Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Budgetterminologie

Diese Tabelle erklärt die Begriffe, die für die Budgetfunktion verwendet werden.

Feld

Beschreibung

Budgetkategorie

Eine Gruppe von Ausgabentypen für die Budgetverwaltung.

Budgetwährung

Die Währung eines Budgeteintrags. Budgeteinträge werden stets in ihrer Budgetwährung angezeigt, die gegenüber den Währungseinstellungen in den Profileinstellungen Vorrang hat. Ausgabeneinträge werden entsprechend dem Datum der Einreichung oder dem Rechnungs-/Ausgabendatum in die Budgetwährung umgerechnet. Die eigentlichen Rechnungen, Kaufanforderungen, Kostenabrechnungen oder Autorisierungsanforderungen werden nicht umgerechnet.

Budget-Dashboard

Das Dashboard zeigt die Budgetausgaben – einschließlich vorab genehmigter Ausgaben – aus dem Budget eines Genehmigers bis zum aktuellen Datum. Hier können Budgetmanager ihre Budgets anzeigen, um fundierte Budgetentscheidungen zu treffen.

Budgeteintrag

Das Jahresbudget mit Geschäftsjahr, Budgeteigentümer, Budgetname und Beschreibung.

Budgetzeitraum

Bestandteil des Budgeteintrags. Je nach Typ des Zeitraums für den Budgeteintrag enthält der Budgeteintrag eine oder mehrere Budgetzeiträume. Jeder Budgetzeitraum ist mit einem Geschäftszeitraum verknüpft und enthält für diesen Geschäftszeitraum und den entsprechenden Budgeteintrag einen Budgetbetrag.

Budgetverfolgung

In den Professional Editions von Concur Invoice, Concur Expense und Concur Request können Sie flexibel auswählen, welche Felder zu Rechnungen, Kaufanforderungen, Kostenabrechnungen und Anforderungen Sie für Budgetzwecke verfolgen möchten. Um diese Flexibilität zu ermöglichen, sind gegenüber den Standard Editions zusätzliche Schritte bei der Einrichtung erforderlich. Wenn alle Felder, für die eine Budgetverfolgung notwendig ist, bereits im Tool für Formulare und Felder für Rechnungen, Kaufanforderungen, Kostenabrechnungen und Anforderungen definiert wurden, müssen Sie diese Felder nur noch auf der Registerkarte Felder für Budgetverfolgung der Budgetkonfiguration festlegen. Die Felder für die Budgetverfolgung können benutzerdefinierten Feldern, Feldern für Organisationseinheiten und beliebigen Textfeldern zugeordnet werden, die SAP Concur bereitstellt.

Managerhierarchie

Eine Managerhierarchie umfasst die Manager, denen die Benutzer direkt oder indirekt unterstellt sind. Wenn ein Benutzer oder ein Administrator für einen Budgeteintrag einen Budgetmanager definiert hat, werden die Ausgabeneinträge mit dem Budgeteintrag abgeglichen, sofern der Absender der Ausgabeneinträge einem der Manager unterstellt ist, der in der Registerkarte Manager verwalten (optional) des Budgeteintrags aufgeführt ist.

Manager, die auf der Registerkarte Manager verwalten (optional) aufgeführt sind, haben die Rolle „Budgetgenehmiger/-manager“.

HINWEIS: Um die Registerkarte Manager verwalten (optional) anzuzeigen, muss der Administrator diese Option in den Budgeteinstellungen ausgewählt (aktiviert) haben.

Abgleichskriterien

Kostenabrechnungen, Rechnungen, Kaufanforderungen und Autorisierungsanforderungen können mit einem oder mehreren Budgeteinträgen abgeglichen werden. Die Abgleichskriterien lauten wie folgt:

  • Wenn ein Ausgabentyp einer Position oder Zuweisung einer Budgetkategorie eines Budgeteintrags entspricht

    • Wenn ein Budgeteintrag keine Budgetkategorie hat, wird jeder Ausgabentyp für den Abgleich akzeptiert

  • Wenn der Absender der Rechnung, Kaufanforderung, Kostenabrechnung oder Autorisierungsanforderung einem Budgetgenehmiger unterstellt ist, der in einer Managerhierarchie eines Budgeteintrags aufgeführt ist

    • Wenn ein Budgeteintrag keine Managerhierarchie hat, werden unabhängig von der Organisationsstruktur die Einträge jedes beliebigen Benutzers akzeptiert

  • Wenn das Transaktionsdatum einer Kostenabrechnung, das Datum einer Kaufanforderung, das Rechnungsdatum einer Zahlungsanforderung oder das Enddatum einer Autorisierungsanforderung in einen Geschäftszeitraum fallen, der mit einem Budgetzeitraum verknüpft ist

    • Wenn ein Geschäftszeitraum als inaktiv gekennzeichnet ist, wird der Ausgabeneintrag mit dem nächsten aktiven Geschäftszeitraum abgeglichen

    • Wenn keine zukünftigen Geschäftszeiträume aktiv sind, erfolgt kein Abgleich des Ausgabeneintrags mit einem Budgeteintrag

HINWEIS: Wenn keine Budgetkategorien oder Budgetmanager mit einem Budgeteintrag verknüpft sind, erfolgt der Abgleich aller Ausgabeneinträge anhand des Geschäftszeitraums

Typ des Zeitraums

Jeder Budgeteintrag hat einen Typ des Zeitraums. Der Typ des Zeitraums bestimmt das Kontrollniveau für den jeweiligen Budgeteintrag. Administratoren können jährlich, quartalsweise oder monatlich auswählen.

Beispiel: Wenn der Administrator als Typ des Zeitraums monatlich auswählt, wird der Budgeteintrag monatlich kontrolliert und es müssen Budgetbeträge für jeden Monatszeitraum erfasst werden. Die Budgeteinträge werden in den Budget-Dashboards für jeden Monat angezeigt und das verbleibende Budget nutzt die monatlichen Budgetbeträge nach dem Use-or-Lose-Prinzip (Verlust bei Nichtinanspruchnahme).

Ausgabeneintrag

Dies ist ein spezieller Eintrag, der einen Teil des Budgets verbraucht, z. B. eine Ausgabenzuweisung, ein Ausgabeneintrag, eine Rechnungszuweisung, eine Rechnungsposition, eine Kaufanforderungszuweisung, eine Kaufanforderungsposition, eine erwartete Antragsausgabe oder ein Antragssegment.

Ein Ausgabeneintrag kann auf einen oder mehrere Budgeteinträge verweisen.