Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Stellvertretervorschau für den Genehmiger

Dem Stellvertreter eines Genehmigers kann gestattet werden, jede Abrechnung/Anforderung in der Genehmigungswarteschlange des Genehmigers als Vorschau anzuzeigen. Dieser Stellvertreter kann die Abrechnung/Anforderung nicht genehmigen – stattdessen hat er die Aufgabe, sicherzustellen, dass die Abrechnung/Anforderung bereit für die Überprüfung und Genehmigung durch den Genehmiger ist.

Der Stellvertreter überprüft jede Abrechnung/Anforderung, sucht nach Inkonsistenzen, überprüft Belege und sendet die Abrechnung/Anforderung – bei Bedarf – zur Korrektur zurück an den Mitarbeiter. Wenn es soweit ist, informiert der Stellvertreter den Genehmiger, dass die Abrechnung/Anforderung für seine Überprüfung bereit ist.

Sobald dem Stellvertreter die entsprechenden Rechte zugewiesen wurden, greift er wie üblich auf die Genehmigungswarteschlange des Genehmigers zu. Der Stellvertreter öffnet die gewünschte Abrechnung/Anforderung, überprüft die Informationen und Belege und führt die weiteren Schritte aus. Wenn er fertig ist, klickt er auf Genehmiger benachrichtigen.

Nachdem der Stellvertreter auf Genehmiger benachrichtigen geklickt hat, geschieht Folgendes:

  • Dem Genehmiger wird eine E-Mail gesendet, in der steht, dass der Stellvertreter die Abrechnung/Anforderung überprüft hat.

  • In der Genehmigungswarteschlange wird ein Symbol angezeigt, sodass der Genehmiger sieht, dass die Abrechnung/Anforderung überprüft ist. Dieses Symbol wird allen Benutzern angezeigt, die diese Warteschlange sehen können – sowohl Stellvertretern als auch dem Genehmiger.

Beachten Sie Folgendes:

  • Wenn der Stellvertreter die Abrechnung/Anforderung irrtümlicherweise überprüft hat, klickt er auf Als nicht überprüft markieren. Das Überprüft-Symbol wird aus der Genehmigungswarteschlange entfernt, sodass der Genehmiger weiß, dass die Abrechnung/Anforderung nicht bereit ist.

  • Die Aktion des Stellvertreters wird im Prüfpfad angezeigt, den der Benutzer, der Stellvertreter und der Genehmiger einsehen können.