Aide sur l’administration de Concur Invoice Professional Edition

Synthèse administrateur pour Expense Professional Edition, mars 2018

Mise à jour n° 1

Accessibilité

Texte alternatif pour le logo sur la page de connexion

En juin 2017, les tests d’accessibilité du VPAT de juin 2017 ont identifié des exceptions aux normes mondiales WCAG 2.0 du W3. Ces exceptions constituent des problèmes avérés de non-adhésion du site ou de l’action à la norme A ou AA des règles WCAG 2.0 particulières. La résolution de ce problème améliore la qualité de notre accessibilité pour le site ou l’action ciblés, par alignement sur la norme WCAG appropriée.

En réalité, le problème et sa résolution sont les suivants : Les lecteurs d’écran sont une technologie d’assistance qui lit chaque élément d’écran (texte d’instructions, champs, options, etc.) de manière audible par l’utilisateur. Un codage approprié (appelé texte alternatif ou texte alt., dans ce cas) est requis pour garantir que le lecteur « lit » bien les informations adéquates pour l’utilisateur.

Le problème est que le logo de la page de connexion n’a pas le bon code associé à la description du logo pour l’utilisateur. Dans cette version, ce problème est résolu.

Objectif professionnel/avantage client : L’amélioration de nos produits et services pour une meilleure adéquation avec les normes d’accessibilité WCAG 2.0 augmente les possibilités pour tous les utilisateurs de Concur.

Accès clavier à l’aide rapide de Travailler pour un autre utilisateur

L’aide rapide de Travailler pour un autre utilisateur contient des informations importantes et doit être disponible pour tous. Actuellement, elle n’est disponible que via un clic de souris sur l’icône « ? ». Dans cette version, l’aide rapide de Travailler pour un autre utilisateur sera accessible via le clavier.

Objectif professionnel/avantage client : L’aide rapide de Travailler pour un autre utilisateur sera disponible pour les utilisateurs de la souris comme du clavier.

Administration

Rappel : Pas de données personnelles ou sensibles dans les champs personnalisés

Toutes les sociétés doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les informations personnelles et sensibles de leurs collaborateurs. Conformément aux pratiques recommandées en matière de sécurité, les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.

Si votre société utilise des champs personnalisés pour conserver des données personnelles ou sensibles (numéro de sécurité sociale, nom des membres de la famille ou autre renseignement d’identification personnelle), vous devez prévoir le retrait de ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Mise à jour du rapport Utilisateurs par navigateur

Le rapport Utilisateurs par navigateur a été mis à jour pour intégrer d’autres informations en un seul et même endroit. Il répertorie maintenant tous les utilisateurs ainsi que leurs navigateurs et leur nombre de connexions.

Objectif professionnel/avantage client : l’administrateur n’est plus obligé de générer un rapport pour chaque navigateur. Tous les utilisateurs sont répertoriés dans un seul rapport.

Budget

Nouvelle fonctionnalité Budget généralement disponible le 19 mars 2018

La fonctionnalité Budget permet aux clients de configurer tous les éléments d'un budget ; une année fiscale pour déterminer la période budgétaire, les champs de suivi budgétaire pour suivre les dépenses au niveau d'un centre de coûts (centre de profit), les catégories de budget pour regrouper les types de frais à des fins budgétaires et les budgets, qui sont les budgets annuels réels et les éléments du budget, qui définissent le budget, dont l'année fiscale, le responsable du budget, le nom du budget et sa description.

Cette fonctionnalité permet aux budgets d’être visibles, exploitables et en temps réel pour les approbateurs et les responsables de budget, donnant ainsi la possibilité de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses pour les clients Expense.

En outre, la fonctionnalité Budget est disponible pour l’application mobile Concur pour Notes de frais. Notez que la sortie de l’application mobile Concur apparaît entre sept et dix jours après la sortie standard.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité permet aux budgets d’être visibles, exploitables et en temps réel pour les approbateurs et les responsables de budget, donnant ainsi la possibilité de prendre des décisions éclairées en matière de dépenses pour les clients Expense.

Expense Pay

Autres programmes de carte désormais pris en charge pour EUR et USD

Expense Pay – Global prend désormais en charge les programmes de carte de crédit suivants pour le dollar américain (USD $) :

  • Capital One MasterCard USD

  • PNC Bank Visa USD

Objectif professionnel/avantage client : ces options supplémentaires peuvent accélérer le traitement des dépenses par carte de crédit.

Clarification du terme de consentement : de « Accepter » à « Autoriser »

Pour tous les utilisateurs qui s’inscrivent pour recevoir des paiements via Expense Pay, que ce soit Expense Pay – Global ou Expense Pay classique, le terme « Accepter » a été changé par « Autoriser » dans l’interface utilisateur (IU) de Concur.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification apporte une plus grande clarté juridique concernant l’autorisation de la part des utilisateurs d’effectuer des dépôts directs de Concur pour Expense Pay classique ou d’un partenaire de traitement des paiements de Concur pour Expense Pay - Global.

Ancienne fonctionnalité Demande d’autorisation de Concur Expense

Désactivation du paramètre de contrôle de création pour l’ancienne fonctionnalité Demande d’autorisation de Concur Expense

En prévision du retrait imminent de l’ancienne fonctionnalité Demande d’autorisation de Concur Expense, dans le cadre de la version du 17 mars 2018, la possibilité de modifier le paramètre pour contrôler la création des anciennes demandes d’autorisation est désormais en lecture seule sur la page Type de note de frais.

Concur prévoit de retirer de son ancienne fonctionnalité Demande d’autorisation de Notes de frais le 31 mars 2018.FAQ axée sur le client (anglais uniquement).

Retrait du produit le 31 mars 2018

Concur prévoit de retirer de Concur Expense son ancienne fonctionnalité Demande d’autorisation le 31 mars 2018.

Concur offrait cette fonctionnalité à certains clients avant l’existence du produit autonome Concur Request. Nous proposons désormais un niveau fonctionnel équivalent ainsi que de fonctionnalités améliorées et une prise en charge totale pour le produit autonome Concur Request. Les clients souhaitant utiliser les capacités de demande dans Concur doivent acheter et migrer vers le produit Concur Request.

Client-facing FAQ (en anglais uniquement)

Objectif professionnel/avantage client : ce retrait permet à Concur de concentrer ses ressources de développement sur d’autres améliorations de notre produit autonome Concur Request dont les fonctionnalités, les innovations et la valeur dépassent désormais celles de notre ancienne fonctionnalité.

Nouvelle génération

Interface utilisateur Expense

SAP Concur se consacre à l’amélioration cohérente de ses produits : pas seulement les fonctionnalités qu’ils offrent, mais aussi l’expérience utilisateur de ces fonctionnalités. La façon dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, tout comme leurs besoins et leurs attentes. Nous restons en permanence à l’écoute de nos clients et leur demandons leur avis sur la façon d’améliorer leur expérience utilisateur.

Expense nouvelle génération est l’évolution constante de l’expérience utilisateur SAP Concur. Il a été conçu à partir de recherches sur les utilisateurs et d’analyses de données approfondies qui englobent 680 entretiens individuels, 58 études de convivialité, plus de 3000 réponses aux enquêtes et 1,3 milliard d’actions mensuelles des utilisateurs.

Sa nouvelle génération d’interface utilisateur de Concur Expense est conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, homogène et rationalisée. Cette technologie offre non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre immédiatement à l’évolution de leurs besoins.

Indemnité de déplacement

(Tchèque) Déductions des tarifs administratifs

Avant ce changement, lorsque les clients utilisant les tarifs de société et administratifs déduisaient les repas, il a été constaté que les bons pourcentages définis dans les Propriétés de calcul étaient utilisés pour les tarifs de société, mais pas pour les tarifs administratifs. Le calcul des montants imposables/non imposables n’était pas correct.

Après ce changement, les tarifs de société et administratifs sont déduits comme indiqué dans les propriétés de calcul pour des journées partielles. Le dépassement de la limite (montant imposable) calculé est correct lorsque la propriété de calcul use_govt_meal_deduction_for_both_config est activée.

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration apporte des calculs corrects.

(Pologne) Nouveau paramètre pour la fusion facultative des segments nationaux

Actuellement, lorsque l’option use_24_hour_day_separation (Utiliser la distinction entre déplacement national et international pour une journée de 24 heures) est activée, les segments nationaux à partir du premier jour du voyage mixte et le jour suivant immédiatement ce voyage mixte sont fusionnés.

Afin de désactiver cette fusion de segments nationaux, une nouvelle priorité de calcul a été ajoutée : disable_domestic_merge_for_24_hour_day_separation.

Lorsque cette propriété est sélectionnée, la fusion de segments nationaux ne se produit plus.

Ce nouveau paramètre s’applique aux calculs des journées de 24 heures et requiert l’activation de la propriété use_24_hour_day_separation (Utiliser la distinction entre déplacement national et international pour une journée de 24 heures) pour prendre effet.

Objectif professionnel/avantage client : cette nouvelle propriété de calcul donnera aux administrateurs des clients la possibilité de désactiver la fusion des segments nationaux. À la place de la fusion, ces segments de déplacement continueront de faire partie de la logique de calcul distinct des journées de 24 heures.

Taxe sur la valeur ajoutée (TVA)

(Royaume-Uni) Mise à jour des AFR (Advisory Fuel Rates) du HMRC

Concur a mis à jour les taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée en fonction des AFR (Advisory Fuel Rates) du HMRC (Her Majesty’s Revenue and Customs).

Modifications pour les types de véhicules à essence :

  • Plus de 2000 cc à 22 pence

Objectif professionnel/avantage client : Les entreprises appliquent les meilleures pratiques en terme de respect des obligations fiscales.

Accessibilité

**Modifications prévues** Retrait de toutes les occurrences de « ConcurAccessible »

Cette note de version a été supprimée mais sera prise en compte dans une prochaine version.

Administration

**Modifications prévues** L’Assistant Dépense peut créer des notes de frais basées sur les déplacements

Cette note de version a été supprimée mais sera prise en compte dans une prochaine version.

**Modifications prévues** Suppression de la page « Accord de confidentialité »

Les clients qui affichent actuellement la page Accord de confidentialité pour les utilisateurs doivent savoir qu’à partir du 14 avril 2018, Concur éliminera cette page. Cela implique que l’accord de confidentialité ne s’affichera plus, en aucun cas. En outre, les options de personnalisation du texte de l’accord de confidentialité et d’application de la politique (l’obligation pour les utilisateurs d’accepter l’accord de confidentialité, par exemple) seront supprimées.

Dans une autre version, Concur fournira une déclaration de confidentialité standard, qui sera accessible via un lien dans le pied de page.

Cette note de version traite de la suppression de la page Accord de confidentialité et des options de configuration associées. Les informations relatives à la nouvelle déclaration de confidentialité de Concur seront fournies dans de futures notes de version.

L’objectif de cette modification est de garantir que tous les clients consultent la même déclaration de confidentialité de Concur non modifiée.

Carte de société

**Modifications prévues** Révision du traitement des données du flux de carte « Aucun fournisseur indiqué » AMEX GL 1022

Dans une prochaine version, les clients passant au flux de carte American Express GL-1022 pourront profiter du traitement optimisé des données de type « Activité lancée par American Express » pour correspondre à celles du flux GL-1025. Avec cette future modification, les données engendreront des valeurs pour Nom du distributeur et/ou Nom du fournisseur au lieu de renvoyer un message « Aucun fournisseur indiqué ».

Objectif professionnel/avantage client : cette amélioration met à jour le rapprochement des données GL-1022 pour faire correspondre le comportement du flux de carte GL-1025, comme demandé par nos clients brésiliens qui adoptent le flux GL-1022.

Conservation des données

**Modifications prévues** Nouvelle fonctionnalité pour les données obsolètes

Cette nouvelle fonctionnalité permettra aux clients de contrôler la durée de conservation de leurs données dans Concur sur la base de critères Qui, Quand et Où.

Objectif professionnel/avantage client : Cette fonctionnalité permet aux clients de respecter leurs obligations particulières de conformité en matière de conservation des données.

Messagerie du produit

**Modifications prévues** Refus d’utilisation de la messagerie du produit (États-Unis)

L’année passée, lorsqu’une messagerie du produit a été lancée en Europe, la fonctionnalité offrait la possibilité aux utilisateurs de refuser d’utiliser cette messagerie.

Dans une version future, Concur offrira la possibilité aux clients des États-Unis d’y renoncer également.

Transports en commun au Japon (JPT)

**Modifications prévues** Les lecteurs de cartes à puce prendront en charge l’authentification au niveau de l’entreprise

La solution de lecteurs de cartes à puce changera de processus d’authentification pendant le week-end du 14-15 avril 2018. L’heure de maintenance sera précisée dans une prochaine version de ces notes de version.

Objectif professionnel/avantage client : cette modification simplifiera l’activation des utilisateurs et permettra aux transactions de s’afficher plus rapidement dans Dépenses disponibles.

Nouveau filtre

**Modifications prévues** Nouveau filtre 23 mois

Un filtre 23 mois est inclus dans la nouvelle fonctionnalité de conservation des données. Ce filtre a des répercussions sur les domaines suivants :

  • Dépenses disponibles
  • Afficher les transactions
  • Avances sur frais non affectées

Cette nouvelle fonctionnalité filtrera automatiquement les transactions plus anciennes. La plage de 23 mois n’est pas configurable. Les clients qui choisissent d’activer la nouvelle fonctionnalité de conservation des données activent automatiquement ce filtre 23 mois.

Dans Afficher les transactions, les périodes de relevés datant de plus de 23 mois sont également filtrées.

Objectif professionnel/avantage client : Ce filtre réduit l’accumulation de transactions non traitées au fil du temps et prend en charge la nouvelle fonctionnalité de conservation des données.

Protocole de transfert de fichiers en texte brut

**Modifications prévues** Fin de la prise en charge du protocole FTP‑Texte brut au 15 mai 2018

Concur annonce la fin de prise en charge du protocole FTP‑Texte brut comme mode de transfert de données depuis et vers Concur.

Le protocole FTP-Texte brut n’est pas sécurisé et présente des failles de sécurité inhérentes. Le 15 mai 2018, le département d’exploitation Concur va exécuter une mise à jour de sécurité de l’infrastructure de transfert de fichiers en limitant l’usage du protocole FTP-Texte brut. Ceci s’inscrit dans notre engagement continu en faveur de la sécurité des données de nos clients et vise à satisfaire aux exigences de sécurité vérifiées de la plate-forme de confiance « Concur Trust Platform ».

Pour en savoir plus, consultez la FAQ sur le retrait du protocole FTP‑Texte brut (anglais uniquement).

Objectif professionnel/avantage client : après la date de fin de la prise en charge, le transfert de données vers et depuis Concur à l’aide du protocole FTP‑Texte brut entraînera l’échec des connexions entrantes. Les clients qui utilisent ce protocole doivent suivre l’une des méthodes sécurisées approuvées pour continuer à transférer des données comme décrit dans le guide utilisateur sur le transfert de fichiers. Cette modification est nécessaire du côté du client, et Concur est disponible pour faciliter ces efforts.

Notifications client

Sous-traitants non affiliés à Concur

La liste des sous-traitants non affiliés est disponible ici : Concur Non-Affiliated Subprocessors (en anglais uniquement)

Certifications mensuelles du navigateur

Les certifications mensuelles du navigateur, qu’elles soient en cours ou prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de Concur, accessibles sur Nouveautés - Professional Edition