de passe des utilisateurs et rationalise l’expérience utilisateur.

**Modifications prévues** Plus de réinitialisation ou de mise à jour des mots de passe en groupes via un fichier d’importation

Dans une future version, il ne sera plus possible de réinitialiser ou de mettre à jour les mots de passe des utilisateurs via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs. Il sera toujours possible de définir le mot de passe pour les nouveaux utilisateurs lors de l’importation initiale via les fonctionnalités d’importation d’utilisateurs et d’importation de collaborateurs.

**Modifications prévues** Dépréciation des connexions composites

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

Dans une version ultérieure, SAP Concur ne prendra plus en charge les URL des pages de connexion composite.

La fonctionnalité de connexion composite permet aux utilisateurs d’utiliser un identifiant de connexion qui n’inclut pas de domaine pour se connecter aux produits SAP Concur.

Tous les utilisateurs qui utilisent uniquement leur nom d'utilisateur (ex. jeandupont) pour se connecter aux produits SAP Concur devront utiliser leur nom de connexion CTE plutôt que leur identifiant de connexion.

SAP Concur ne prendra plus en charge les URL de pages de connexion composite. L’URL standard pour une page de connexion composite inclut le nom de l’entité (ex. entity=pxxxxxxxxx) et se présente comme suit : https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Tous les clients utiliseront la page de connexion standard pour accéder aux produits SAP Concur. La page de connexion standard est https://www.concursolutions.com/nui/signin.

La dépréciation des pages de connexion composite pour www.concursolutions.com est prévue pour le 11 mai 2019.

IMPACTS SUR LES UTILISATEURS

Les utilisateurs qui se connectent à une page de connexion composite (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) et qui n’utilisent pas le symbole d’arobase (@) dans leur nom d'utilisateur devront cliquer sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur ? de la page Connexion pour récupérer sans aide (préféré) leur nom d'utilisateur ou contacter l’administrateur de leur société pour obtenir leur nom de connexion CTE. Les mots de passe des utilisateurs restent les mêmes.

La fonctionnalité d’authentification unique (SSO) n’est pas concernée par cette modification. Les utilisateurs suivants ne sont pas concernés car ils ne se connectent pas via https://www.concursolutions.com :

  • SSO SAP Concur Web

  • Nom d’utilisateur/mot de passe de SAP Concur mobile app

  • SSO de SAP Concur mobile app

Objectif professionnel/avantage client : la dépréciation de cette fonctionnalité améliore la stabilité et les taux de réussite de la connexion, tout en réduisant la dépendance.

**Modifications prévues** Option libre-service d’authentification unique (SSO) pour SAP Concur

Ces modifications s'inscrivent dans le cadre de l'engagement continu de SAP Concur à maintenir une authentification sécurisée.

L’authentification unique permet aux utilisateurs d’accéder à plusieurs applications à l’aide d’un seul jeu d’identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur a deux méthodes de connexion : avec un nom d’utilisateur et un mot de passe ou à l’aide de la SSO avec les identifiants du fournisseur d’identités (IdP), comme les identifiants de connexion d’un utilisateur pour son organisation.

SAP Concur envisage d’ajouter aux produits de SAP Concur une fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) qui offre aux clients une option en libre-service de configuration de la SSO pour leur organisation. L’authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request, et Travel.

La nouvelle fonctionnalité de gestion de l’authentification unique (SSO) est un outil de substitution pour les clients qui utilisent la configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent à présent implémenter l’authentification unique dans leurs organisations. La configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et le nouvel outil en libre-service SSO seront disponibles jusqu’à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil.

Les autres produits et services SAP Concur ne sont pas concernés par cette version initiale.

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre aux clients de SAP Concur une option libre-service pour configurer l’authentification unique.

**Modifications prévues** Optimisation et transfert de la page

Pour simplifier la page Administration de formation, les fonctions et le contenu doivent être modifiés.

En plus des modifications de contenu, l’accès à la page Administration de formation passera de Administration de la société à Outils.

Objectif professionnel/avantage client : grâce à ces modifications, la fonctionnalité Administration de formation est plus simple à trouver et à utiliser.

**Modifications prévues** Retrait de la fonctionnalité Effacer les transactions d’utilisateurs test

SAP Concur est en train de mettre hors service la fonctionnalité de Gestion des utilisateurs test qui supprime les transactions des utilisateurs test de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification permettra à SAP Concur de consacrer plus de ressources au développement et à la gestion des fonctionnalités utilisées par la plupart de ses clients.

**Modifications prévues** Nouvelle page de connexion SAP Concur

SAP Concur prévoit d’ajouter une nouvelle page Connexion, offrant ainsi une nouvelle expérience de connexion aux utilisateurs qui se connectent avec un nom d’utilisateur et un mot de passe. Les utilisateurs actuels de l’authentification unique (SSO) pourront lancer le processus de connexion SSO à l’adresse www.concursolutions.com. Cette fonctionnalité est prévue pour 2019.

La nouvelle fonctionnalité de la page de connexion inclut les éléments suivants :

  • Connexion en deux étapes : renforce la sécurité, répond aux normes actuelles du secteur, et offre un meilleur taux de réussite de connexion

  • Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue pour une future version)

  • Avatar utilisateur : améliore l’expérience utilisateur (prévue pour une future version)

Objectif professionnel/avantage client : cette fonctionnalité offre une sécurité renforcée et une utilisation plus pratique et rapide aux utilisateurs qui se connectent à des produits et services SAP Concur.

Concur Expense et Concur Request

Budget Insight : **Modifications prévues** Retrait de Budget Insight (ancienne version) en 2019

Budget Insight est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Les clients souhaitant utiliser les fonctionnalités de budget sont encouragés à acheter le nouveau produit Budget proposé par SAP Concur et sorti plus tôt cette année. Le nouveau produit Budget offre davantage de fonctionnalités, une interface utilisateur améliorée et des intégrations supplémentaires aux produits SAP Concur. On note en particulier l’intégration de données de dépenses supplémentaires provenant de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données de Concur Expense et de Concur Request étaient disponibles).

Objectif professionnel/avantage client : Le retrait de Budget Insight donnera aux clients la possibilité d’acquérir le nouveau produit Budget proposé par SAP Concur, qui apporte de la valeur ajoutée aux clients en rendant les budgets visibles, exploitables et presque en temps réel.

Notifications client

Les éléments de cette section offrent des outils de référence à tous les clients.

Sous-traitants non affiliés à SAP Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : SAP Concur list of Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition