Administration

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Initialement, le problème décrit ici ne concernait que les sociétés qui utilisent Concur Expense. À partir de janvier, les courriels d'autres services SAP Concur (tels que Travel et Concur Pay) seront transférés vers la nouvelle infrastructure de courriel.

Nous continuerons à ajouter d’autres services. Veuillez consulter les notes de version pour savoir quand les modifications supplémentaires seront mises en œuvre.

Toutes les entreprises doivent prendre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles et sensibles de leurs employés. Conformément aux meilleures pratiques recommandées en matière de sécurité, n'oubliez pas que les champs personnalisés ne doivent pas contenir de données personnelles et sensibles.

ÉTAPES SUIVANTES

Si votre entreprise utilise actuellement les champs personnalisés pour stocker des données personnelles ou sensibles (par ex., numéros de sécurité sociale, noms de membres de la famille ou toute autre information d'identification personnelle), vous devez supprimer ces informations de vos champs existants au sein du service et modifier votre configuration actuelle.

Pour en savoir plus, consultez la FAQ (anglais seulement).

Budget

Les workflows sont maintenant disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible pour Budget offerte par SAP Concur permet aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement adaptés en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « validée ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Expense Pay

Les produits Expense Pay (classique) de SAP Concur exécutent les paiements associés aux comptes de frais traités. Pour assurer la conformité avec les exigences réglementaires en perpétuelle évolution et différentes selon les marchés, SAP Concur a engagé des partenaires de traitement des paiements spécialisés, expérimentés afin de développer un produit de paiement de nouvelle génération : Expense Pay – Global.

Comme il a été annoncé précédemment dans ces notes de version (septembre 2017), à compter de maintenant, SAP Concur utilisera un seul produit Expense Pay pour gérer vos affaires partout dans le monde. Le produit Expense Pay – Global de SAP Concur remplacera nos offres Expense Pay (classique) existantes (y compris NA Pay, EMEA Pay, puis APA Pay.) Pour les clients SAP Concur disposant d’un produit Expense Pay, Expense Pay – Global constituera notre produit d'avenir. Cette notification lance notre processus de retrait de tous les produits Expense Pay (classique) existants.

EXPENSE PAY – DATE DE RETRAIT POUR L’AMÉRIQUE DU NORD : 1er septembre 2019

Plus de 4000 clients ont déjà migré vers Expense Pay – Global. Les clients utilisant des paiements en dollars américains et dollars canadiens doivent modifier leur abonnement au service d'amortissement de « Expense Pay - Amérique du Nord », à « Expense Pay - Global » avant la date du retrait du 1er septembre 2019. Expense Pay – Global prend en charge aujourd’hui les devises suivantes : USD, CAD, GBP, et Euro. Les clients utilisant d'autres devises sur Expense Pay classique ne sont pas obligés de migrer ces devises cette année, mais sont invités à démarrer le processus de migration. Communiquez avec paymigration@concur.com pour discuter de votre migration et la planifier.

LIMITES RELATIVES À EXPENSE PAY – AMÉRIQUE DU NORD ET À EXPENSE PAY – EMEA

SAP Concur ne soutient pas les clients qui ajoutent les devises suivantes au produit classique : Dollars américains, dollars canadiens, pesos mexicains, euros, francs cuisses, couronnes danoises, couronnes suédoises ou livres sterling. Si un client a déjà mis en œuvre et utilisé ces devises avec le produit classique, il peut continuer à les utiliser jusqu’à la migration vers la nouvelle plateforme ou la date de retrait fixée.

Objet professionnel/avantage pour le client : l’offre Expense Pay – Global intègre les pratiques d'excellence de l’industrie dans la fonctionnalité de traitement des paiements de SAP Concur.

Transports publics japonais (JPT)

La base de données des gares et lignes des transports publics japonais a subi des modifications lors de sa gestion, notamment des ajouts, des modifications de noms et des suppressions.

Objet professionnel / avantage pour le client : Dans Concur Expense, les listes reflètent toujours les gares et lignes actuelles des transports publics japonais.

Prochaine génération d’Expense

Mise à jour : Afin de donner suite aux commentaires des clients et d’en tirer parti, et dans le but de se conformer à l’engagement de SAP Concur à assurer une transition réussie et sans heurts, nous élaborons actuellement une stratégie révisée de déploiement pour la nouvelle génération Expense.

SAP Concur s’engage à améliorer constamment ses produits, non seulement les fonctionnalités qu'ils fournissent, mais aussi l'expérience relative à l’utilisation de ces fonctionnalités. La manière dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, ainsi que les besoins et les attentes. Nous sommes constamment à l'écoute de nos clients et sollicitons leurs commentaires sur les moyens d’améliorer l'expérience utilisateur.

La prochaine génération de Concur Expense est le fruit de l'évolution constante de l'expérience utilisateur de SAP Concur. Elle a été conçue à partir de recherches approfondies sur les utilisateurs et d'analyses de données qui incluent 680 1:1 conversations, 58 études de facilité d’utilisation, plus de 3 000 réponses à des enquêtes et 1,3 milliard d'actions mensuelles d’utilisateurs.

Les clients auront la capacité de prévisualiser et de se désinscrire de la prochaine génération de Expense avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l'interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Gestionnaire des paiements

Pour les clients qui disposent d’Expense Pay ou d’Expense Pay - Global, l’outil Rapprochement de l’extraction comptable a été déplacé en novembre 2018 de Outils > Admin. Concur Classic vers Outils > Gestionnaire des paiements > Surveiller les lots.

L’ancien chemin d'accès (Admin. Concur Classic) est Administration > Société > Outils > Admin. Concur Classic > Gestionnaire de remboursement > Extraire le rapprochement.

Le nouveau chemin d'accès (Gestionnaire des paiements) est désormais Administration > Société > Outils > Gestionnaire des paiements > Surveiller les lots > Rapprochement de l'extraction comptable.

Dans cette version, la page d’origine du Gestionnaire de remboursement (Administration > Société > Outils > Admin. Concur Classic > Gestionnaire de remboursement) a été retirée.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification garantit que tous les clients utilisent la nouvelle page.

Indemnités de déplacement

Pour mieux prendre en charge les modifications règlementaires norvégiennes pour les clients utilisant les indemnités de déplacement pour la Norvège, SAP Concur a mis à jour la fonctionnalité pour les questions d’arrondi et les déplacements prolongés :

• Arrondi – Toutes les indemnités de déplacement seront arrondies à la couronne la plus proche.

• Déplacements prolongés – SAP Concur a modifié la logique qui sert à calculer les déplacements prolongés.

  La configuration la plus courante des propriétés de calcul est la suivante :

  • jours_de_déplacement_prolongé : 29

  • Montant_de_la_société_pour_déplacement_national_prolongé : 202 couronnes norvégiennes (NOK)

  • Facteur_de_la_société_pour_déplacement_prolongé : 75 %

Avec cette configuration, le comportement suivant sera observé pour les déplacements prolongés :

Si un déplacement dure plus de 28 jours consécutifs au même endroit hors de la Norvège, l’indemnité de repas selon les tarifs en vigueur dans le pays est réduite à 75 % à compter du 29e jour. Le même facteur est également appliqué aux déductions pour les repas fournies sur la base des taux du pays. Le facteur de déplacement prolongé n'est pas appliqué aux indemnités de repas en fonction des taux du SKD, ni aux déductions pour les repas fournies basées sur les taux du SKD.

Si un déplacement dure plus de 28 jours consécutifs au même endroit à l’intérieur de la Norvège, l’indemnité de repas selon les taux en vigueur dans le pays est réduite à 202 NOK à compter du 29e jour. Les déductions pour les repas fournis ne sont pas appliquées les journées utilisant ce taux réduit. Le montant pour le déplacement prolongé n'est pas appliqué aux indemnités pour les repas selon les taux du SKD.

Objet professionnel/avantage pour le client : Les meilleures pratiques en termes de respect des obligations légales sont appliquées.

Administration

Les clients devront accéder aux produits et services SAP Concur par l’entremise des domaines suivants :

• *.concursolutions.com

• *.concurcdc.cn

Cette modification est prévue pour le 8 juin 2019.

SAP Concur recommande aux clients de migrer vers l'un des domaines le plus tôt possible, s'ils n'utilisent pas déjà l'un d'eux.

Pour toute question concernant cette modification, veuillez communiquer avec appsec@sap.com.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra aux clients d'accéder aux services SAP Concur de manière cohérente et sécurisée.

Authentification

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

La fonctionnalité de connexion composite permet aux utilisateurs d'utiliser un ID de connexion qui n'inclut pas de domaine pour se connecter aux produits SAP Concur.

Tous les utilisateurs qui utilisent uniquement leur nom d'utilisateur (p. ex: johndoe) pour se connecter devront utiliser leur Nom de connexion CTE plutôt que leur ID de connexion pour se connecter aux produits SAP Concur.

SAP Concur ne prendra plus en charge les URL de page de connexion pour la connexion composite. L'URL typique d'une page de connexion composite comprend le nom de l'entité (p. ex : entité = pxxxxxxxxx) et se présente ainsi : https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx.

Tous les clients utiliseront la page de Connexion standard pour accéder aux produits SAP Concur. Le page de connexion standard est https://www.concursolutions.com/nui/signin.

L’obsolescence des pages de connexion composite pour www.concursolutions.com est prévue pour le 11 mai 2019.

IMPACTS SUR LES UTILISATEURS

Les utilisateurs qui se connectent à une page de connexion composite (https://www.concursolutions.com/signin.asp?entity=pxxxxxxxxx) et qui n'utilisent pas le symbole arobas (@) dans leur nom d'utilisateur devront cliquer sur le lien Vous avez oublié votre nom d'utilisateur? de la page Connexion pour récupérer leur nom d'utilisateur sans assistance (préféré) ou contacter l'administrateur de leur société pour obtenir leur Nom de connexion CTE. Les mots de passe des utilisateurs restent les mêmes.

La fonctionnalité de l’authentification unique (SSO) n’est pas touchée par cette modification. Les utilisateurs suivants ne seront pas concernés, car ils ne se connectent pas par l’intermédiaire de https://www.concursolutions.com :

• SSO des services Web de SAP Concur

• Nom d’utilisateur/mot de passe de l’application mobile de Concur

• SSO de l’application mobile de Concur

Objet professionnel/avantage pour le client : La mise en obsolescence de cette fonctionnalité améliore la stabilité de la connexion et les taux de réussite de connexion, tout en réduisant la dépendance à la connexion.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

Dans une version future, SAP Concur ajoutera une nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié à la page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour.

Actuellement, en fonction de la configuration de la société, il peut y avoir plusieurs autres options disponibles pour le processus de mot de passe oublié. Lorsque la nouvelle fonctionnalité de Mot de passe oublié deviendra disponible (prévue le 11 mai), ces options supplémentaires seront supprimées. Il s'agit de :

• Questions de sécurité : Les utilisateurs ne recevront plus d'invites aux questions de sécurité pour authentifier la connexion.

• Texte sur la page : Le texte personnalisé de l'entreprise ne s'affichera plus.

• Indices pour le mot de passe : L’option, Envoyez-moi un courriel avec l'indice de mon mot de passe, ne sera plus disponible.

Toutes ces options de consentement sont décrites dans les pages suivantes.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs et simplifie l’expérience utilisateur.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) pourront démarrer le processus de connexion avec le code SSO sur www.concursolutions.com. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes (prévue dans une version future)

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

Le champ du mot de passe dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, 310 ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser les mots de passe en groupe. SAP Concur modifiera la fonctionnalité dans les importations pour que le champ de mot de passe ne soit utilisé que lorsqu'un compte d'utilisateur est créé. Le champ ne sera plus utilisé pour mettre à jour ou réinitialiser en groupe les mots de passe utilisateur. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Cette modification concerne les fonctionnalités d'importation d’employé et d'utilisateur.

IMPORTATION D'EMPLOYÉ

Le champ du mot de passe restera disponible dans les ensembles de fiches 100, 300, 305, 310, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système. Les fonctionnalités de mise à jour et de remplacement du mot de passe sur la fiche 100 ne seront plus utilisées.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: Employee Import Specification (anglais seulement).

IMPORTATION D'UTILISATEUR

Le champ du mot de passe restera disponible dans le modèle Excel téléchargeable, mais ne sera lu que lors d’une importation initiale du fichier ou lors de la création d'un nouvel utilisateur dans le système. Les utilisations ultérieures du champ seront ignorées par le système.

Pour des informations générales sur cette fonctionnalité, reportez-vous au guide Shared: User Import User Guide (anglais seulement).

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification offre une sécurité accrue pour les mots de passe des utilisateurs.

Ces modifications font partie de l'engagement de SAP Concur à préserver une authentification sécurisée.

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux produits SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation. L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) est un outil de remplacement pour les clients utilisant la configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et un nouvel outil pour les clients qui souhaitent désormais implémenter l'authentification unique au sein de leur organisation. La configuration SSO existante sur la page Clés de sécurité et le nouvel outil de SSO en libre-service seront tous deux disponibles jusqu'à ce que tout le monde ait migré vers le nouvel outil de SSO en libre-service.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Surveillance budget

Surveillance budget est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Nous conseillons aux clients qui souhaitent utiliser une fonctionnalité de budget d’acheter le nouveau produit Budget que SAP Concur a sorti plus tôt cette année. Ce nouveau produit Budget offre plus de fonctionnalités, une IU améliorée et des intégrations supplémentaires avec les produits SAP Concur. Citons notamment l’inclusion des données de dépenses supplémentaires issues de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données issues de Concur Expense et Concur Request étaient disponibles).

Objet professionnel/avantage pour le client : Le retrait de Surveillance budget permettra aux clients d’acheter le nouveau produit Budget, qui présente pour eux l’avantage de rendre leurs budgets plus visibles et exploitables en temps réel.

Reçus électroniques

Dans le cadre de notre engagement continu en matière de reçus électroniques et dans l’optique d’une création de comptes de frais sans effort, les reçus électroniques pour les billets d'avion générés par SAP Concur en fonction des données figurant sur le billet et le coupon du GDS et de certaines transactions TripLink changent d’apparence.

Avantage pour l’utilisateur/le client : Cette modification ramène les reçus électroniques pour les billets d'avion au format des reçus électroniques standard de SAP Concur, offrant aux utilisateurs une expérience plus cohérente relativement à Concur Expense. Le format est également plus pratique pour les utilisateurs utilisant la prochaine génération de Concur Expense. Cette modification élimine aussi les problèmes de performance/stabilité pour les utilisateurs finaux, qui ne voient parfois pas les nouveaux reçus électroniques pour les billets d’avion aussi rapidement qu'ils le devraient.

La technologie liée aux reçus électroniques évolue rapidement. Aujourd'hui, les règles de gestion des reçus sont figées dans le code pour accepter les reçus électroniques afin de répondre aux exigences en matière d'image. À l’avenir, alors que les reçus électroniques se généralisent et que la législation les concernant devient plus complexe, ce n’est pas une hypothèse valable pour tous les pays et dans toutes les circonstances.

Les clients qui souhaitent conserver le comportement de leur système actuel, c’est-à-dire continuer à accepter les reçus électroniques pour répondre aux exigences en matière d’image, devront configurer une règle de reçu personnalisée.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra aux clients qui utilisent des reçus électroniques de continuer à respecter les exigences réglementaires et contractuelles en matière de documentation pour justifier une dépense.

Reçus

SAP Concur permettra bientôt la conversion de reçus papier en copies numériques ayant une valeur légale. La numérisation des reçus permettra aux clients de SAP Concur de convertir un reçu papier en copie numérique légale conformément aux autorités réglementaires ou gouvernementales de leur pays.

Une fois disponible pour une mise en circulation générale, cette fonctionnalité sera disponible pour les nouveaux clients et les clients existants en France et ceux ayant des configurations en France. D'autres pays seront inclus dans les versions futures.

La version initiale pour la France comprendra les caractéristiques suivantes :

• L’activation de la conversion des reçus papier en copies numériques ayant une valeur légale

• L’affichage du statut « Certifié » du reçu dans la prochaine génération de Concur Expense (amélioration prévue)

• La possibilité de configurer une règle de contrôle qui recherche les dépenses avec des reçus certifiés

La fonctionnalité Numérisation des reçus requiert que les utilisateurs utilisent l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense. Il est recommandé aux clients de migrer vers l'interface utilisateur de la prochaine génération de Concur Expense avant d'activer ce service.

Pour saisir des images de reçu légales, les clients doivent aussi utiliser l'application mobile SAP Concur et peuvent utiliser ExpenseIt avec l'application mobile, bien que ExpenseIt ne soit pas requis. L'utilisateur prendra une photo du reçu papier avec l'application mobile. Une fois la photo prise, le processus de numérisation est appliqué à l'image. Une fois le processus terminé, une estampille s'affiche sur l'image du reçu dans l'application mobile pour confirmer si le reçu est certifié ou non.

Les images des reçus s'afficheront pour les utilisateurs de la prochaine génération de Concur Expense dans Dépenses disponibles, Reçus disponibles, et dans la liste des dépenses.

Les approbateurs et responsables du traitement verront le statut du reçu numérique dans le compte de frais et la liste des dépenses de la version existante de Concur Expense. Une règle de contrôle identifiant les reçus certifiés sur la ligne de dépense peut être créée. Une nouvelle icône s'affichera pour les reçus certifiés.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit une option de reçu sans papier conforme aux exigences et réglementations locales concernant le traitement et la conformité des reçus d’impôts du format papier au format numérique.