Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Expense Professional Edition, November 2018

Erstveröffentlichung

Administration

**In Arbeit** Aktualisiertes E-Mail-Format

SAP Concur aktualisiert zurzeit das Format aller E-Mail-Benachrichtigungen. Diese Änderungen stellen über alle SAP-Concur-Services hinweg ein moderneres, einheitliches Erscheinungsbild bereit.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Ziel ist es, den Benutzern ein einheitliches, modernes Erscheinungsbild zu präsentieren.

Genehmigungs-E-Mails

Genehmigungen oder Ablehnungen per E-Mail werden abgeschaltet (11. Dezember 2018)

Für Unternehmen, die diese Funktion nutzen, bedeutet ihre Abschaltung, dass sich der Inhalt der E-Mails, die ihre Benutzer zurzeit zum Bestätigen von Kostenabrechnungen erhalten, ändern wird.

BIS 11. DEZEMBER 2018

Wenn diese Funktion aktiviert ist, kann der jeweilige Genehmigende eine Kostenabrechnung genehmigen (oder ablehnen), indem er auf die E-Mail antwortet.

NACH 11. DEZEMBER 2018

Nach dem Abschalten dieser Funktion kann der Genehmigende Kostenabrechnungen entweder über die SAP-Concur-Mobile-App oder www.concursolutions.com genehmigen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung wird eine Sicherheitslücke geschlossen, und SAP Concur kann mehr Ressourcen in Funktionen investieren, die von vielen oder den meisten unserer Kunden verwendet werden.

Währungsadministrator

(Venezuela) Alte Währung abgeschaltet: Bolívar Fuerte VEF

Nach der Umbewertung der venezolanischen Währung durch die Zentralbank von Venezuela in Bolívar Soberano (VES) wurde der Bolívar Fuerte (VEF) als gesetzliches Zahlungsmittel eingezogen. Entsprechend verwendet SAP Concur die Währung Bolívar Fuerte (VEF) in Concur Expense nicht mehr.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung unterstützt SAP-Concur-Kunden, die die Währung Bolívar verwenden.

Geänderte E-Mail-Infrastruktur **In Arbeit**

Hinzufügen von IP-Adressen zur Liste sicherer Absender

SAP Concur wechselt zu einer neuen E-Mail-Infrastruktur für E-Mails, die unsere Produkte an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, die neuen IP-Adressen in ihrer Liste sicherer Absender hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Nur Concur Expense: Beachten Sie, dass die hier beschriebenen Funktionen zurzeit nur Unternehmen betreffen, die mit Concur Expense arbeiten und eingehende E-Mails anhand von IP-Adressen filtern. (Dies schließt alle Editionen von Concur Expense ein, gleich, ob das Unternehmen Concur Expense allein oder integriert in andere SAP-Concur-Produkte oder -Services nutzt.) Andere SAP-Concur-Services (z. B. Concur Travel und Concur Pay) sind davon derzeit nicht betroffen.

Zurzeit peilen wir das ersten Quartal 2019 für weitere Änderungen an. Beachten Sie, dass alle betroffenen Unternehmen rechtzeitig informiert und ihnen alle diesbezüglich möglichen Optionen bereitgestellt werden.

Kostenabrechnungsassistent

Kostenabrechnungsassistent kann reisebasierte Kostenabrechnungen erstellen

Der Kostenabrechnungsassistent kann automatisch reisebasierte Kostenabrechnungen erstellen und diesen Kostenabrechnungen reisebasierte Ausgaben hinzufügen. Derzeit generiert der Kostenabrechnungsassistent automatisch monatliche Kostenabrechnungen, wenn die Ausgaben eines Kunden in Concur Expense übernommen werden. Dies ist als das Erstellen einer kalenderbasierten Kostenabrechnung bekannt.

Mit dieser Erweiterung kann der Kostenabrechnungsassistent zwei Arten von Kostenabrechnungen erstellen: kalenderbasierte und reisebasierte Kostenabrechnungen. Wenn der Kostenabrechnungsassistent eine reisebasierte Kostenabrechnung erstellt, erstellt er automatisch eine Kostenabrechnung basierend auf einer bestimmten Reise, die in Concur Travel gebucht wurde, und übernimmt die Ausgaben des Kunden, die zwischen dem Start- und Enddatum erfolgt sind, in die Kostenabrechnung.

Benutzer, die den Kostenabrechnungsassistenten nutzen, können ihn nur zum automatischen Erstellen von entweder kalenderbasierten oder reisebasierten Kostenabrechnungen und nicht zum Erstellen beider Kostenabrechnungsarten verwenden.

Die Art der vom Kostenabrechnungsassistenten erstellten Kostenabrechnungen wird auf Gruppenebene definiert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion automatisiert den Kostenabrechnungsprozess weiter, um die Bedienung für Endbenutzer zu vereinfachen.

Öffentliches Verkehrswesen in Japan (JPT, Japan Public Transportation)

Jorudan-Wartung

An der JPT-Datenbank der Bahnhöfe und Linien wurden routinemäßige Wartungsänderungen vorgenommen, darunter Hinzufügungen, Namensänderungen und Löschungen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Listen in Concur Expense enthalten weiterhin die aktuellen Bahnhöfe und Linien von JPT.

Nächste Generation von Concur Expense (NextGen Expense)

**In Arbeit** neue Benutzungsoberfläche für Endanwender von Concur Expense

Aktualisierung: Um auf Feedback von Kunden zu reagieren und es zu nutzen und da sich SAP Concur für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang einsetzt, arbeiten wir an einer überarbeiteten Implementierungsstrategie für die nächste Generation von Concur Expense.

Unser Ziel ist es, unsere SAP-Concur-Produkte kontinuierlich zu verbessern. Das betrifft nicht nur die bereitgestellten Funktionen, sondern auch ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Interaktionen der Benutzer mit der Technik ändern sich im Laufe der Zeit ebenso wie die Anforderungen und Erwartungen. Wir haben immer ein offenes Ohr für unsere Kunden und bitten um Rückmeldungen dazu, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.

Concur Expense der nächsten Generation verkörpert die fortlaufende Evolution der Benutzerfreundlichkeit von SAP Concur. Es wurde basierend auf umfassenden Untersuchungen unter Benutzern und Datenanalysen entwickelt. Dazu zählen 680 Gespräche unter vier Augen, 58 Benutzerfreundlichkeitsstudien, mehr als 3000 Antworten auf Umfragen und 1,3 Mrd. monatliche Benutzeraktionen.

Kunden erhalten die Möglichkeit einer Vorschau und anschließend einer Aktivierung der nächsten Generation von Concur Expense vor der obligatorischen Umstellung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Ergebnis ist die nächste Generation der Benutzeroberfläche für Concur Expense, die ein modernes, einheitliches und optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Technologie überzeugt nicht nur durch eine verbesserte Benutzeroberfläche, sondern sorgt auch dafür, dass SAP Concur schneller auf Kundenanforderungen reagieren und erforderliche Änderungen zeitnah vornehmen kann.

Betroffene Produkte und Benutzer: Um diese Verbesserungen nutzen zu können, müssen Concur-Expense-Kunden auf NextGen Expense umstellen. Im Folgenden finden Sie Informationen zum Zeitplan und den verfügbaren Ressourcen, die sicherstellen, dass dieser Prozess für alle Benutzer reibungslos und effizient abläuft.

Die Änderungen der Benutzungsoberfläche gelten für:

  • Alle Editionen von Concur Expense (Professional/Premium und Standard)

  • Endbenutzer, es gibt keine Änderungen für Genehmiger, Bearbeiter oder Administratoren

WICHTIG! Zeitplan und Meilensteine

Es gibt drei wichtige Meilensteine für Kunden beim Übergang von der aktuellen Benutzungsoberfläche zu NextGen Expense.

  • Momentan befinden wir uns im Vorschauzeitraum: Während dieser Zeit steht die neue Benutzungsoberfläche für Kunden weltweit zur Verfügung. Wir regen Administratoren und Power-User an, den Vorschauzeitraum zu nutzen, um sich mit der neuen Oberfläche und den Prozessabläufen vertraut zu machen. Das ist außerdem eine hervorragende Zeit, um mit der Aktualisierung interner Schulungsunterlagen und Vorbereitung der Organisation für den obligatorischen Übergang zu beginnen.

  • Allgemeine Verfügbarkeit (Opt-in-Zeitraum): An den Vorschauzeitraum schließt sich die allgemeine Verfügbarkeit an. Während dieser Zeit ist NextGen Expense vollständig, und alle Funktionen der aktuellen Benutzungsoberfläche werden verfügbar sein.

    Die Kunden sollten diesen Zeitraum nutzen, um die Planung Ihres Unternehmens zum Wechsel auf die NextGen-Expense-Benutzungsoberfläche umzusetzen.

  • Obligatorische Umstellung auf NextGen Expense: Alle Kunden müssen auf NextGen Expense umstellen. Dadurch wird sichergestellt, dass SAP Concur auch weiterhin eine einheitliche Benutzerumgebung für alle Kunden bereitstellen und einen qualitativ hochwertigen Produktsupport gewährleisten kann.

    Die Kunden sind aufgefordert, die Aufgaben abzuschließen, die für einen reibungslosen Übergang in Ihrem Unternehmen während des Vorschauzeitraums und dann für den Übergang während der allgemeinen Verfügbarkeit notwendig sind.

Zahlungsmanager

Abstimmung von Buchführungsauszügen in „Batches überwachen“ verschoben

Für Kunden mit Expense Pay oder Expense Pay Global wird das Tool Accounting Extract Reconciliation (Abstimmung von Buchführungsauszügen) von Extras > Concur Classic-Administrator in Extras > Zahlungsmanager > Batches überwachen verschoben.

Der bisherige Zugriffspfad (Concur Classic-Administrator) lautete Verwaltung > Unternehmen > Extras > Concur Classic-Administrator > Manager für Rückerstattung > Abgleich extrahieren.

Der neue Zugriffspfad (Zahlungsmanager) lautet Verwaltung > Unternehmen > Extras > Zahlungsmanager > Batches überwachen > Accounting Extract Reconciliation (Abstimmung von Buchführungsauszügen).

Die ursprünglichen Seiten für den Manager für Rückerstattung (Verwaltung > Unternehmen > Extras > Concur Classic-Administrator > Manager für Rückerstattung) werden Ende des 1. Quartals 2019 abgeschaltet.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung wird das Tool an eine Stelle verschoben, an der es für die Manager für Rückerstattung besser zu finden ist. Damit müssen die ursprünglichen Seiten für Manager für Rückerstattung nicht mehr verwendet werden.

Reisespesen

(Norwegen) Gesetzliche Änderungen für Reisekostenberechnungen in Concur Expense

SAP Concur hat zwei neue Systemberechnungseigenschaften erstellt, die verlängerte Inlandsreisen unterstützen sollen. Die neuen Systemberechnungseigenschaften heißen:

  • (Regierungssatz) extended_trip_domestic_govt_amount

  • (Firmentarif) extended_trip_domestic_comp_amount

Diese neuen Berechnungseigenschaften werden für Inlandsreisen verwendet, die länger als 28 Tage dauern. Sie finden ab dem 29. Tag der Reise Anwendung. Der Standardbetrag für jede neue Eigenschaft beträgt 195 Norwegische Kronen (NOK).

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung erleichtert SAP-Concur-Kunden die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Administration

**Geplante Änderungen** Archivieren deaktivierter Benutzerdaten

Angesichts des anhaltenden Wachstums von SAP Concur müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Performance unseres Systems auszubauen und zu verbessern und so die Erwartungen unserer Kunden und die Anforderungen ihrer Unternehmen weiterhin erfüllen zu können.

Unser Hauptziel besteht darin, die Performance der SAP-Concur-Services wesentlich zu verbessern, indem wir die in unserem produktiven Datenspeicher abgelegten Datenmengen reduzieren. Durch die Datenreduzierung im Produktivsystem können wir Serverspeicher weitaus effizienter nutzen. Dadurch sinkt die Verarbeitungszeit für Transaktionen. Aus diesem Grund entwickelt SAP Concur einen Archivierungsprozess für Benutzer, die seit mindestens drei Jahren bei ihrem Arbeitgeber deaktiviert sind. Der Archivierungsprozess verschiebt diese „deaktivierten“ Benutzerdaten von unserem produktiven Datenspeicher in einen Reporting-Datenspeicher.

Benutzer-/Kundennutzen: Durch das Verschieben deaktivierter Benutzerdaten verkürzt sich die Verarbeitungszeit für Vorgänge. Außerdem wird für personenbezogene Daten inaktiver Benutzer eine sicherere Umgebung bereitgestellt.

WICHTIG:

Zurzeit testen wir den Prozess und werten die Ergebnisse aus. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass es keine negativen Auswirkungen für unsere Kunden gibt, dass wir alle relevanten Szenarios berücksichtigt haben und der Archivierungsprozess die gewünschten Ergebnisse liefert.

Für die Implementierung dieses neuen Prozesses gibt es keinen voraussichtlichen Termin. Wir werden Sie in den Versionshinweisen rechtzeitig darüber informieren.

**Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP Concur

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) melden sich an, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

  • Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

  • Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren die Anmeldung mit mehreren Konten

  • Entfernen des Kennworthinweises: mehr Sicherheit für Benutzer und SAP Concur

  • Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

Budget

**Geplante Änderungen** Workflows für Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budget können Unternehmen Workflows entwerfen, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow bietet Mehrwerte für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

Budget Insight

**Geplante Änderungen** Abschaltung von Budget Insight (Legacy) im Jahr 2019

Budget Insight ist ein Tool für die Budgetverwaltung, das am 30. Juni 2019 abgeschaltet wird. Kunden, die die Budgetfunktion nutzen möchten, wird der Kauf des neuen SAP-Concur-Produkts Budget empfohlen, das im Laufe dieses Jahres veröffentlicht wurde. Das neue Produkt Budget bietet einen größeren Funktionsumfang, eine verbesserte Benutzungsoberfläche und zusätzliche Integrationen mit SAP-Concur-Produkten. Dazu zählt insbesondere der Einschluss zusätzlicher Ausgabendaten aus Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel und Concur Request (vorher waren nur Daten aus Concur Expense und Concur Request verfügbar).

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit der Deaktivierung von Budget Insight erhalten Kunden die Möglichkeit, das Produkt Budget zu kaufen. Dieses macht Budgets nahezu in Echtzeit sichtbar und stellt sie als Handlungsgrundlage bereit. Daraus ergibt sich ein echter Mehrwert für den Kunden.

Unternehmensverwaltung

**Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP Concur

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SAP Concur plant, in SAP-Concur-Produkten eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten. SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Die neue Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) finden Sie auf der Seite Verwaltung > Unternehmen > Unternehmensverwaltung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

Expense Pay – global

**Geplante Änderungen** (USD) Neuer Partner für die Zahlungsabwicklung: WUBS

Kunden aus dem öffentlichen Sektor können zur Abwicklung ihrer Zahlungen in US-Dollar (USD) Western Union Business Solutions (WUBS) nutzen.

Die Funktionsweise von Expense Pay (global) ändert sich nicht, egal, welchen Partner Sie für Ihr Finanzierungskonto als Partner für die Zahlungsabwicklung konfigurieren. Was WUBS von Bambora (oder dem klassischen Expense Pay) unterscheidet, ist, wie Ihre Finanzierungskonten in Concur Expense eingerichtet werden. Jeder Zahlungsabwicklungspartner hat eigene Formulare, die im Rahmen des Onboarding-Prozesses ausgefüllt, eingereicht und genehmigt werden müssen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Dieser zusätzliche Partner für die Zahlungsabwicklung steigert den Wert unseres Produktangebots Expense Pay (global).

Testbenutzer-Admin

**Geplante Änderungen** Entfernen der Funktion „Transaktionen von Testbenutzern bereinigen“

SAP Concur entfernt in der Funktion „Testbenutzer-Admin“ die Funktion zum Entfernen der Transaktionen von Testbenutzern in Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel und Concur Request.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung kann SAP Concur mehr Ressourcen in die Entwicklung und Pflege von Funktionen investieren, die von vielen oder den meisten unserer Kunden verwendet werden.

Schulungsverwaltung

**Geplante Änderungen** Optimierung und Umzug der Seite

Im Zuge einer Vereinfachung der Seite Schulungsverwaltung enthält diese keine Registerkarten mehr. Es verbleiben nur die aktuellen Inhalte der Registerkarte Alternative URL.

Zusätzlich zu dieser Änderung wird die Seite Schulungsverwaltung von Unternehmensverwaltung in Tools verschoben.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderungen kann die Seite leichter gefunden und verwendet werden.

Kundenbenachrichtigungen

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von SAP Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)

Monatliche Browserzertifizierungen

Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von SAP Concur verfügbar, die Sie unter Neuheiten – Professional Edition finden.