Administration

SAP Concur est en train de mettre à jour le format de tous les avis par courriel. Cette modification donnera une apparence et une convivialité plus fraîches et cohérentes à tous les services SAP Concur.

Objet professionnel/avantage pour le client : L’objectif est de fournir aux utilisateurs une apparence cohérente et mise à jour.

Courriels d’approbation

Pour les sociétés qui utilisent cette fonctionnalité, sa suppression signifie que le contenu des courriels actuellement reçus par leurs utilisateurs qui approuvent des comptes de frais changera.

AVANT LE 11 DÉCEMBRE 2018

Lorsqu’elle est activée, cette fonctionnalité permet à un approbateur d’approuver (ou de rejeter) un compte de frais en répondant au courriel.

APRÈS LE 11 DÉCEMBRE 2018

Après la suppression de cette fonctionnalité, l’approbateur peut approuver le compte de frais soit dans l’application mobile de SAP Concur, soit sur le site www.concursolutions.com.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification comblera une lacune en matière de sécurité et permettra à SAP Concur d'allouer plus de ressources à des fonctionnalités utilisées par une grande partie ou la majorité de nos clients.

Administration des devises

À la suite du changement de l’unité monétaire effectué par la banque centrale du Vénézuéla vers le bolivar souverain (VES), le bolivar fuerte (VEF) a cessé d’être une monnaie légale. Par conséquent, SAP Concur a supprimé la devise bolivar fuerte (VEF) de Concur Expense.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification soutien les clients de SAP Concur qui utilise la devise du Bolivar.

Modification de l’infrastructure de courriel **En cours**

SAP Concur est en train de passer à une nouvelle infrastructure de courriel pour les courriels sortants de nos produits vers les utilisateurs de SAP Concur. C'est pourquoi les entreprises qui filtrent les courriels entrants en fonction de l'adresse IP d'envoi doivent ajouter les nouvelles adresses IP dans leur liste des expéditeurs fiables, pour que leurs utilisateurs reçoivent des courriels de SAP Concur.

Concur Expense uniquement : Veuillez noter qu’à ce stade, le problème décrit ici ne concerne que les sociétés qui utilisent Concur Expense et filtrent les courriels entrants en fonction des adresses IP. (Cela s’applique à toutes les éditions de Concur Expense, que la société l’utilise de façon indépendante ou intégrée avec un autre produit ou service de SAP Concur.) Les autres services de SAP Concur (comme Travel et Concur Pay) ne sont pas concernés actuellement.

D’autres changements sont prévus pour le premier trimestre 2019. Veuillez noter que toutes les sociétés concernées seront avisées longtemps à l'avance et que des options de gestion de ce problème leur seront proposées.

Assistant de dépenses

L'assistant de dépenses peut créer automatiquement des comptes de frais basés sur les déplacements et ajouter des dépenses basées sur les déplacements à ces comptes de frais. Actuellement, l’assistant de dépenses crée automatiquement des comptes de frais mensuels comme des flux de dépenses d'un utilisateur dans Concur Expense. C'est ce qu’on appelle la création d'un compte de frais basé sur le calendrier.

Avec cette amélioration, l’assistant de dépenses peut créer l'un des deux types de comptes de frais suivants : compte de frais basé sur le calendrier et basé sur le déplacement. Si l’assistant de dépenses crée un compte de frais basé sur le déplacement, l’assistant de dépenses crée automatiquement un compte de frais basé sur un déplacement spécifique réservé dans Concur Travel et renseigne le compte de frais avec les dépenses du client entre les dates de début et de fin du déplacement.

Les utilisateurs utilisant l’assistant de dépenses pourront uniquement demander à l’assistant de dépenses de créer automatiquement des comptes de frais basés sur un calendrier ou un déplacement, et non sur les deux types.

Le type de comptes de frais créés par l'assistant de dépenses est défini au niveau du groupe.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité automatise davantage le processus de comptes de frais et simplifie l’expérience utilisateur.

Transports publics japonais (JPT)

La base de données des gares et lignes des transports publics japonais a subi des modifications lors de sa gestion, notamment des ajouts, des modifications de noms et des suppressions.

Objet professionnel / avantage pour le client : Dans Concur Expense, les listes reflètent toujours les gares et lignes actuelles des transports publics japonais.

Prochaine génération d’Expense

Mise à jour : Afin de donner suite aux commentaires des clients et d’en tirer parti, et dans le but de se conformer à l’engagement de SAP Concur à assurer une transition réussie et sans heurts, nous élaborons actuellement une stratégie révisée de déploiement pour la nouvelle génération Expense.

SAP Concur s’engage à améliorer constamment ses produits, non seulement les fonctionnalités qu'ils fournissent, mais aussi l'expérience relative à l’utilisation de ces fonctionnalités. La manière dont les utilisateurs interagissent avec la technologie change au fil du temps, ainsi que les besoins et les attentes. Nous sommes constamment à l'écoute de nos clients et sollicitons leurs commentaires sur les moyens d’améliorer l'expérience utilisateur.

La prochaine génération de Concur Expense est le fruit de l'évolution constante de l'expérience utilisateur de SAP Concur. Elle a été conçue à partir de recherches approfondies sur les utilisateurs et d'analyses de données qui incluent 680 1:1 conversations, 58 études de facilité d’utilisation, plus de 3 000 réponses à des enquêtes et 1,3 milliard d'actions mensuelles d’utilisateurs.

Les clients auront la capacité de prévisualiser et de se désinscrire de la prochaine génération de Expense avant la date butoir obligatoire.

Objet professionnel/avantage pour le client : Le résultat est la prochaine génération de l'interface utilisateur Concur Expense conçue pour offrir une expérience utilisateur moderne, cohérente et rationalisée. Cette technologie fournit non seulement une interface utilisateur améliorée, mais permet également à SAP Concur de réagir plus rapidement aux demandes des clients afin de répondre aux besoins changeants au fur et à mesure.

Produits et utilisateurs concernés : Afin de tirer avantage de ces améliorations, les clients Expense devront migrer vers Expense nouvelle génération. Les informations suivantes concernent l’échéancier et les ressources disponibles pour s'assurer que ce processus se passe sans heurts et efficacement pour tous les utilisateurs.

Ces modifications d’IU s’appliquent aux éléments suivants :

• Toutes les éditions de Concur Expense (Professional/Premium et Standard)

• Les utilisateurs finaux ; il n’y a aucun changement pour les approbateurs, les responsables du traitement et les administrateurs

IMPORTANT! Échéancier et jalons

Trois jalons sont importants pour les clients, dans le cadre de leur transition des IU existantes vers Expense nouvelle génération.

• Nous sommes actuellement dans la période de prévisualisation : Durant celle-ci, les nouvelles IU sont disponibles pour les clients du monde entier. Nous incitons les administrateurs/utilisateurs influents à se servir de cette période de prévisualisation pour se familiariser avec les nouvelles interfaces et nouveaux processus. Le moment est également idéal pour commencer à mettre à jour les documents de formation internes et préparer l’organisation pour cette transition inévitable.

• Disponibilité générale (période d’adoption) : La période de prévisualisation sera suivie de la mise à disposition générale. Lors de cette période, Expense nouvelle génération sera complète ; toutes les fonctionnalités offertes par les IU existantes seront disponibles.

  Les clients doivent se servir de cette période pour mettre en œuvre le plan de transition de leur organisation vers les IU d’Expense nouvelle génération.

• Transition obligatoire vers Expense nouvelle génération : Tous les clients devront passer à Expense nouvelle génération. De cette manière, SAP Concur continue d’offrir une expérience utilisateur cohérente pour tous ses clients ainsi qu’une assistance produit haut de gamme.

  Les clients sont invités à accomplir les tâches nécessaires afin d'assurer une transition sans heurts pour leur organisation, lors de la période de prévisualisation puis celle de mise à disposition générale.

Gestionnaire des paiements

Pour les clients qui disposent d’Expense Pay ou d’Expense Pay - Global, l’outil Accounting Extract Reconciliation (rapprochement d'extraction comptable) est déplacé de Outils > Admin. Concur Classic vers Outils > Gestionnaire des paiements > Surveiller les lots.

L’ancien chemin d'accès (Admin. Concur Classic) était Administration > Société > Outils > Admin. Concur Classic > Gestionnaire de remboursement > Extraire le rapprochement.

Le nouveau chemin d'accès (Gestionnaire des paiements) est désormais Administration > Société > Outils > Gestionnaire des paiements > Surveiller les lots > Accounting Extract Reconciliation (rapprochement d'extraction comptable).

Les pages d’origine du Gestionnaire de remboursement (Administration > Société > Outils > Admin. Concur Classic > Gestionnaire de remboursement) seront retirées d’ici à la fin du premier trimestre 2019.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification place l’outil dans un endroit plus pratique pour les gestionnaires de remboursement et leur permet de ne plus utiliser les pages d’origine du Gestionnaire de remboursement.

Indemnités de déplacement

SAP Concur a créé deux nouvelles propriétés de calcul du système afin de prendre en charge les déplacements nationaux prolongés. Les noms des nouvelles propriétés de calcul du système sont les suivants :

• (tarif gouvernemental) extended_trip_domestic_govt_amount

• (tarif de la société) extended_trip_domestic_comp_amount

Ces nouvelles propriétés de calcul sont utilisées pour les déplacements nationaux supérieurs à 28 jours. À partir du 29e jour de voyage, les nouvelles propriétés de calcul sont utilisées. Le montant par défaut de chaque propriété est de 195 couronnes norvégiennes (NOK).

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification aide les clients SAP Concur à se conformer aux dispositions légales.

Administration

Alors que SAP Concur continue à prendre de l’expansion, il faut prendre des mesures pour améliorer les performances de notre système afin de répondre aux attentes des clients et aux besoins de leur entreprise.

Notre objectif général est d'améliorer de manière significative la performance des services SAP Concur en réduisant la quantité de données stockées dans notre magasin de données de production. En réduisant les données dans le système de production, il est possible d’utiliser la mémoire du serveur plus efficacement, ce qui réduit le temps de traitement des transactions. C'est pourquoi SAP Concur développe un processus d'archivage pour les utilisateurs désactivés par leurs employeurs depuis au moins trois ans. Le processus d'archivage déplace ces données d’utilisateurs « désactivés » de notre magasin de données de production vers un magasin de données pour l’établissement de rapports séparé.

Avantage pour l’utilisateur/le client : Le déplacement des données utilisateur désactivées accélère le traitement des transactions. En outre, il fournit un environnement plus sécurisé pour les renseignements personnels des utilisateurs inactifs.

IMPORTANT!

Nous expérimentons actuellement le processus et évaluons les résultats. Notre objectif est de nous assurer que les clients ne sont pas affectés négativement, que nous avons pris en compte tous les scénarios pertinents et que le processus d'archivage apporte les résultats souhaités.

Il n'y a pas de date cible pour la mise en œuvre de ce nouveau processus. Nous l’annoncerons à l’avance par l’entremise des notes de version.

SAP Concur prévoit d'ajouter une nouvelle page de Connexion offrant aux utilisateurs qui se connectent à l’aide d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe une expérience mise à jour. Les utilisateurs qui ont recours à l'authentification unique (SSO) se connecteront sans avoir à entrer d’identifiants de connexion supplémentaires. Cette modification devrait intervenir courant 2019.

La nouvelle page de Connexion proposera les options suivantes :

• Connexion en deux étapes : offre une sécurité renforcée, conforme aux normes actuelles de l’industrie, et présente un meilleur taux de réussite de connexion.

• Connexion multi-comptes : permet aux administrateurs de se connecter avec plusieurs comptes.

• Suppression de l’indice de mot de passe : renforce la sécurité pour les utilisateurs et pour SAP Concur.

• Avatar d’utilisateur : améliore l'expérience utilisateur (prévu dans une version future).

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications améliorent la sécurité et offrent une expérience plus rapide et pratique aux utilisateurs qui se connectent aux produits et services de SAP Concur.

Budget

Dans une version future, les workflows seront disponibles dans Budget. Un workflow détermine comment le système achemine des factures, des comptes de frais et des demandes pour leur approbation et les différentes étapes de leur traitement. La fonctionnalité de workflow flexible de SAP Concur pour Budget permettra aux sociétés de concevoir des workflows spécifiquement conçus en fonction de leurs besoins.

En l’absence de vérification, les budgets peuvent être entièrement consommés bien avant la fin d’une période ou d’un exercice, ce qui limite les possibilités d’une organisation et oblige certains propriétaires de budget à dépasser leur budget. De plus, de telles dépenses précipitées impliquent que des dépenses plus importantes (pour l’organisation) seront refusées car le budget aura déjà été consommé pour des dépenses moins importantes.

L’intégration d’un contrôle budgétaire dans un workflow ajoute de la valeur. Les règles de contrôle et règles d’étape de workflow peuvent aider les organisations à obtenir un meilleur contrôle quand il est nécessaire de s’adapter à des besoins précis.

Il est tout aussi important de déterminer le moment auquel un élément de dépense est considéré comme validé par rapport à un budget. Dans la plupart des organisations, la validation intervient quand l’élément de dépense est payé ; il est alors passé par la plupart, voire la totalité des étapes d’approbation. Dans d’autres organisations, la validation intervient bien plus tôt. Dès lors qu’une demande d'achat ou demande d’autorisation est approuvée, elle est considérée comme « promise ».

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité offrira aux clients un meilleur contrôle des dépenses de leur budget et leur permettra par exemple d’éviter de dépasser leur budget prématurément au cours d’une période budgétaire ou d’un exercice budgétaire.

Surveillance budget

Surveillance budget est un outil de gestion budgétaire qui sera retiré le 30 juin 2019. Nous conseillons aux clients qui souhaitent utiliser une fonctionnalité de budget d’acheter le nouveau produit Budget de SAP Concur, sorti plus tôt cette année. Ce nouveau produit Budget offre plus de fonctionnalités, une IU améliorée et des intégrations supplémentaires avec les produits SAP Concur. Citons notamment l’inclusion des données de dépenses supplémentaires issues de Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request (auparavant, seules les données issues de Concur Expense et Concur Request étaient disponibles).

Objet professionnel/avantage pour le client : Le retrait de Surveillance budget permettra aux clients d’acheter le produit Budget, qui présente pour eux l’avantage de rendre leurs budgets plus visibles et exploitables en temps réel.

Administration de la société

L'authentification unique permet aux utilisateurs d'accéder à plusieurs applications via un seul ensemble d'identifiants de connexion. Actuellement, SAP Concur propose deux méthodes pour se connecter : avec un nom d'utilisateur et un mot de passe, ou par authentification unique à l’aide d’informations d'identification du fournisseur d'identité (IdP), comme les identifiants de connexion de l’utilisateur au sein de son organisation.

SAP Concur envisage d'ajouter la fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) aux produits SAP Concur, pour offrir aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique au sein de leur organisation. L'authentification unique est actuellement prise en charge pour Concur Expense, Invoice, Request et Travel.

Les autres produits et services SAP Concur ne relèvent pas de cette première version.

La nouvelle fonctionnalité Gérer l’identification unique (SSO) sera accessible depuis la page Administration > Société > Admin de la société.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette fonctionnalité fournit aux clients SAP Concur une option de libre-service pour la configuration de l'authentification unique.

Expense Pay – Global

Les clients du secteur public pourront recourir à Western Union Business Solutions (WUBS) pour traiter leurs paiements en dollars américains (USD).

Le produit Expense Pay – Global fonctionne de manière identique, quel que soit le partenaire de traitement de paiement configuré pour votre compte de financement. La différence de WUBS par rapport à Bambora (ou à Expense Pay classique) est la manière dont vos comptes de financement sont configurés dans Concur Expense. Chaque partenaire de traitement de paiement dispose de formulaires uniques qui doivent être remplis, soumis et approuvés dans le cadre du processus de mise en œuvre.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ce partenaire de traitement de paiement supplémentaire accroît la valeur de notre offre Expense Pay – Global.

Admin. utilisateur de test

SAP Concur retire de l’outil Admin. utilisateur de test la fonctionnalité permettant de supprimer les transactions d’utilisateur de test dans Concur Expense, Concur Invoice, Concur Travel et Concur Request.

Objet professionnel/avantage pour le client : Cette modification permettra à SAP Concur d'allouer plus de ressources au développement et à la maintenance des fonctionnalités utilisées par une grande partie ou la majorité de nos clients.

Administration de la formation

Afin de simplifier la page Administration de la formation, celle-ci ne contiendra plus d’onglets ; seul le contenu actuel de l’onglet Autre URL demeurera.

En plus de cette modification, l'accès à la page Administration de la formation sera déplacé de Admin. de la société vers Outils.

Objet professionnel/avantage pour le client : Ces modifications rendent la page plus facile à trouver et à utiliser.

Notifications aux clients

La liste des sous-traitants non affiliés à Concur se trouve ici (anglais seulement) : SAP Concur list of Subprocessors (anglais seulement)

Les certifications mensuelles du navigateur, actuelles et prévues, sont disponibles avec les autres notes de version mensuelles de SAP Concur, accessibles depuis Nouveautés - Professional Edition.