Administrationshilfe für Concur Invoice Professional Edition

Administratorzusammenfassung für Concur Expense Professional Edition, Juli 2017

Letzte Aktualisierung: 17. August 2017

Prüfpfad

Verbesserte Prüfung gesendeter und zurückgesendeter Kostenabrechnungen

Mit dieser Version enthält das Prüfpfadprotokoll des Moduls Abrechnungen für eine Kostenabrechnung nun den vollständigen Verlauf der Änderungen, die jeder Benutzer vorgenommen hat. Diese Änderungen werden vom ersten Senden an die gesamte Lebensdauer der Abrechnung hindurch protokolliert, auch wenn die Abrechnung zurückgesendet wird. Zu diesen Änderungen gehören (unter anderem) die folgenden Vorgänge:

  • Hinzufügen, Verschieben oder Löschen von Ausgaben auf beliebige Weise, einschließlich manuell, durch Verknüpfung verfügbarer Ausgaben und durch Ausgabenverschiebung in Abrechnung
  • Ändern oder Löschen von Belegen

Nach dem Senden zurückgesendete Kostenabrechnungen enthalten Änderungen, die beim Zurücksenden vorgenommen wurden, darunter:

  • Ändern von Ausgabenpositionswerten wie Ausgabentyp, Standort, Betrag, Lieferant, Transaktionsdatum und benutzerdefinierte Feldwerte
  • Ändern von Abrechnungsheaderwerten, einschließlich Richtlinie, benutzerdefinierte Felder (Kostenstelle usw.)
  • Entfernen von Barausgaben aus der zurückgesendeten Abrechnung
  • Hinzufügen oder Entfernen von Belegbildern aus der Abrechnung oder den dazugehörigen Ausgaben

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung verbessert die Protokollfähigkeit der Prüfpfadfunktion.

Unternehmenskarte

Automatische Zuweisung über Mitarbeiter-ID bei MasterCard-Import unterstützt

Mit dieser Version wird der MasterCard-Kreditkarten-Importer erweitert, sodass er die Mitarbeiter-ID-Daten erfasst, die der Kreditkartenimport für Crédit-Mutuel-Unternehmenskarten bereitstellt. Diese Aktualisierung unterstützt eine automatische Zuweisung und bedeutet, dass Kunden, bei denen die Zuweisung fehlt, ihre Transaktion nun nicht mehr manuell abzugleichen brauchen. Jetzt erfolgt dies wie bei anderen Importern während des Imports.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Erweiterung unterstützt die automatische Zuweisung von Konten über den Kreditkartenimport für MasterCard-Crédit-Mutuel-Unternehmenskarten.

Zentraler Abgleich: Verbesserungen der CDF3-Übereinstimmungslogik

Mit dieser Version werden jetzt benutzerdefinierte CDF3-Finanzdaten verwendet, um eine Transaktion des zentralen Abgleichs einem Mitarbeiter oder einer Anforderung korrekt zuzuweisen. Diese Änderung erfolgt aufgrund der Deaktivierung benutzerdefinierter Referenzwerte (CustomRefValues) durch MasterCard. Diese Werte enthielten bisher die Daten zur Mitarbeiter-ID und/oder Anforderungs-ID, die vom zentralen Abgleich für die Zuordnung von Transaktionen genutzt wurden.

Durch diese Änderung bei MasterCard sind diese Daten jetzt nur über die Werte benutzerdefinierter Finanzdaten (CustomFinancialData) verfügbar, die beim zentralen Abgleich nun im Import referenziert werden, um die Werte für die Mitarbeiter- und Anforderungs-ID zu ermitteln.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Mit dieser Erweiterung wird die Funktion des zentralen Abgleichs an eine durch MasterCard vorgenommene Änderung angepasst, um weiterhin eine genaue Transaktionszuordnung mithilfe der Importdaten zu ermöglichen.

Expense Pay – global
Hilfe beim Sicherstellen, dass Onboarding-Informationen vollständig sind

Kunden können die Geschäftsbedingungen von Bambora (zum Einrichten von Zahlungsbearbeitungspartner-Finanzierungskonten bei Bambora) nicht länger akzeptieren, ohne alle erforderlichen Felder auszufüllen und alle erforderlichen Dokumente hochzuladen.

Benutzer, die Bambora-Onboarding-Formulare ausfüllen, bei denen die erforderlichen Informationen fehlen, dürfen den Prozess zum Akzeptieren der Geschäftsbedingungen nicht mehr fortsetzen. Wenn Daten auf einer der Leiterregisterkarten unvollständig sind, wird bei dieser Registerkarte ein roter Indikator angezeigt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Kunden wird nicht mehr der Eindruck vermittelt, dass das Antragsformular vollständig ist, wenn dies nicht der Fall ist. Wenn es möglich ist, die Geschäftsbedingungen zu akzeptieren und das Formular zu senden, ist sichergestellt, dass das Formular bei der Vorlage beim Zahlungsbearbeitungspartner vollständig ist.

Prüfungscodes durch aussagekräftigen Text ersetzt

Damit die Angaben, warum eine Mitarbeiterzahlung abgelehnt wurde, nützlicher sind, hat Concur Bambora-Rückgabewerte durch Begründungstexte ersetzt.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Anstelle eines Rückgabewerts erhalten Benutzer und Administratoren Textinformationen, die den Grund, aus dem das Banking-System eine Zahlung abgelehnt hat, besser verständlich machen.

Währungsspezifische Adressfelder für Bambora-Formulare

Concur hat die Namen von drei Adressfeldern geändert. Die Namen sind nun die richtigen für den Ort, der der gewählten Währung entspricht.

Concur hat die folgenden Felder für US-Dollar (USD) umbenannt:

Bisheriger Feldname

Neuer Feldname

Region

State (Bundesstaat)

Postcode (Postleitzahl)

ZIP Code (Postleitzahl)

Concur hat die folgenden Felder für kanadische Dollar (CAD) umbenannt:

Bisheriger Feldname

Neuer Feldname

Region

Provinz

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Lokalisierung erhöht die Benutzerfreundlichkeit für den Kunden.

Neues USD- und CAD-Kartenprogramm: Diners MasterCard

Expense Pay (global) unterstützt jetzt Diners-MasterCard-Kreditkarten bei den folgenden Währungen:

  • US-Dollar (USD)
  • kanadische Dollar (CAD)

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung bringt einen Mehrwert für unsere Kunden mit Expense Pay (global).

E-Mail-Nachricht für Kostenabrechnungsgenehmigung

Link zum Zugriff auf Kostenabrechnungen aktualisiert

Wenn ein Mitarbeiter eine Kostenabrechnung zur Genehmigung sendet, generiert Concur automatisch die E-Mail-Nachricht „Für eine Abrechnung steht Ihre Genehmigung noch aus“ und sendet sie an den Genehmiger der Kostenabrechnung. In der automatisch generierten Nachricht wurden die Links zur Kostenabrechnung, für die die Genehmigung aussteht, in einer Schaltfläche, Abrechnung anzeigen, konsolidiert.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Aktualisierung vereinfacht die E-Mail-Nachricht, wodurch sie einfacher zu verstehen ist.

Profil

AKTUALISIERUNG: Einstellung zur Barrierefreiheit in Profil

Vor Kurzem haben wir bekanntgegeben, dass die Barrierefreiheitsfunktion nicht mehr optional sein wird und standardmäßig bei allen Concur-Sites aktiviert werden wird.

Weitere Recherchen haben uns zu dem Schluss geführt, dass diese Änderung zu gemischten Ergebnissen führen würde. Unsere derzeitige Absicht ist, dass sich – für Kunden mit dem Modul Abrechnungen – die heutige Ansicht und die Verwendung des Moduls Abrechnungen nicht ändert.

Verschlüsselungsprotokoll TLS v 1.0

Unterstützung für das Verschlüsselungsprotokoll TLS v 1.0 endet – ABGESCHLOSSEN

- EU-Rechenzentrum: am Dienstag, 4. April 2017, abgeschlossen

- US-Rechenzentrum: am Mittwoch, 12. Juli 2017, abgeschlossen

Vor mehreren Monaten hatte Concur angekündigt, dass die Unterstützung der Version 1.0 des TLS-Verschlüsselungsprotokolls beendet wird und die sichereren TLS-Versionen 1.1 und 1.2 weiterhin unterstützt werden. Hintergrund: Das TLS-Protokoll ermöglicht die sichere bidirektionale Kommunikation zwischen einem Telefon oder Computer und einem cloudbasierten Dienst.

Dieser Vorgang hat mehrere Monate in Anspruch genommen und ist nun abgeschlossen.

Reisespesen

Änderung der Berechnung der Verpflegungsspesen bei gemischter Reise – Tschechische Republik

Concur hat die Berechnung von Verpflegungsspesen für die Tschechische Republik bei zwei Arten von gemischten Reisen geändert:

  • gemischte Reisen, die eine Inlandsreise von mehr als fünf Stunden und eine Auslandsreise von fünf bis zwölf Stunden umfassen
  • gemischte Reisen, die eine Auslandsreise von mehr als 12, aber weniger als 18 Stunden umfassen

Die neuen, gesetzeskonformen Berechnungen zeigt die folgende Tabelle.

VORHER UND NACHHER

Art der gemischten Reise

Bisherige Berechnung

Neue Berechnung

Inlandsreise > 5 Stunden plus

Auslandsreise > 5 Stunden und < 12 Stunden

Inlandsverpflegungsspesen plus 1/3 der vollen Auslandsverpflegungsspesen

1/3 der vollen Auslandsverpflegungsspesen

Auslandsreise > 12 Stunden und < 18 Stunden

Inlandsverpflegungsspesen plus 2/3 der vollen Auslandsverpflegungsspesen

2/3 der vollen Auslandsverpflegungsspesen

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Änderung ermöglicht Concur-Kunden, die in der Tschechischen Republik geschäftlich tätig sind, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben als Best Practice.

Unternehmenskarten

**Geplante Änderungen** neue Felder zur Erfassung von Überseetransaktionsdaten

Mit dieser Version stehen neue Felder für den japanischen Markt zur Verfügung, mit denen in Überseetransaktionen enthaltene zusätzliche Daten erfasst werden können. Dies ist nützlich für Kunden, die diese Felder in ihren Workflow- und Buchführungsauszugskonfigurationen verwenden möchten, um diese Transaktionsdaten für ihre Finanzsysteme zu erfassen.

Diese Felder sind unter anderem folgende:

  • Stadt des Händlers
  • Bundesstaat des Händlers
  • Code für Händlerland

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Erweiterung können zusätzliche Daten, die in Überseetransaktionen vorkommen, im Modul Abrechnungen erfasst werden.

Concur-Solutions-Startseite

**Geplante Änderungen** Abschnitt für schnelle Tipps soll aus Concur-Solutions-Seite entfernt werden

Der Abschnitt Schnelle Tipps der Startseite Concur Solutions (concursolutions.com) soll im Servicerelease von August entfernt werden.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Aktualisierung bereinigt die Startseite und macht es einfacher, die Informationen auf der Seite anzuzeigen und aufzurufen.

Kostenabrechnungsassistent

**Geplante Änderungen** Kostenabrechnungsassistent

Der Kostenabrechnungsassistent wird im September für Abrechnungsbenutzer zur Verfügung stehen. Im August wird es möglich sein, diese Funktion zu deaktivieren.

Der Kostenabrechnungsassistent umfasst die folgenden Funktionen:

  • Die Funktion ist standardmäßig für das Unternehmen eingeschaltet, kann aber bei Bedarf auf Unternehmensebene ausgeschaltet werden, um den Zugriff für alle Benutzer zu sperren. Wenn das Unternehmen den Zugriff auf den Kostenabrechnungsassistenten erlaubt, kann jeder einzelne Benutzer die Verwendung dieser Funktion aktivieren.
  • Wenn unter Verfügbare Ausgaben Ausgaben vorhanden sind, fügt der Kostenabrechnungsassistent sie einer Kostenabrechnung hinzu.
  • Einer zurückgesendeten Kostenabrechnung fügt der Kostenabrechnungsassistent keine Ausgaben hinzu. Ausnahme: Eine zurückgesendete Abrechnung enthält eine Transaktion, die jetzt einer Ausgabe unter Verfügbare Ausgaben entspricht.

Wenn die zurückgesendete Abrechnung z. B. eine ExpenseIt-Ausgabe enthält und sich unter Verfügbare Ausgaben eine Kreditkartentransaktion befindet, die dieser Ausgabe entspricht, dann kombiniert der Kostenabrechnungsassistent beim Zurücksenden der Abrechnung die ExpenseIt-Transaktion mit der Kreditkartentransaktion.

  • Wenn der Benutzer eine Kostenabrechnung öffnet, werden alle Transaktionen, die vom Kostenabrechnungsassistenten hinzugefügt wurden, seit der Benutzer die Abrechnung zuletzt angezeigt hat, fett markiert. Die Fettmarkierung wird entfernt, wenn der Benutzer die entsprechende Ausgabe öffnet und anzeigt.
  • Der Kostenabrechnungsassistent sendet dem Benutzer einmal pro Woche eine Zusammenfassungs-E-Mail aller Vorkommnisse in der Kostenabrechnung.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Diese Funktion automatisiert den Kostenabrechnungsprozess weiter, um die Bedienung für Endbenutzer zu vereinfachen.

Geschäftskalender

**Geplante Änderungen** erweiterter Geschäftskalender für Analyse/Intelligence

Concur plant die Freigabe des erweiterten Geschäftskalenders für Analyse/Intelligence nun im August. Mit einem Geschäftskalender können Organisationen ihre Buchhaltungszeiträume unabhängig vom Standardkalenderjahr definieren. Viele Organisationen definieren eigene Kalender, um Saisons in ihrer Branche in ihrer Rechnungslegung abzubilden, Ergebnisse mit direkten Wettbewerbern zu vergleichen und die Hauptphase des Jahresabschlusses im Januar zu vermeiden.

Der neue Geschäftskalender wird unter der Abrechnungskonfiguration bereitgestellt, der Zugriff erfolgt über Verwaltung > Abrechnungen oder Verwaltung > Rechnung.

Weitere Informationen finden Sie in den Versionshinweisen für Analyse/Intelligence.

Legacy-Concur-Expense-Autorisierungsanforderung

**Geplante Änderungen** Produktdeaktivierung

Concur plant, die Legacy-Funktion der Concur-Expense-Autorisierungsanforderung am 31. März 2018 zu deaktivieren.

Concur hat diese Funktion einigen Kunden angeboten, bevor es das eigenständige Produkt Concur Request gab. Das eigenständige Produkt Concur Request ist nun nicht nur gleichwertig, sondern verfügt über erweiterte Funktionen und vollständige Unterstützung. Kunden, die eine Antragsfunktion in Concur nutzen möchten, sollten das Produkt Concur Request erwerben und eine Migration durchführen.

Ein an Kunden gerichtetes FAQ-Dokument ist verfügbar: http://assets.concur.com/concurtraining/cte/en-us/legacy_request_retirement_faq.pdf

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Deaktivierung kann Concur seine Entwicklungsressourcen auf zusätzliche Erweiterungen des eigenständigen Produkts Concur Request konzentrieren, dessen Funktionsumfang, Innovation und Wert nun den der Legacy-Funktion übersteigen.

Microsoft IE v.10

**Geplante Änderungen** Unterstützung endet

Die Unterstützung für Browser mit der Version 10 von Microsoft Internet Explorer (IE) endet bei Concur-Produkten am 18. August 2017. Concur empfiehlt Kunden, die IE v.10 verwenden, dringend, vor diesem Datum eine Aktualisierung auf die neueste IE-Browserversion durchzuführen oder einen anderen unterstützten Browser zu verwenden.

Benutzern, die noch IE v.10 verwenden, wird ein Banner angezeigt.

USB-Chipkartenleser – Japan

**Geplante Änderungen** Unterstützung endet

Die Lösung der USB-Chipkartenleser zur Erfassung von Chipkarten-Reiseinformationen für Japan im Modul Abrechnungen nutzt ein Lesegerät, das mit einem einzelnen Computer verbunden ist. Da Microsoft die bei dieser Lösung eingesetzte ActiveX-Technik nicht mehr empfiehlt, beendet Concur die Unterstützung für die Lösung.

Wichtige Termine:

  • Am 1. August 2017 wird Concur diese Lösung nicht mehr unterstützen.
  • Nach dem 31. Dezember 2017 wird die Lösung deaktiviert und wird in Concur nicht mehr funktionieren.

Als Ersatz nutzt die aktuelle Lösung von Concur einen Netz-Chipkartenleser, den unsere japanischen Kunden bereits einsetzen. Der Netz-Chipkartenleser hat den Vorteil, dass mehrere Benutzer Transaktionen zentral importieren können.

Den Versionshinweis zum Netz-Chipkartenleser finden Sie in der Version dieses Dokuments vom Oktober 2016.

Geschäftszweck/Kundennutzen: Durch diese Deaktivierung bleiben Concur-Benutzer auf dem aktuellen Stand der Technik.

Kundenbenachrichtigungen

Nicht verbundene Unterauftragsverarbeiter von Concur

Die Liste der nicht verbundenen Unterauftragsverarbeiter ist hier verfügbar: Concur Non-Affiliated Subprocessors (nur auf Englisch)

Monatliche Browserzertifizierungen

Aktuelle sowie geplante monatliche Browserzertifizierungen sind in den weiteren monatlichen Versionshinweisen von Concur verfügbar, die Sie unter Neuheiten – Professional Edition finden.