Administratorzusammenfassung für Concur Expense Professional Edition, April 2019
Erstveröffentlichung
Zusammenfassungen von Versionshinweisen
Administration
IP-Adressen zur Liste sicherer Absender hinzufügenSAP Concur stellt auf eine neue E-Mail-Infrastruktur für E-Mails um, die unsere Services an SAP-Concur-Benutzer senden. Deshalb müssen Unternehmen, die eingehende E-Mails anhand der IP-Adresse des Absenders filtern, ihrer Liste sicherer Absender neue IP-Adressen hinzufügen, um sicherzustellen, dass ihre Benutzer E-Mails von SAP Concur erhalten.
Ursprünglich betraf das hier beschriebene Problem nur Unternehmen, die Concur Expense verwenden. Ab Januar werden E-Mails aus anderen SAP Concur-Services wie Concur Travel und Concur Pay auf die neue E-Mail-Infrastruktur umgestellt.
Wir werden in Zukunft weitere Services hinzufügen. Bitte informieren Sie sich regelmäßig in den Versionshinweisen über den Zeitplan für die zusätzlichen Änderungen.
Erinnerung: keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten in benutzerdefinierten FeldernAlle Unternehmen müssen alle angemessenen Schritte zum Schutz der personenbezogenen und vertraulichen Informationen ihrer Mitarbeiter durchführen. Denken Sie daran, dass benutzerdefinierte Felder gemäß den empfohlen sicherheitsbezogenen Best Practices keine personenbezogenen oder vertraulichen Daten enthalten sollen.
NÄCHSTE SCHRITTE
Wenn Ihr Unternehmen derzeit benutzerdefinierte Felder zum Speichern personenbezogener oder vertraulicher Daten (z. B. Sozialversicherungsnummern, Namen von Familienangehörigen oder andere persönlich identifizierbare Informationen) verwendet, sollten Sie das Entfernen dieser Daten aus Ihren vorhandenen Feldern im Dienst planen und Ihre aktuelle Konfiguration ändern.
Weitere Informationen finden Sie in den FAQ (nur auf Englisch).
Budget
Workflows für Budget nun verfügbarWorkflows sind nun für das Budget verfügbar. Workflows definieren, wie das System Rechnungen, Kostenabrechnungen und Anträge durch die Genehmigungs- und Verarbeitungsschritte führt. Dank der flexiblen Workflow-Funktion von SAP Concur für Budgets können Unternehmen Workflows erarbeiten, die auf ihre ganz speziellen Anforderungen abgestimmt sind.
Ohne Budgetprüfung können Budgets weit vor Ablauf eines entsprechenden Zeitraums oder Jahres aufgebraucht sein, was den Handlungsspielraum des Unternehmens stark einschränkt und für Budgeteigentümer beispielsweise in überschrittenen Budgets resultiert. Außerdem führt eine frühzeitige Ausgabe verfügbarer Mittel dazu, dass für das Unternehmen wichtigere Ausgaben abgelehnt werden, da das Budget bereits durch weniger wichtige Ausgaben aufgebraucht wurde.
Die Integration einer Budgetprüfung in den Workflow bietet Mehrwerte für unsere Kunden. Rechnungsprüfungsregeln und Regeln für Workflow-Schritte unterstützen Unternehmen dabei, Kontrollen zu ergänzen, wenn eine Feinabstimmung auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens notwendig ist.
Gleichermaßen wichtig ist die Festlegung, wann ein Ausgabeneintrag als im Budget bestätigt gilt. In den meisten Unternehmen erfolgt die Bestätigung, wenn ein Ausgabeneintrag bezahlt wird, er also die meisten bzw. alle Genehmigungsschritte durchlaufen hat. In anderen Unternehmen erfolgt die Bestätigung weitaus früher. Sobald eine Kauf- oder Autorisierungsanforderung genehmigt ist, gilt sie als bestätigt.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten Kunden die Kontrolle über ihre Budgetausgaben, z. B., um zu verhindern, dass das Budget in einer Budgetperiode oder einem Budgetjahr zu früh überschritten wird.
Expense Pay
Aktualisierung für USD/CAD: Deaktivierung der klassischen Zahlung und Migration zur globalen Zahlung (Termin 1. September)Die SAP-Concur-Produkte von Expense Pay (klassisch) führen Zahlungen im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Kostenabrechnungen aus. Um die Erfüllung sich ständig ändernder Auflagen sicherzustellen und den in geografischer Hinsicht vielseitigen Märkten gerecht zu werden, hat SAP Concur spezialisierte und erfahrene Zahlungsbearbeitungspartner beauftragt und ein Zahlungsprodukt der nächsten Generation entwickelt: Expense Pay – global.
Wie in den Versionshinweisen (September 2017) bereits angekündigt, wird SAP Concur mit Blick in die Zukunft ein Expense-Pay-Produkt verwenden, mit dem Ihr Unternehmen weltweit arbeiten kann. Das SAP-Concur-Produkt Expense Pay – global ersetzt unsere bestehenden Legacy-Angebote unter Expense Pay (klassisch), einschließlich NA Pay, EMEA Pay und APA Pay. Für SAP-Concur-Kunden mit einem Expense-Pay-Produkt ist Expense Pay – global unser Produkt der Zukunft. Mit dieser Benachrichtigung beginnt die Einstellung aller Legacy-Produkte von Expense Pay (klassisch).
EXPENSE PAY – EINSTELLUNGSDATUM FÜR NORDAMERIKA: 1. SEPTEMBER 2019
Über 4.000 Kunden haben bereits auf Expense Pay – global migriert. Kunden, die in USD und CAD zahlen, müssen ihr Abonnement vor dem Deaktivierungsdatum am 1. September vom Abschreibungsservice Expense Pay – Nordamerika auf Expense Pay – global umstellen. Expense Pay – global unterstützt derzeit USD, CAD, GBP und EUR. Kunden, die andere Währungen im klassischen Expense Pay verwenden, müssen diese Währungen nicht in diesem Jahr migrieren, können jedoch gerne mit dem Migrationsvorgang beginnen. Wenden Sie sich an paymigration@concur.com, um Ihre Migration zu besprechen und einzuplanen.
EINSCHRÄNKUNGEN FÜR EXPENSE PAY – NORDAMERIKA UND EXPENSE PAY – EMEA
Kunden, die die folgenden Währungen zum klassischen Produkt hinzugefügt haben, werden von SAP Concur nicht unterstützt: US-Dollar, Kanadische Dollar, Mexikanische Pesos, Euro, Schweizer Franken, Dänische Kronen, Schwedische Kronen oder Britisches Pfund. Wenn Kunden diese Währungen bereits in das klassische Produkt implementiert haben und damit arbeiten, können sie diese Nutzung bis zu ihrer Migration auf die neue Plattform oder bis zum festgesetzten Einstellungsdatum fortsetzen.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Angebot Expense Pay – global setzt die besten Branchenpraktiken für die Zahlungsbearbeitungsfunktion in SAP Concur um.
Öffentliches Verkehrswesen in Japan (JPT, Japan Public Transportation)
Jorudan-WartungAn der JPT-Datenbank der Bahnhöfe und Linien wurden routinemäßige Wartungsänderungen vorgenommen, darunter Hinzufügungen, Namensänderungen und Löschungen.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Listen in Concur Expense enthalten weiterhin die aktuellen Bahnhöfe und Linien von JPT.
Nächste Generation von Concur Expense (NextGen Expense)
**In Arbeit** neue Benutzungsoberfläche für Endanwender von Concur ExpenseAktualisierung: Um auf Feedback von Kunden zu reagieren und es zu nutzen und da sich SAP Concur für einen reibungslosen und erfolgreichen Übergang einsetzt, arbeiten wir an einer überarbeiteten Implementierungsstrategie für die nächste Generation von Concur Expense.
Unser Ziel ist es, unsere SAP-Concur-Produkte kontinuierlich zu verbessern. Das betrifft nicht nur die bereitgestellten Funktionen, sondern auch ihre Benutzerfreundlichkeit. Die Interaktionen der Benutzer mit der Technik ändern sich im Laufe der Zeit ebenso wie die Anforderungen und Erwartungen. Wir haben immer ein offenes Ohr für unsere Kunden und bitten um Rückmeldungen dazu, wie wir die Benutzerfreundlichkeit weiter verbessern können.
Concur Expense der nächsten Generation verkörpert die fortlaufende Evolution der Benutzerfreundlichkeit von SAP Concur. Es wurde basierend auf umfassenden Untersuchungen unter Benutzern und Datenanalysen entwickelt. Dazu zählen 680 Gespräche unter vier Augen, 58 Benutzerfreundlichkeitsstudien, mehr als 3000 Antworten auf Umfragen und 1,3 Mrd. monatliche Benutzeraktionen.
Kunden erhalten die Möglichkeit einer Vorschau und anschließend einer Aktivierung der nächsten Generation von Concur Expense vor der obligatorischen Umstellung.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Ergebnis ist die nächste Generation der Benutzeroberfläche für Concur Expense, die ein modernes, einheitliches und optimiertes Benutzererlebnis bietet. Diese Technologie überzeugt nicht nur durch eine verbesserte Benutzeroberfläche, sondern sorgt auch dafür, dass SAP Concur schneller auf Kundenanforderungen reagieren und erforderliche Änderungen zeitnah vornehmen kann.
Zahlungsmanager
Legacy-Seite „Accounting Extract Reconciliation“ wird eingestelltFür Kunden mit Expense Pay oder Expense Pay Global wurde das Tool Accounting Extract Reconciliation (Abstimmung von Buchführungsauszügen) im November 2018 von Extras > Concur Classic-Administrator in Extras > Zahlungsmanager > Batches überwachen verschoben.
Der alte Zugriffspfad (Concur Classic-Administrator) lautet Verwaltung > Unternehmen > Extras > Concur Classic-Administrator > Manager für Rückerstattung > Abgleich extrahieren.
Der neue Zugriffspfad (Zahlungsmanager) lautet Verwaltung > Unternehmen > Extras > Zahlungsmanager > Batches überwachen > Accounting Extract Reconciliation (Abstimmung von Buchführungsauszügen).
Mit dieser Version wird die ursprünglichn Seite für den Manager für Rückerstattung (Verwaltung > Unternehmen > Extras > Concur Classic-Administrator > Manager für Rückerstattung) abgeschaltet.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung stellt sicher, dass alle Kunden die neue Seite nutzen.
Reisespesen
Weitere gesetzliche Aktualisierungen (Norwegen)Um Aktualisierungen aufgrund der Gesetzeslage in Norwegen für Kunden umfassender zu unterstützen, die Reisespesen verwenden, hat SAP Concur die Funktionen für das Runden und verlängerte Reisen aktualisiert.
Rundung – Alle Reisespesenbeträge werden auf die nächste Krone gerundet.
Verlängerte Reisen – SAP Concur hat die Logik geändert, die verlängerte Reisen berechnet.
Die geläufigste Konfiguration der Berechnungseigenschaften lautet wie folgt:
extended_trip_days: 29
extended_trip_domestic_comp_amount: 202 NOK
extended_trip_company_factor: 75%
Mit diesen Einstellungen kann das folgende Verhalten für erweiterte Reisen festgestellt werden:
Wenn eine Reise länge als 28 aufeinanderfolgende Tage an demselben Ort außerhalb Norwegens andauert, werden die Verpflegungsspesen gemäß den staatlichen Sätzen ab dem 29. Tag auf 75 % reduziert. Derselbe Faktor wird auch auf bereitgestellte Verpflegungssatzabzüge basierend auf diesen staatlichen Sätzen angewendet. Der Faktor für verlängerte Reisen wird nicht auf Verpflegungsspesen gemäß SKD-Sätzen oder auf bereitgestellte Verpflegungssatzabzüge basierend auf SKD-Sätzen angewendet.
Wenn eine Reise länge als 28 aufeinanderfolgende Tage an demselben Ort innerhalb Norwegens andauert, werden die Verpflegungsspesen gemäß dem staatlichen Satz ab dem 29. Tag auf 202 NOK reduziert. Bereitgestellte Verpflegungssatzabzüge werden nicht auf Tage angewendet, die diesen reduzierten Satz verwenden. Der Betrag der verlängerten Reise wird nicht auf Verpflegungsspesen gemäß SKD-Sätzen angewendet.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als Best Practice wird für Unternehmen aufrechterhalten.
Zusammenfassung geplanter Änderungen
Administration
**Geplante Änderungen** Änderungen für den Zugriff auf SAP-Concur-Produkte (Juni)Kunden müssen über die folgenden Domänen auf SAP-Concur-Produkte und -Services zugreifen:
*.concursolutions.com
*.concurcdc.cn
Diese Änderung ist für den 8. Juni 2019 geplant.
SAP Concur empfiehlt Kunden, möglichst bald auf eine der genannten Domänen zu migrieren, wenn sie nicht bereits eine von ihnen verwenden.
Wenden Sie sich bei Fragen zu dieser Änderung an appsec@sap.com.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung können Kunden auf konsistente und sichere Weise auf SAP-Concur-Services zugreifen.
Authentifizierung
**Geplante Änderungen** Entfernen zusammengesetzter AnmeldungenDiese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.
Mit der Funktion für die zusammengesetzte Anmeldung können Benutzer eine Anmelde-ID, die keine Domäne enthält, zum Anmelden in SAP-Concur-Produkten verwenden.
Alle Benutzer, die nur ihren Benutzernamen (z. B. johndoe) zum Anmelden verwenden, müssen ihren CTE-Anmeldenamen anstelle ihrer Anmelde-ID eingeben, um sich in SAP-Concur-Produkten anzumelden.
SAP Concur unterstützt keine Anmeldeseiten-URLs für die zusammengesetzte Anmeldung mehr. Eine typische URL einer Seite für die zusammengesetzte Anmeldung enthält den Namen der Entität (z. B. entity=pxxxxxxxxx) und sieht wie folgt aus: https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.
Alle Kunden verwenden die standardmäßige Anmeldeseite für den Zugriff auf SAP-Concur-Produkte. Die standardmäßige Anmeldeseite lautet https://www.concursolutions.com/nui/signin.
Das Deaktivieren der Seiten für die zusammengesetzte Anmeldung für www.concursolutions.com ist für den 11. Mai 2019 vorgesehen.
AUSWIRKUNGEN AUF DIE BENUTZER
Benutzer, die sich auf einer Seite für die zusammengesetzte Anmeldung anmelden (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) und in ihrem Namen kein @-Symbol verwenden, müssen auf den Link Benutzername vergessen? auf der Seite Anmelden klicken, um ihren Benutzernamen selbstständig abzurufen (bevorzugt), oder sich an ihren Unternehmensadministrator wenden, um ihren CTE-Anmeldenamen zu erhalten. Benutzerkennwörter bleiben unverändert.
Die Single-Sign-On-Funktion ist von dieser Änderung nicht betroffen. Die folgenden Benutzer sind nicht betroffen, da sie sich nicht über https://www.concursolutions.com anmelden:
SAP Concur Web, SSO
SAP Concur Mobile, Benutzername/Kennwort
SAP Concur Mobile, SSO
Geschäftszweck/Kundennutzen: Das Entfernen dieser Funktion verbessert die Robustheit und die Erfolgsquote bei der Anmeldung und verringert gleichzeitig die Anmeldeabhängigkeit.
**Geplante Änderungen** Funktion für vergessenes Passwort, Sicherheitsfragen und benutzerdefinierter PassworttextDiese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.
In einer zukünftigen Version wird SAP Concur eine neue Funktion für das vergessene Passwort auf der Anmeldeseite von SAP Concur hinzufügen, um die Anmeldeschritte für Benutzer, die sich mit dem Benutzernamen und Passwort als Anmeldeinformationen anmelden, zu aktualisieren.
Derzeit sind je nach Konfiguration eines Unternehmens möglicherweise mehrere andere Optionen für den Umgang mit vergessenen Passwörtern verfügbar. Sobald die neue Funktion für das vergessene Passwort verfügbar ist (voraussichtlich 11. Mai), werden diese zusätzlichen Optionen entfernt. Diese sind:
Sicherheitsfragen: Benutzer werden bei der Anmeldeauthentifizierung nicht mehr zum Beantworten von Sicherheitsfragen aufgefordert.
Text auf der Seite: Unternehmensspezifischer Text wird nicht mehr angezeigt.
Passworthinweise: Die Option Senden Sie mir eine E-Mail mit meinem Passworthinweis ist nicht mehr verfügbar.
Alle diese Optionen werden auf den folgenden Seiten beschrieben.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet eine erhöhte Sicherheit für Benutzerpasswörter und vereinfacht die Bedienung.
**Geplante Änderungen** Neue Anmeldeseite für SAP ConcurDiese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.
SAP Concur plant, eine neue Anmeldeseite hinzuzufügen, die Benutzern, die sich mit Benutzername und Passwort anmelden, mehr Benutzerfreundlichkeit bieten soll. Aktuelle SSO-Benutzer (Single Sign-On) können den SSO-Anmeldevorgang unter www.concursolutions.comstarten. Diese Funktion ist für 2019 geplant.
Die neue Anmeldeseite umfasst folgende Funktionen:
Zweistufige Anmeldung: bietet mehr Sicherheit, entspricht den aktuellen Industriestandards und bietet eine höhere Erfolgsquote beim Anmelden
Anmeldung mit mehreren Konten: ermöglicht Administratoren das Anmelden mit mehreren Konten (für eine künftige Version geplant)
Benutzer-Avatar: höhere Benutzerfreundlichkeit (für eine künftige Version geplant)
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion bietet mehr Sicherheit und beschleunigt und erleichtert den Anmeldevorgang für Benutzer, die sich an SAP-Concur-Produkten und -Services anmelden.
**Geplante Änderungen** Kein zukünftiges Aktualisieren oder Massenzurücksetzen von Passwörtern über ImportdateiDiese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.
Das Passwortfeld in den Datensatztypen 100, 300, 305 und 310 wird nicht mehr zum Aktualisieren oder Massenzurücksetzen von Benutzerpasswörtern verwendet. SAP Concur ändert die Funktion dahingehend, dass das Passwortfeld nur beim Erstellen eines Benutzerkontos verwendet wird. Das Feld wird beim Aktualisieren oder Massenzurücksetzen von Benutzerpasswörtern nicht mehr verwendet. Die Funktionen zum Aktualisieren und Zurücksetzen von Passwörtern für den Datensatz 100 werden nicht mehr verwendet.
Diese Änderung hat Auswirkungen auf die Funktionen des Mitarbeiterimports und Benutzerimports.
MITARBEITERIMPORT
Das Passwortfeld bleibt in den Datensätzen 100, 300, 305 und 310 verfügbar, wird jedoch nur bei einem initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert. Die Funktionen zum Aktualisieren und Zurücksetzen von Passwörtern für den Datensatz 100 werden nicht mehr verwendet.
Allgemeine Information zu diesen Funktionen finden Sie in Shared: Invoice Import Specifications (nur auf Englisch).
BENUTZERIMPORT
Das Passwortfeld bleibt in der herunterladbaren Microsoft-Excel-Vorlage verfügbar, wird jedoch nur bei einem initialen Import der Datei oder beim Erstellen eines neuen Benutzers im System gelesen. Eine nachfolgende Verwendung des Felds wird vom System ignoriert.
Allgemeine Information zu diesen Funktionen finden Sie in Shared: User Import User Guide (nur auf Englisch).
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung bietet größere Sicherheit für Benutzerpasswörter.
**Geplante Änderungen** Einführung eines optionalen Self Service für Single Sign-On (SSO) für SAP ConcurDiese Änderungen sind Teil des ständigen Engagements von SAP Concur, eine sichere Authentifizierung zu gewährleisten.
Mit Single Sign-On können Benutzer mit nur einem Anmeldeinformationssatz auf mehrere Anwendungen zugreifen. Zurzeit gibt es in SAP Concur zwei Anmeldemöglichkeiten: mit Benutzername und Kennwort oder per SSO mit Identity-Provider-Anmeldedaten (IdP), wie den Anmeldedaten des Benutzers für seine Organisation.
SAP Concur plant, in SAP-Concur-Produkten eine Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) hinzuzufügen, mit der SAP-Concur-Kunden eine Self-Service-Option für die Einrichtung von SSO für ihre Organisation erhalten. SSO wird derzeit für Concur Expense, Concur Invoice, Concur Request und Concur Travel unterstützt.
Die neue Verwaltungsfunktion für Single Sign-On (SSO) umfasst ein Ersetzungstool für Kunden, die eine bestehende SSO-Konfiguration auf der Seite Sicherheitsschlüssel verwenden, und ein neues Tool für Kunden, die SSO von nun an in ihrer Organisation implementieren möchten. Die vorhandene SSO-Konfiguration auf der Seite Sicherheitsschlüssel und das neue SSO-Self-Service-Tool sind beide solange verfügbar, bis alle Kunden zum neuen SSO-Self-Service-Tool migriert sind.
Andere SAP-Concur-Produkte und -Services gehören nicht zum Umfang dieser ersten Version.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Funktion erhalten SAP-Concur-Kunden die Möglichkeit, SSO im Self-Service einzurichten.
Budget Insight
**Geplante Änderungen** Abschaltung von Budget Insight (Legacy) im Jahr 2019Budget Insight ist ein Tool für die Budgetverwaltung, das am 30. Juni 2019 abgeschaltet wird. Kunden, die die Budgetfunktion nutzen möchten, wird der Kauf des neuen SAP-Concur-Produkts Budget empfohlen, das im Laufe dieses Jahres veröffentlicht wurde. Die neue Budgetfunktion bietet einen größeren Funktionsumfang, eine verbesserte Benutzungsoberfläche und zusätzliche Integrationen mit SAP-Concur-Produkten. Dazu zählt insbesondere der Einschluss zusätzlicher Ausgabendaten aus Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel und Concur Request (vorher waren nur Daten aus Concur Expense und Concur Request verfügbar).
Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit der Deaktivierung von Budget Insight erhalten Kunden die Möglichkeit, das neue Produkt Budget zu kaufen. Dieses macht Budgets nahezu in Echtzeit sichtbar und stellt sie als Handlungsgrundlage bereit. Daraus ergibt sich ein echter Mehrwert für den Kunden.
E-Belege
**Geplante Änderungen** Neues Design für Flug-E-BelegeIm Rahmen unseres anhaltenden Engagements zur Verwendung von E-Belegen und einer mühelosen Kostenabrechnung erhalten Flug-E-Belege, die von SAP Concur basierend auf Ticket- und Coupondaten aus dem GDS und einigen TripLink-Transaktionen generiert wurden, ein neues Design.
Benutzer-/Kundennutzen: Mit dieser Änderung erhalten Flug-E-Rezepte das E-Beleg-Standardformat von SAP Concur, sodass das Benutzererlebnis in Concur Expense noch einheitlicher wird. Das Format bietet außerdem mehr Benutzerfreundlichkeit bei Nutzung von NextGen Expense. Diese Änderung beseitigt darüber hinaus Performance-/Stabilitätsprobleme für Endnutzer, denen neue E-Belege bislang in einigen Fällen nicht so schnell angezeigt werden, wie es sein sollte.
**Geplante Änderungen** Belege werden nicht mehr automatisch akzeptiertDie Technologie im Bereich E-Belege macht schnell Fortschritte. Bisher sind die Regeln zur Belegverarbeitung fest programmiert gewesen, um E-Belege zu akzeptieren und Bildanforderungen zu erfüllen. E-Belege werden aber immer häufiger verwendet und die entsprechende Gesetzgebung komplexer. Die bisherige Vorgehensweise ist deshalb nicht mehr für alle Länder und Umstände gültig.
Kunden, die ihr aktuelles Systemverhalten pflegen, also weiterhin E-Belege akzeptieren und Bildanforderungen erfüllen möchten, müssen eine benutzerdefinierte Belegregel konfigurieren.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Änderung können Kunden E-Belege weiterhin verwenden, um gesetzliche Vorgaben und Vertragsanforderungen für die Dokumentation zum Nachweis einer Ausgabe einzuhalten.
Belege
**Geplante Änderungen** Digitalisierung von Belegen (von Papier zu digital) (Frankreich)SAP Concur wird es in Kürze ermöglichen, Papierbelege in rechtskräftige digitale Kopien umzuwandeln. Mit der Digitalisierung von Belegen bietet SAP Concur Kunden zukünftig die Möglichkeit, Papierdokumente in eine rechtskräftige digitale Kopie gemäß den gesetzlichen oder behördlichen Bestimmungen des jeweiligen Landes umzuwandeln.
Sobald diese Änderung allgemein freigegeben wurde, steht diese Funktion Neu- und Bestandskunden in Frankreich sowie Kunden mit Konfigurationen in Frankreich zur Verfügung. Weitere Länder werden in zukünftigen Releases enthalten sein.
Das Startrelease für Frankreich umfasst Folgendes:
Möglichkeit zur Umwandlung von Papierbelegen in rechtskräftige digitale Kopien
Anzeigen des Status „Zertifiziert“ zum Beleg in NextGen Expense (geplante Erweiterung)
Möglichkeit zur Konfiguration einer Auditregel, die nach Ausgaben mit zertifizierten Belegen sucht
Um die Funktion zur Belegdigitalisierung verwenden zu können, müssen die Beutzer die Benutzeroberfläche von NextGen Expense nutzen. Es wird empfohlen, vor der Aktivierung dieses Dienstes eine Migration zur Benutzeroberfläche von NextGen Expense durchzuführen.
Um rechtskräftige Bilder von Belegen zu erfassen, müssen die Kunden außerdem die SAP Concur Mobile App verwenden. Sie können auch ExpenseIt mit der mobilen App verwenden, dies ist jedoch nicht erforderlich. Der Benutzer erstellt mit der mobilen App ein Foto des Papierbelegs. Sobald das Bild aufgenommen ist, wird der Digitalisierungsprozess auf das Bild angewandt. Sobald der Prozess abgeschlossen ist, wird dem Bild in der mobilen App ein Stempel hinzugefügt, der bestätigt, ob ein Beleg zertifiziert ist.
Bilder von Belegen werden dem Benutzer in NextGen Expense unter Verfügbare Ausgaben, Verfügbare Belege und in der Ausgabenliste angezeigt.
Genehmiger und Bearbeiter sehen den Status des digitalen Belegs im Kostenabrechnungs und in der Ausgabenliste in der vorhandenen Version von Concur Expense. Eine Auditregel kann angelegt werden, anhand derer zertifizierte Belege in der Ausgabenposition ermittelt werden. Ein neues Symbol wird bei zertifizierten Belegen angezeigt.
Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion ermöglicht den paperfreien Erhalt von Belegen, welche die örtlich geltenden Bestimmungen und Gesetze für die gesetzeskonforme Verarbeitung von Steuerbelegen, die von Papierform in ein digitales Format umgewandelt wurden, erfüllen.
Kundenbenachrichtigungen
Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von SAP Concur
Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: SAP Concur list of Subprocessors (nur auf Englisch)
Monatliche Browserzertifizierungen
Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von SAP Concur verfügbar. Diese finden Sie unter Neuheiten – Professional Edition.
