Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Invoice Professional Edition, November 2018

Erstveröffentlichung

Concur Invoice

Neue Rolle für Tool zur E-Bunsho-Zeitstempelüberprüfung

Für Concur Invoice steht nun eine neue Verwaltungsrolle zur Verfügung. Bei der neuen Rolle, dem Administrator für digitale Compliance, handelt es sich um eine gemeinsam genutzte Rolle, die einem Benutzer den Zugriff auf die Tools von Concur Expense und Concur Invoice zur E-Bunsho-Zeitstempelüberprüfung ermöglicht.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die Rolle des Administrators für digitale Compliance ermöglicht es einem Administrator, einem Benutzer eine Einzelrolle für den Zugriff auf die Tools zur E-Bunsho-Zeitstempelüberprüfung in Concur Expense und Invoice zuzuweisen.

Neues Feld für Definition des Buchführungsauszugs für Zahlungsanforderungen verfügbar

Für Kunden, die einen Buchführungsauszug für Zahlungsanforderungen konfiguriert haben, kann der Auftragsauszugsdefinition das folgende neue Feld hinzugefügt werden:

  • UOM-Code

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Änderung können Kunden den Mengeneinheitencode (UOM-Code) extrahieren, der auf Rechnungen in Concur Invoice angegeben ist. Der UOM-Code kann in externen Systemen hilfreich oder erforderlich sein, um Bestandsmengen ordnungsgemäß zu erfassen und abzustimmen.

Kaufanforderung

Neue Version 4 des Purchase Request API

Im SAP Concur Developer Center wird ein neues Purchase Request API bereitgestellt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dem Purchase Request API können Entwickler Bestellanforderungen erstellen und automatisch zur Vorautorisierung unter Verwendung externer Daten einreichen. Außerdem besteht die Möglichkeit, Nummern und Status von Bestellanforderungen mithilfe der Methoden POST und GET abzurufen.

Auftrag

Neues Feld für Definition des Auftragsbelegauszugs verfügbar

Für Kunden, die einen Auszug für Auftragsbelege konfiguriert haben, kann der Definition des Auftragsbelegauszugs das folgende neue Feld hinzugefügt werden:

  • UOM-Code

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Änderung können Kunden den Mengeneinheitencode (UOM-Code) extrahieren, der in Auftragsbelegen in Concur Invoice angegeben ist. Der UOM-Code kann in externen Systemen hilfreich oder erforderlich sein, um Bestandsmengen ordnungsgemäß zu erfassen und abzustimmen.

E-Mails in SAP Concur

**In Arbeit** Änderung der E-Mail-Infrastruktur – Hinzufügen von IP-Adressen zur Liste sicherer Absender

SAP Concur wechselt zu einer neuen E-Mail-Infrastruktur für E-Mails, die unsere Produkte an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, die neuen IP-Adressen in ihrer Liste sicherer Absender hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.

Nur Concur Expense: Beachten Sie, dass die hier beschriebenen Funktionen zurzeit nur Unternehmen betreffen, die mit Concur Expense arbeiten und eingehende E-Mails anhand von IP-Adressen filtern. (Dies schließt alle Editionen von Concur Expense ein, gleich, ob das Unternehmen Concur Expense allein oder integriert in andere SAP-Concur-Produkte oder -Services nutzt.) Andere SAP-Concur-Services (z. B. Concur Travel und Concur Pay) sind davon derzeit nicht betroffen.

Zurzeit peilen wir das ersten Quartal 2019 für weitere Änderungen an. Beachten Sie, dass alle betroffenen Unternehmen rechtzeitig informiert und ihnen alle diesbezüglich möglichen Optionen bereitgestellt werden.

**In Arbeit** Aktualisiertes E-Mail-Format

SAP Concur aktualisiert zurzeit das Format aller E-Mail-Benachrichtigungen. Diese Änderungen stellen über alle SAP-Concur-Services hinweg ein moderneres, einheitliches Erscheinungsbild bereit.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Ziel ist es, den Benutzern ein einheitliches, modernes Erscheinungsbild zu präsentieren.

WICHTIG

Beachten Sie Folgendes:

  • Beachten Sie, dass sich der Inhalt der E-Mails nicht ändert, sondern lediglich das Erscheinungsbild.

  • Die Änderungen werden nach und nach eingeführt. Jedes Produktteam (Concur Expense, Invoice, Travel usw.) entscheidet selbst, ab wann das neue Format verwendet wird. Die zeitlichen Abläufe richten sich dabei nach der Verfügbarkeit der Ressourcen und der Priorität der anderen geplanten Erweiterungen.

  • Die E-Mails werden sich also nicht für alle Produkte gleichzeitig ändern. So könnte beispielsweise die Genehmigungs-E-Mail für Concur Expense den Anfang machen, woran sich dann andere Benachrichtigungen für Concur Expense anschließen.

  • Dem Projekt ist kein festes Enddatum zugewiesen. Die Änderungen nehmen möglicherweise mehr als ein Jahr in Anspruch.

  • Die einzelnen Teams werden in Versionshinweisen bekanntgeben, wann Ihre neuen E-Mails erscheinen.

Geplante Änderungen

Die Einträge in diesem Abschnitt beziehen sich auf zukünftige Versionen. Concur behält sich das Recht vor, die Implementierung hier aufgeführter Erweiterungen/Änderungen zu verschieben oder zu unterlassen.

Concur Invoice

**Geplante Änderungen** Neue Benutzungsoberfläche für Concur Invoice bald für Kundenprüfung und Opt-in verfügbar

Nach der erfolgreichen Durchführung des Early-Access-Programms für die neue Benutzungsoberfläche wird SAP Concur in Kürze eine Opt-in-Phase anbieten, in der sich alle Kunden mit der neuen Benutzungsoberfläche vertraut machen können. Währenddessen bereitet SAP Concur die allgemeine Verfügbarkeit für das erste Quartal 2019 vor.

Über eine neue Einstellung in den Rechnungseinstellungen können Kunden die neue Benutzungsoberfläche aktivieren und die über die Seite Rechnungsmanager bereitgestellten neuen Funktionen testen. Diese richten sich an Accounts-Payable-Benutzer (AP-Benutzer), die den Status des Lebenszyklus von Concur Invoice im System kontinuierlich überwachen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser neuen Benutzeroberfläche von Concur Invoice können Kunden effizienter arbeiten und einen tieferen Einblick in ihre offenen Rechnungen erhalten.

**Geplante Änderungen** Zahlungsanforderungen in Rechnungen umbenannt

In einer zukünftigen Version wird SAP Concur Instanzen des Begriffs „Zahlungsanforderung“ und seiner Iterationen durch den Begriff „Rechnung“ und seine Iterationen ersetzen. Diese Änderungen erfolgen auf der Benutzungsoberfläche, in der Dokumentation von Concur Invoice sowie in allen anderen SAP-Concur-Produktdokumentationen, in denen der Begriff auftaucht.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung trägt dazu bei, dass die in SAP Concur verwendete Terminologie mit der branchenüblichen Terminologie konsistent ist.

**Geplante Änderungen** Neues Belegtypfeld in Formularen und Feldern verfügbar

Benutzer mit der Rolle des Konfigurationsadministrators für Rechnungen können nun den Standardwert für das Feld Belegtyp ändern, das im Formular Kaufanforderungselement angezeigt wird.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die Änderung erleichtert den Dreifachabgleich von Belegen und andere Workflow-Anforderungen.

Auftrag

**Geplante Änderungen** Funktion „Jetzt importieren“ für Auftrags- und Auftragsbelegimporte

Mit der Funktion „Jetzt importieren“ können Kunden Auftrag- und Auftragsbelegdateien sofort in Concur Invoice importieren, ohne den für die Nacht eingeplanten Import abwarten zu müssen. Das ist für Kunden vorteilhaft, die Aufträge und Auftragsbelege importieren und an dem Tag, an dem sie extern erstellt wurden, im Concur-Invoice-Produkt damit arbeiten müssen. Außerdem können Kunden damit mehrere Auftrags- und Auftragsbelegimporte pro Tag ausführen und erreichen so eine stärkere Synchronisierung und höhere Aktualität ihrer Daten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion kann der Kunde steuern, wann und wie oft Aufträge und Auftragsbelege in Concur Invoice importiert werden sollen.

Lieferantenmanagement

**Geplante Änderungen** Prüfpfad für Lieferantenänderungen

In einer künftigen Version werden Kunden Änderungen an Lieferanten über die Seite Prüfpfad im Lieferantendatensatz im Lieferantenmanager verfolgen können, wenn sie die Funktion zum Erstellen und Genehmigen von Lieferanten aktiviert haben. Wenn z. B. ein Lieferant vom Lieferantenmanager genehmigt oder aktualisiert wurde, werden diese Aktionen im Prüfpfad vermerkt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung können Benutzer mit der Rolle des Lieferantenmanagers für Rechnungen Änderungen an den Lieferanteninformationen im Lieferantenmanager verfolgen.

**Geplante Änderungen ** Felder zu Standardformular für Lieferanteninformationen hinzugefügt

In einer künftigen Version wird das Standardformular zum Hinzufügen oder Aktualisieren von Lieferanteninformationen zwei zusätzliche Felder enthalten: Land und Nettozahlungsziel.

Das Feld Land enthält das Land, mit dem die Adresse des Lieferanten verknüpft ist.

Das Feld Nettozahlungsziel enthält die Anzahl Tage, innerhalb der eine Zahlung erfolgen muss.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mithilfe dieser Felder können Kunden zusätzliche Informationen zu angeforderten und genehmigten Lieferanten aufnehmen.

**Geplante Änderungen** Registerkarte „Beschreibungen“ zu Vorlagen für den Lieferantenimport und Import von Lieferantenbankdaten hinzugefügt

In einer zukünftigen Version werden die Vorlagen für den Lieferantenimport und den Import von Lieferantenbankdaten, die heruntergeladen werden können, eine neue Registerkarte mit detaillierten Angaben zu den Spalten in der Vorlage enthalten.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die zusätzlichen Angaben helfen dem Kunden sicherzustellen, dass die Informationen in der Vorlage für den Lieferantenimport den Anforderungen der Felder entsprechen, in sie importiert werden.

**Geplante Änderungen** Verbesserte Nachrichten zum Lieferantenimport

In einer künftigen Version werden einige Nachrichten verbessert, die im Lieferantenmanager angezeigt werden, wenn Kunden Lieferanten mit der Vorlage für den Lieferantenimport importieren.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Die verbesserten Nachrichten beschreiben gegebenenfalls während des Importprozesses aufgetretene Probleme eindeutiger, sodass sie vom Lieferantenmanager einfacher erkannt und behoben werden können.

**Geplante Änderungen** In Testumgebungen verfügbare Lieferanten anlegen und genehmigen

In einer künftigen Version wird die Funktion zum Anlegen und Genehmigen von Lieferanten in Testumgebungen zur Verfügung stehen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderung können Entwickler und Implementierungsteams die Funktion zum Anlegen und Genehmigen von Lieferanten vor dem Wechsel in eine Produktivumgebung testen.

**Geplante Änderungen** Unterstützung für Listen mit mehreren Ebenen, die mit dem Anlegen und Genehmigen von Lieferanten verbunden sind

In einer künftigen Version wird das Lieferanteninformationsformular bei Entitäten, die die Funktion zum Anlegen und Genehmigen von Lieferanten aktiviert haben, die Verwendung verbundener Listen mit mehreren Ebenen unterstützen.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion kann der Konfigurationsadministrator für Rechnungen im Lieferanteninformationsformular Listenfelder mit mehreren Ebenen vorsehen.

Budget

**Geplante Änderungen** Workflows für Budget

In einer künftigen Version werden Workflows für Budget bereitgestellt. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budget können Unternehmen Workflows entwerfen, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.

Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.

Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow schafft Mehrwert für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.

Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als „zugesagt“.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.

Unternehmensverwaltung

**Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP Concur

Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.

SAP Concur plant, in SAP Concur eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten. SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt.

Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.

Die neue Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) finden Sie auf der Seite Verwaltung > Unternehmen > Unternehmensverwaltung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.

Schulungsverwaltung

**Geplante Änderungen** Optimierung und Umzug der Seite

Im Zuge einer Vereinfachung der Seite „Schulungsverwaltung“ enthält diese keine Registerkarten mehr. Es verbleiben nur die aktuellen Inhalte der Registerkarte Alternative URL.

Zusätzlich zu dieser Änderung wird die Seite Schulungsverwaltung von Unternehmensverwaltung in Tools verschoben.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Änderungen kann die Seite leichter gefunden und verwendet werden.

Testbenutzer - Administrator

**Geplante Änderungen** Entfernen der Funktion „Transaktionen von Testbenutzern bereinigen“

SAP Concur entfernt in der Funktion „Testbenutzer-Admin“ die Funktion zum Entfernen der Transaktionen von Testbenutzern in Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel und Concur Request.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung kann SAP Concur mehr Ressourcen in die Entwicklung und Pflege von Funktionen investieren, die von vielen oder den meisten unserer Kunden verwendet werden.

SAP Concur

**Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP Concur

SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) melden sich an, ohne weitere Anmeldedaten eingeben zu müssen. Diese Funktion ist für 2019 geplant.

Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:

  • Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden

  • Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren die Anmeldung mit mehreren Konten

  • Entfernen des Kennworthinweises: mehr Sicherheit für Benutzer und SAP Concur

  • Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.

Sonstiges

**Geplante Änderungen** Archivieren deaktivierter Benutzerdaten

Angesichts des anhaltenden Wachstums von SAP Concur müssen Vorkehrungen getroffen werden, um die Performance unseres Systems auszubauen und zu verbessern und so die Erwartungen unserer Kunden und die Anforderungen ihrer Unternehmen weiterhin erfüllen zu können.

Unser Hauptziel besteht darin, die Performance der SAP-Concur-Services wesentlich zu verbessern, indem wir die in unserem produktiven Datenspeicher abgelegten Datenmengen reduzieren. Durch die Datenreduzierung im Produktivsystem können wir Serverspeicher weitaus effizienter nutzen. Dadurch sinkt die Verarbeitungszeit für Transaktionen. Aus diesem Grund entwickelt SAP Concur einen Archivierungsprozess für Benutzer, die seit mindestens drei Jahren bei ihrem Arbeitgeber deaktiviert sind. Der Archivierungsprozess verschiebt diese „deaktivierten“ Benutzerdaten von unserem produktiven Datenspeicher in einen Reporting-Datenspeicher.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch das Verschieben deaktivierter Benutzerdaten verkürzt sich die Verarbeitungszeit für Vorgänge. Außerdem wird für personenbezogene Daten inaktiver Benutzer eine sicherere Umgebung bereitgestellt.

Kundenbenachrichtigungen

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von SAP Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)

Monatliche Browserzertifizierungen

Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von SAP Concur verfügbar, die Sie unter Neuheiten – Professional Edition finden.