Administration

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de tous les avis par courriel. Cette modification donnera une apparence et une convivialité plus fraîches et cohérentes à tous les services SAP Concur.

Objet professionnel/avantage pour le client : L’objectif est de fournir aux utilisateurs une apparence cohérente et mise à jour.

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d'autres services au cours du premier trimestre de 2019. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

E-Bunsho

L’icône d’horodatage de la fonctionnalité e-Bunsho est mise à jour afin de remplacer le symbole d’horloge analogique par une coche.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce changement améliore la facilité d’utilisation de la fonctionnalité.

Reçus électroniques

Deux éléments de liste de validation sont désormais renommés afin que les responsables du traitement puissent exécuter des interrogations sur des comptes de frais pour identifier les entrées de compte de frais dont les reçus ne sont pas compatibles avec la numérisation des reçus.

Les administrateurs verront maintenant les éléments de liste renommés suivants sur la page Requête du resp. du traitement :

• État de validation est renommé État de conformité numérique

• Date de validation est renommé Date de validation de la conformité numérique

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification est utile pour le traitement et la conformité des reçus électroniques.

Expense Pay – Global

Expense Pay – Global pour Concur Expense prend désormais en charge le programme de carte de crédit suivant pour le dollar canadien (CAD $) :

• Banques des États-Unis, Visa CAD

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette option supplémentaire peut accélérer le traitement des dépenses sur carte de crédit.

Les clients du secteur public peuvent recourir à Western Union Business Solutions (WUBS) pour traiter leurs paiements en dollars américains (USD).

Le produit Expense Pay – Global fonctionne de manière identique, quel que soit le partenaire de traitement de paiement configuré pour votre compte de financement. La différence de WUBS par rapport à Bambora (ou à Expense Pay classique) est la manière dont vos comptes de financement sont configurés dans Concur Expense. Chaque partenaire de traitement de paiement dispose de formulaires uniques qui doivent être remplis, soumis et approuvés dans le cadre du processus de mise en œuvre.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce partenaire de traitement de paiement supplémentaire accroît la valeur de l’offre Expense Pay – Global.

Expense Pay

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés aux comptes de frais traités. Pour assurer la conformité avec les exigences réglementaires en perpétuelle évolution et différentes selon les marchés, SAP Concur a engagé des partenaires de traitement des paiements spécialisés, expérimentés afin de développer un produit de paiement de nouvelle génération : Expense Pay – Global.

Comme il a été annoncé précédemment dans ces notes de version (septembre 2017), à compter de maintenant, SAP Concur utilisera un seul produit Expense Pay pour gérer vos affaires partout dans le monde. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos offres Expense Pay (classique) existantes (y compris NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay.) Pour les clients SAP Concur disposant d’un produit Expense Pay, Expense Pay – Global constituera notre produit d'avenir. Cette notification lance notre processus de retrait de tous les produits Expense Pay (classique) existants.

LIMITES RELATIVES À EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET À EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne soutient pas les clients qui ajoutent les devises suivantes au produit classique : Dollars américains, dollars canadiens, pesos mexicains, euros, francs suisses, couronnes danoises, couronnes suédoises ou livres sterling. Si un client a déjà mis en oeuvre et utilisé ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou la date de retrait fixée.

Objet professionnel/avantage pour le client : l’offre Expense Pay – Global intègre les pratiques d'excellence de l’industrie dans la fonctionnalité de traitement des paiements de SAP Concur.

Prochaine génération d’Expense

Mise à jour : Afin de donner suite aux commentaires des clients et d’en tirer parti, et dans le but de se conformer à l’engagement de SAP Concur à assurer une transition réussie et sans heurts, nous élaborons actuellement une stratégie révisée de déploiement pour la nouvelle génération Expense.

SAP Concur s’engage à améliorer constamment ses produits, non seulement les fonctionnalités qu'ils fournissent, mais aussi l'expérience relative à l’utilisation de ces fonctionnalités. La manière dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, ainsi que les besoins et les attentes. Nous sommes constamment à l'écoute de nos clients et sollicitons leurs commentaires sur les moyens d’améliorer l'expérience utilisateur.

La prochaine génération de Concur Expense est le fruit de l'évolution constante de l'expérience utilisateur de SAP Concur. Elle a été conçue à partir de recherches approfondies sur les utilisateurs et d'analyses de données qui incluent 680 1:1 conversations, 58 études de facilité d’utilisation, plus de 3 000 réponses à des enquêtes et 1,3 milliard d'actions mensuelles d’utilisateurs.

Les clients auront la capacité de prévisualiser et de se désinscrire de la prochaine génération de Expense avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l'interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Sécurité

SAP Concur mettra à jour un paramètre d’authentification pour les clients qui transfèrent des fichiers à destination ou en provenance de SAP Concur pour le 16 janvier 2019. Le paramètre mis à jour bloquera les comptes d’utilisateurs après cinq échecs d’authentification. Certains comptes utilisent déjà ce paramètre; cette mise à jour imposera ce paramètre à tous les comptes. Cette modification d’authentification n’a aucune incidence sur la connexion à l’application SAP Concur principale, seul le processus de transfert de fichiers est concerné.

Les URL concernées sont :

• st.concursolutions.com

• st-eu.concursolutions.com

• st-cge.concursolutions.com

Les clients dont le compte est bloqué peuvent joindre le service à la clientèle de SAP Concur pour le faire débloquer.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité renforce la sécurité pour les clients qui accèdent à des fichiers d'extraction et d’importation.

Modifications prévues

Les éléments de cette section visent les versions futures. Concur se réserve le droit de reporter l’implémentation de toute amélioration/modification mentionnée ici ou de la supprimer complètement.

Administration

Alors que SAP Concur continue à prendre de l’expansion, il faut prendre des mesures pour améliorer les performances de notre système afin de répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur entreprise.

Notre objectif général est d'améliorer de manière significative la performance des services SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre magasin de données de production. En réduisant les données dans le système de production, il est possible d’utiliser la mémoire du serveur plus efficacement, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C'est pourquoi SAP Concur développe un processus d'archivage pour les utilisateurs désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d'archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » de notre magasin de données de production vers un magasin de données pour l’établissement de rapports séparé.

Avantage pour l’utilisateur/le client : Le déplacement des données d’utilisateurs désactivés accélère le traitement des transactions. En outre, il fournit un environnement plus sécurisé pour les renseignements personnels des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT!

Nous expérimentons actuellement le processus et évaluons les résultats. Notre objectif est de nous assurer que les clients ne sont pas affectés négativement, que nous avons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d'archivage apporte les résultats souhaités.

Il n'y a pas de date cible pour la mise en œuvre de ce nouveau processus. Nous l’annoncerons à l’avance par l’entremise des notes de version.

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à entrer d’identifiants de connexion supplémentaires. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes.

• Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et pour SAP Concur.

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Budget

Dans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Surveillance budget

Surveillance budget est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Nous conseillons aux clients qui souhaitent utiliser une fonctionnalité de budget d’acheter le nouveau produit Budget que SAP Concur a sorti plus tôt cette année. Ce nouveau produit Budget offre plus de fonctionnalités, une IU améliorée et des intégrations supplémentaires avec les produits SAP Concur. Citons notamment l’inclusion des données de dépenses supplémentaires issues de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données issues de Concur Expense et Concur Request étaient disponibles).

Objet professionnel/avantage pour le client : Le retrait de Surveillance budget permettra aux clients d’acheter le nouveau produit Budget, qui présente pour eux l’avantage de rendre leurs budgets plus visibles et exploitables en temps réel.

Administration de la société

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux produits SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation. L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Admin de la société.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Reçus électroniques

La technologie liée aux reçus électroniques évolue rapidement. Aujourd'hui, les règles de gestion des reçus sont figées dans le code pour accepter les reçus électroniques afin de répondre aux exigences en matière d'image. À l’avenir, alors que les reçus électroniques se généralisent et que la législation les concernant devient plus complexe, ce n’est pas une hypothèse valable pour tous les pays et dans toutes les circonstances.

Les clients qui souhaitent conserver le comportement de leur système actuel, c’est-à-dire continuer à accepter les reçus électroniques pour répondre aux exigences en matière d’image, devront configurer une règle de reçu personnalisée.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra aux clients qui utilisent des reçus électroniques de continuer à respecter les exigences réglementaires et contractuelles en matière de documentation pour justifier une dépense.

Admin. utilisateur de test

SAP Concur retire de l’outil Admin. utilisateur de test la fonctionnalité permettant de supprimer les transactions d’utilisateur de test dans Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra à SAP Concur d'allouer plus de ressources au développement et à la maintenance des fonctionnalités utilisées par une grande partie ou la majorité de nos clients.

Administration de la formation

Pour simplifier la page Administration de la formation, la fonctionnalité et le contenu seront modifiés.

En plus de ces modifications de contenu, l'accès à la page Administration de la formation sera déplacé de Admin. de la société vers Outils.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications rendront la page Administration de la formation plus facile à trouver et à utiliser.

Notifications aux clients

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur list of Subprocessors (anglais seulement)

Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles depuis Nouveautés - Professional Edition.