Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Felder für die Budgetverfolgung Ausgabeneintragsfeldern zuordnen

Sie können Felder für die Budgetverfolgung Ausgabeneintragsfeldern zuordnen. Kunden mit Feldern, die in unterschiedlichen SAP-Concur-Produkten unterschiedlich konfiguriert sind, können diese Seite zum Zuordnen der verschiedenen Felder zum gleichen Budgetverfolgungsfeld verwenden. Nicht zugeordnete Felder werden mit keinen Ausgabeneinträgen verglichen. Wenn also ein Budgetverfolgungsfeld nur einem von mehreren Produkten zugeordnet wird, werden nur die Ausgabeneinträge des zugeordneten Produkts im Budget erfasst.

Mitarbeiterzuordnung für nicht gesendete Ausgaben

Für Concur-Expense-Kunden wird die Spalte Mitarbeiter auf dieser Registerkarte angezeigt, wenn der Administrator die Option Nicht gesendete Ausgabenbeträge als ausstehend anzeigen oder Nicht gesendeten Ausgabensaldo anzeigen in den Budgeteinstellungen ausgewählt (aktiviert) hat. Wenn eine dieser beiden Optionen ausgewählt wurde, muss die Mitarbeiterzuordnung abgeschlossen werden. Andernfalls werden die nicht gesendeten Ausgabeneinträge aus Concur Expense nicht auf das Budget angewendet. Die nicht gesendeten Ausgabenposten aus „Verfügbare Ausgaben“ werden nicht mit einer Abrechnung oder einem Ausgabeneintrag verknüpft. Daher können sie nicht mit den Feldern abgeglichen werden, die auf diesen Ebenen zugeordnet sind. Die Mitarbeiterfeldzuordnung ist die einzige Zuordnung, die ein Budget auf „Verfügbare Ausgaben“ anwenden kann, bis sie einer Abrechnung hinzugefügt werden. Die Mitarbeiterdetails enthalten oft nicht die gleichen Felder wie die Kostenabrechnung. Daher stellt der Zuordnungstyp „Festwert“ oder „Beliebiger Wert“ Zuordnungsoptionen für Felder bereit, die nicht auf Mitarbeiterebene konfiguriert sind. Das Budget bewertet „Verfügbare Ausgaben“ basierend auf der Zuordnung auf Mitarbeiterebene und bewertet anschließend den Ausgabeneintrag erneut, nachdem er basierend auf der konfigurierten Ausgabenzuordnung in der Budgetfeldzuordnung einer Abrechnung hinzugefügt wurde.

So ordnen Sie Felder für die Budgetverfolgung Ausgabeneintragsfeldern zu:

  1. Klicken Sie auf der Registerkarte Felder für Budgetverfolgung auf die Registerkarte Budgetfeldzuordnung.

  2. Wählen Sie einen Zuordnungstyp und einen Zuordnungswert für die Felder aus.

    Die Spalte Zuordnungswert besitzt je nach SAP-Concur-Produkt unterschiedliche Werte. Die möglichen Optionen werden unten aufgelistet:

    Zuordnungstyp

    Beschreibung

    Keine

    Wenn Sie die Option Keine auswählen, wird Keine im Feld Zuordnungswert angezeigt und das Feld ist nun schreibgeschützt, d. h. keine Zuordnung ist definiert.

    Abrechnungsfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kostenabrechnungsfelder an.

    Eintragsfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kostenabrechnungsfelder oder Autorisierungsanforderungs-/Reiseantragsfelder an.

    Zuweisungsfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kostenabrechnungsfelder, Rechnungsfelder oder Autorisierungsanforderungs-/Reiseantragsfelder an.

    Headerfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Rechnungsfelder oder Autorisierungsanforderungs-/Reiseantragsfelder an.

    Positionsfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Rechnungsfelder an.

    Detailfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kaufanforderungsfelder an.

    Elementfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kaufanforderungsfelder an.

    Verteilungsfeld

    Wenn Sie diese Option auswählen, zeigt das Feld Zuordnungswert eine Liste der auf dieser Ebene konfigurierten Kaufanforderungsfelder an.

    Festwert

    Wenn Sie die Option Festwert auswählen, können Sie einen Standardwert in das Feld Zuordnungswert eingeben, der vom Budget beim Bewerten der Ausgabeneinträge verwendet wird. Dies ist sinnvoll, wenn das Feld nicht auf Produkt- oder Mitarbeiterebene definiert ist, Sie jedoch über einen angemessenen Standardwert für die Verwendung durch das Budget verfügen.

    Wenn z. B. das Budgetverfolgungsfeld Dient zu Schulungszwecken nicht auf Mitarbeiterebene konfiguriert ist, können Sie den Zuordnungswert Nein eingeben, da der Großteil der Ausgabeneinträge nicht zu Schulungszwecken dient. Dies ist besonders hilfreich beim Bewerten nicht gesendeter Ausgaben.

    Beliebiger Wert

    Wenn Sie die Option Beliebiger Wert auswählen, wird das Feld Zuordnungswert zu einem leeren, schreibgeschützten Feld. Das Budget betrachtet alle Werte (einschließlich NULL) in dem Budgetverfolgungsfeld für den Ausgabeneintrag als Übereinstimmung.

    Dies ist sinnvoll, wenn das Feld nicht auf Produkt- oder Mitarbeiterebene definiert ist und Sie über keinen Standardwert für die Verwendung durch das Budget verfügen, jedoch Ausgabeneinträge aus diesem Produkt erfassen möchten.

    Wenn z. B. das Budgetverfolgungsfeld Projekt nicht auf Mitarbeiterebene konfiguriert wurde, ermöglicht die Option Beliebiger Wert das Erfassen verfügbarer Ausgaben ohne das Definieren eines spezifischen Standardwerts.

  3. Klicken Sie auf Speichern.