Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Expense Professional Edition, Mai 2018

Aktualisierung 4

Verwaltung

Neuer Link zu Cookieeinstellungen im SAP-Concur-Footer

Mit der Version vom 12. Mai wurden aufgrund spezifischer Einwilligungsanforderungen in Europa einige cookiebezogene Prozessänderungen und Links eingeführt.

Es gibt zwei Arten von Einwilligungen beim Zulassen der Speicherung von Cookies auf dem Rechner des Benutzers. Wie auf den folgenden Seiten beschrieben wird, entscheidet jedes Land, welche Option verwendet wird. Folgende Optionen sind möglich:

  • Aktive Einwilligung: Der Benutzer stimmt aktiv zu, Cookies zu akzeptieren. In diesem Fall ist SAP Concur verpflichtet, vor dem Laden von Cookies auf den Rechner eines Benutzers die Benutzereinwilligung einzuholen.

  • Passive Einwilligung: Der Benutzer unterbindet Cookies nicht.

WICHTIG

Dieser Versionshinweis beschreibt die Einwilligung in und die Änderung von Cookies. Beachten Sie Folgendes:

  • TrustArc, ein globaler Anbieter im Bereich Datenschutz und Daten-Governance, überwacht und verwaltet die cookiebezogenen Prozesse für SAP Concur.

    Mehrere Einwilligungsoptionen werden auf den folgenden Seiten beschrieben.

    • Beachten Sie, dass TrustArc den Einwilligungstext vollständig bereitstellt und alle Übersetzungen des Einwilligungstexts verwaltet. Weder SAP Concur noch seine Kunden können den Text oder die Übersetzung in irgendeiner Form beeinflussen.

    • Wie auf den folgenden Seiten beschrieben ist, unterscheiden sich die Einwilligungsbestimmungen je nach Land. TrustArc ermittelt für jeden Benutzer die geeignete Einwilligungsoption auf der Grundlage der Bestimmungen des betreffenden Lands. SAP Concur kann diese Ermittlung auf keine Weise beeinflussen und verfügt auch nicht über eine Liste der Länder und ihrer Einwilligungsbestimmungen.

    • Beachten Sie, dass als „Land“ das Land definiert ist, in dem sich der Benutzer bei seiner Anmeldung bei SAP Concur physisch aufhält – nicht das im Profil des Benutzers definierte Heimatland oder der Standort des Unternehmens des Benutzers.
  • Gemäß den Bestimmungen müssen die hier beschriebenen Einwilligungs- und Änderungsprozesse von einzelnen SAP-Concur-Benutzern abgeschlossen werden. Es ist nicht möglich, dass Unternehmen diese Entscheidungen für ihre Benutzer treffen.

  • Nachdem ein Benutzer Cookies aktiv akzeptiert hat, kann er seine Cookieoptionen nicht ändern und dann keine Cookies mehr akzeptieren; er kann höchstens alle Cookies entfernen und neu beginnen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderungen hält SAP Concur globale Datenschutzanforderungen ein.

Positivliste für TrustArc.com

Wie im Versionshinweis Neuer Link zu Cookieeinstellungen im SAP-Concur-Footer beschrieben wurden aufgrund spezifischer Einwilligungsbestimmungen in Europa cookiebezogene Prozessänderungen eingeführt.

Um sicherzustellen, dass SAP Concur ordnungsgemäß auf die Bestimmungen reagiert, hat SAP Concur die Unterstützung von TrustArc in Anspruch genommen, einem globalen Anbieter im Bereich Datenschutz und Daten-Governance. Stellen Sie sicher, dass die IT-Abteilung (oder eine entsprechende Abteilung) Ihrer Organisation TrustArc.com zu ihrer Positivliste hinzufügt, damit TrustArc diese Prozesse ordnungsgemäß überwachen und verwalten kann.

Seite „Datenschutzvereinbarung“ entfernt; neue SAP-Concur-Datenschutzerklärung

Kunden, die Benutzern derzeit die Seite Datenschutzvereinbarung anzeigen, sollten beachten, dass SAP Concur diese Seite mit dieser Version entfernen wird. Das bedeutet, dass die vorhandene Seite Datenschutzvereinbarung unter keinen Umständen mehr angezeigt wird. Damit werden auch die Optionen zum Anpassen des Datenschutzvereinbarungstexts und zum Anwenden der Richtlinie (z.B. dass die Zustimmung zur Datenschutzvereinbarung für Benutzer obligatorisch ist) entfernt.

Außerdem wird SAP Concur mit dieser Version eine Standard-Datenschutzerklärung bereitstellen, die über einen Link im Seiten-Footer aufgerufen werden kann. Die neue SAP-Concur-Datenschutzerklärung beschreibt die Verantwortung von SAP Concur als Verarbeiter von Kundendaten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Der Zweck der Änderung ist die Sicherstellung, dass alle Kunden die gleiche unveränderte SAP-Concur-Datenschutzerklärung sehen.

**AKTUALISIERUNG** Link zur Bearbeiter-Datenschutzerklärung – für 25. Mai vorgesehen

In den letzten Monaten wurde in den Versionshinweisen mitgeteilt, dass mit der Version vom 12. Mai die vorhandene Seite Datenschutzvereinbarung deaktiviert und der neue Link Bearbeiter-Datenschutzerklärung in der unteren linken Ecke des SAP-Concur-Footers zur Verfügung gestellt werde.

Voraussichtlich am 25. Mai wird der Link Bearbeiter-Datenschutzerklärung im SAP-Concur-Footer bereitgestellt.

SAP Concur führt Aktualisierung auf sap.com-E-Mail-Adressen durch

SAP Concur aktualisiert die ausgehenden E-Mails der eigenen Mitarbeiter, sodass sie E-Mail-Adressen mit der Domäne sap.com anstatt concur.com verwenden. Kunden erhalten demnach E-Mail-Nachrichten von beiden Domänen. Sie sollten unter Umständen ihre IT-Abteilung kontaktieren, um "sap.com" zu ihrer E-Mail-Positivliste hinzufügen zu lassen.

Nachrichten, die mit concur.com-E-Mail-Adressen an SAP Concur gesendet werden, werden weiterhin unterstützt. Dazu zählen:

  • plans@concur.com

  • receipts@concur.com

und alle anderen vorhandenen concur.com-E-Mail-Adressen

HINTERGRUND

Im Januar dieses Jahres haben wir Sie über die Einführung der Marke SAP Concur und des entsprechenden Logos informiert. Im Zuge der Einführung der Marke SAP Concur und in unserem fortwährenden Bestreben, die uns als Mitgliedern der SAP-Familie zur Verfügung stehenden Möglichkeiten auszuschöpfen, können Sie mit E-Mail-Nachrichten von Concur rechnen, die nicht nur von der E-Mail-Domäne @concur.com, sondern auch von @sap.com stammen. Keine Sorge – Nachrichten beider Adressen stammen von derselben Person, und wir sind unter beiden Adressen erreichbar.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Concur nimmt den Markennamen SAP an, was unter anderem das Ergänzen der E-Mail-Kommunikation um die Verwendung von E-Mail-Adressen der Domäne sap.com nach sich zieht.

Budget

Budgetversionshinweise

Kunden finden Informationen zur neuen Budgetfunktion und zu Erweiterungen in den neuen Budgetversionshinweisen, die sich auf derselben Seite wie die übrigen Produktversionshinweise befinden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Eigenständige Versionshinweise ermöglichen eine größere Transparenz bei Concur Budget.

Firmenkarte

Hinzufügen der Transaktionskategorien „Income“ und „Transfer“ zu Yodlee

Mit dieser Version können Benutzer von Yodlee mit Transaktionsdaten aus den Kategorien Income (Einkommen) und Transfer (Übertragung) arbeiten. Vor dieser Änderung wurden Transaktionen, die in eine dieser Kategorien fallen, vom System als nicht definiert eingestellt und ausgeblendet. Mit dieser Änderung werden diese Transaktionen jetzt für den Kunden richtig kategorisiert.

Bitte beachten Sie, dass bei dieser Funktionserweiterung Transaktionen, die als Zahlung oder Kontoabrechnung kategorisiert sind, weiterhin herausgefiltert werden, da sie sich nicht auf Kostenabrechnungen beziehen. Da die Integration auf einer individuellen Registrierung basiert, würde der Benutzer Positionen löschen, die für die Kostenabrechnung nicht infrage kommen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung vergrößert den Umfang der in Concur übernommenen Positionen. Dies ermöglicht Kunden, ihre Kartentransaktionen zu verarbeiten, indem Unterstützung für die fehlenden Kategorien Income und Transfer zum Produkt Concur Expense hinzugefügt wird.

Datenhaltung

Neue Early-Access-Funktion für veraltete Daten

SAP Concur verfügt über eine neue Datenhaltungsfunktion, mit der Kunden anhand von Personen-, Zeit- und Ortskriterien steuern können, wie lange die Concur-Lösung ihre Daten speichert. Die neue gemeinsam genutzte Rolle Datenhaltungsadministrator wurde im System angelegt und wird für den Zugriff auf diese Funktion benötigt.

Die Funktion umfasst Folgendes:

  • Ermöglicht einem Unternehmen das Definieren eines bestimmten Kalenderzeitraums, nach dem Daten wie alte Benutzerprofile, Reisepläne und Kostenabrechnungen entfernt werden
  • Sorgt für einen strikten Zugriff auf die Richtlinienkonfiguration mit einer E-Mail-Benachrichtigung
  • Ermöglicht das Vormerken eines bestimmten Benutzers, dessen Daten von dieser Funktion ausgeschlossen werden, wenn das Aufbewahren älterer Daten erforderlich oder gewünscht ist
  • Ermöglicht das Entfernen der Daten eines bestimmten Benutzers, unabhängig von der unternehmensweiten Datenhaltungskonfiguration
  • Stellt eine hochwertige Zusammenfassung der Ereignisse zum Überwachen von Datenhaltungsaktivitäten bereit

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion ermöglicht es Kunden, ihre jeweiligen Compliance-Anforderungen bezüglich Datenhaltung zu erfüllen.

Neuer 23-Monatsfilter

Die neue Datenhaltungsfunktion wird einen 23-Monatsfilter enthalten. Der Filter wirkt sich auf die folgenden Bereiche aus:

  • Verfügbare Ausgaben
  • Transaktionen anzeigen
  • Nicht zugewiesene Barvorschüsse

Mit dieser neuen Funktion werden ältere Transaktionen automatisch gefiltert. Der Zeitraum von 23 Monaten ist nicht konfigurierbar. Für Kunden, die sich für die Aktivierung der neuen Datenhaltungsfunktion entscheiden, wird der 23-Monatsfilter automatisch aktiviert.

Bei Verwendung von Transaktionen anzeigen werden Auszugszeiträume, die älter als 23 Monate sind, auch herausgefiltert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Dieser Filter reduziert die allmähliche Ansammlung nicht bearbeiteter Transaktionen und unterstützt die neue Datenhaltungsfunktion.

Expense Pay – global

(Kanada) Zusätzliche Kartenprogramme jetzt für CAD unterstützt
Expense Pay (global) unterstützt nun die folgenden Kreditkartenprogramme für kanadische Dollar (CAD):
  • Citibank MasterCard CAD

  • Citibank Visa CAD

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese zusätzlichen Optionen können das Verarbeiten von Kreditkartenausgaben beschleunigen.

Produktinternes Messaging (IPM)

Klarstellung: Deaktivierung des produktinternen Messagings

In den letzten Monaten enthielten Versionshinweise Informationen dazu, dass Benutzer das produktinterne Messaging deaktivieren können.

Zur Verdeutlichung:

  • Für Kunden, die dem EMEA-Rechenzentrum zugewiesen sind, wurde Ende des letzten Jahres das Deaktivieren ermöglicht.
  • Für Kunden, die dem nordamerikanischen Rechenzentrum zugewiesen sind, wird die Funktion zum Deaktivieren etappenweise bereitgestellt. SAP Concur plant eine vollständige Verfügbarkeit dieser Funktion bis Ende April.

Öffentliches Verkehrswesen in Japan (JPT, Japan Public Transportation)

Chipkartennummern aus Belegbildern entfernt

Wenn Concur Belegbilder für das öffentliche Verkehrswesen in Japan (JPT) rendert, enthalten sie keine Chipkartennummern mehr.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Hierdurch wird der persönliche Datenschutz für Concur-Benutzer erhöht.

Jorudan-Wartung

An der JPT-Datenbank der Bahnhöfe und Linien wurden routinemäßige Wartungsänderungen vorgenommen, darunter Hinzufügungen, Namensänderungen und Löschungen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Listen im Modul Abrechnungen enthalten weiterhin die aktuellen Bahnhöfe und Linien von JPT.

Nächste Generation von Concur Expense

**In Arbeit** neue Benutzungsoberfläche für Endanwender von Concur Expense

Unser Ziel ist es, unsere SAP-Concur-Produkte kontinuierlich zu verbessern. Das betrifft nicht nur die bereitgestellten Funktionen, sondern auch ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Interaktionen der Benutzer mit der Technik ändern sich im Laufe der Zeit ebenso wie die Anforderungen und Erwartungen. Wir haben immer ein offenes Ohr für unsere Kunden und bitten um Rückmeldungen dazu, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.

Concur Expense der nächsten Generation verkörpert die fortlaufende Evolution der Benutzerfreundlichkeit von SAP Concur. Es wurde basierend auf umfassenden Untersuchungen unter Benutzern und Datenanalysen entwickelt. Dazu zählen 680 Gespräche unter vier Augen, 58 Benutzerfreundlichkeitsstudien, mehr als 3000 Antworten auf Umfragen und 1,3 Mrd. monatliche Benutzeraktionen.

Im Verlauf des kommenden Jahrs erhalten Kunden die Möglichkeit einer Vorschau und anschließend einer Aktivierung der nächsten Generation von Concur Expense (wie im Detail auf den folgenden Seiten beschrieben) vor der obligatorischen Umstellung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Ergebnis ist die nächste Generation der Benutzeroberfläche für Concur Expense, die ein modernes, einheitliches und optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Technologie überzeugt nicht nur durch eine verbesserte Benutzeroberfläche, sondern sorgt auch dafür, dass SAP Concur schneller auf Kundenanforderungen reagieren und erforderliche Änderungen zeitnah vornehmen kann.

SAP-Concur-Plattform

Aktualisierung der Callout-Serveranforderungen

Die SAP-Concur-Server, die die SAP-Concur-Plattform-Callouts unterstützten, werden für ein Upgrade eingeplant. Zu dieser Wartung gehören die Produktions-Proxy-Migration (nur nordamerikanisches Rechenzentrum) und die PWS-Server-Migration in VM (nur nordamerikanisches und EMEA-Datenzentrum). Die PWS-Server-Migration in VM wurde am 2. Mai 2018 abgeschlossen. Die Produktions-Proxy-Migration begann am 9. Mai 2018, wobei ein Drittel des Datenverkehrs durch den Produktions-Proxy geroutet wurde. Für die verbleibenden zwei Drittel des Datenverkehrs wird eine Migration über den Produktions-Proxy für die Woche vom 14. bis 20. Mai 2018 erwartet.

Diese Server unterstützen die folgenden Funktionen:
  • Callout zum Abrufen der Teilnehmerdaten
  • Callout zum Abrufen von Listeneinträgen
  • Ereignisbenachrichtigungs-Callout
  • Callout zum Starten einer externen URL
  • Concur Salesforce Connector Beachten Sie, dass diese Wartung für Kunden-Callout-URLs bedeutet, dass SAP Concur Folgendes voraussetzt:
  • Der Endpunkt ist durch SSL/TLS geschützt.
  • Der Endpunkt verwendet mindestens TLS 1.0. TLS 1.2 wird jedoch bevorzugt.
  • Der Endpunkt muss Diffie Hellman Cipher Suites mit Schlüsselgrößen größer als 1024 Byte verwenden.
  • Aufgrund der sich ständig verändernden Welt von SSL und Standards geben wir keine spezifische Liste der zulässigen Cyipher Suites heraus, sondern raten allgemein dazu, eine moderne, von der Branche unterstützte Liste zu verwenden.
  • Der Endpunkt muss ein SSL-Zertifikat mit einer Kette zu einem gültigen Root vorlegen, die verifiziert werden kann. Wenn die Kette nicht ohne das Installieren zusätzlicher Zertifikate verifiziert werden kann, schlagen die Aufrufe über SAP Concur fehl.
  • Kunden, die den Zugriff auf Concur-Callout-Datenverkehr über das nordamerikanische Rechenzentrum gestatten (unüblich), müssen ihre Zugriffskontrollliste (ACL) mit der IP 12.129.29.86 aktualisieren.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Wartung behebt das Problem bezüglich der abgelaufenen Garantie für unsere aktuelle Hardware.

Administration

**Geplante Änderungen** Kostenabrechnungsassistent kann reisebasierte Kostenabrechnungen erstellen

Administratoren können Optionen des Kostenabrechnungsassistenten nun vorkonfigurieren.

Der Kostenabrechnungsassistent kann automatisch reisebasierte Kostenabrechnungen erstellen und diesen Kostenabrechnungen reisebasierte Ausgaben hinzufügen. Derzeit generiert der Kostenabrechnungsassistent automatisch monatliche Kostenabrechnungen, wenn die Ausgaben eines Kunden in Concur übernommen werden. Dies ist als das Erstellen einer kalenderbasierten Kostenabrechnung bekannt.

Mit dieser Erweiterung kann der Kostenabrechnungsassistent zwei Arten von Kostenabrechnungen erstellen: kalenderbasierte und reisebasierte Kostenabrechnungen. Wenn der Kostenabrechnungsassistent eine reisebasierte Kostenabrechnung erstellt, erstellt er automatisch eine Kostenabrechnung basierend auf einer bestimmten Reise, die in Concur Travel gebucht wurde, und übernimmt die Ausgaben des Kunden, die zwischen dem Start- und Enddatum erfolgt sind, in die Kostenabrechnung.

Benutzer, die den Kostenabrechnungsassistenten nutzen, können ihn nur zum automatischen Erstellen von entweder kalenderbasierten oder reisebasierten Kostenabrechnungen und nicht zum Erstellen beider Kostenabrechnungsarten verwenden.

Die Art der vom Kostenabrechnungsassistenten erstellten Kostenabrechnungen wird auf Gruppenebene definiert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion automatisiert den Kostenabrechnungsprozess weiter, um die Bedienung für Endbenutzer zu vereinfachen.

Plain Text File Transfer Protocol (FTP)

**Geplante Änderungen** Einstellung der Unterstützung für Plain-Text-FTP am 1. September 2018

SAP Concur kündigt das Ende der Unterstützung für Plain-Text-FTP als Möglichkeit zur Datenübertragung in und aus SAP Concur an.

Plain-Text-FTP ist kein gesichertes Protokoll und weist inhärente Sicherheitsrisiken auf. Am 1. September 2018 wird SAP Concur Operations eine Sicherheitsaktualisierung unserer Dateitransferinfrastruktur durchführen. Damit wird die Nutzung von Plain-Text-FTP im Rahmen unseres anhaltenden Engagements zur Sicherung der Daten unserer Kunden und Erfüllung der geprüften Sicherheitsanforderungen der SAP Concur Trust Platform eingeschränkt.

Weitere Informationen finden Sie in Plain Text FTP Retirement FAQ (nur auf Englisch).

Kundenbenachrichtigungen

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von SAP Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur Non-Affiliated Subprocessors (nur auf Englisch)

Monatliche Browserzertifizierungen

Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von SAP Concur verfügbar, die Sie unter Neuheiten – Professional Edition finden.