Il delegato di un approvatore può essere autorizzato a visualizzare l'anteprima di tutte le note spese/richieste nella coda di approvazione dell'approvatore. Il delegato non può approvare la nota spese/richiesta; piuttosto, il suo compito è quello di garantire che la nota spese/richiesta sia pronta per la revisione e l'approvazione dell'approvatore.

Il delegato rivede ogni nota spese/richiesta, verifica la presenza di incongruenze, controlla le ricevute e, se necessario, effettua la restituzione al dipendente per eventuali correzioni. Una volta pronto, il delegato invia una notifica all'approvatore indicando che la nota spese/richiesta è pronta per la sua revisione.

Una volta che al delegato sono state assegnate le autorizzazioni adeguate, egli accede alla coda di approvazione dell'approvatore nella maniera consueta. Il delegato apre la nota spese/richiesta desiderata e rivede le informazioni, verifica le ricevute e così via. Quando è pronto, fa clic su Avvisa l'addetto all'approvazione.

Quando il delegato seleziona Avvisa l'addetto all'approvazione:

• L'approvatore riceve un'e-mail che indica che la nota spese/richiesta è stata rivista dal delegato.

• Nella coda di approvazione viene visualizzata un'icona in modo che l'approvatore sappia che la nota spese/richiesta è stata rivista. Questa icona è visibile a tutti gli utenti che possono visualizzare questa coda, sia i delegati che l'approvatore.

Notare che:

• Se il delegato ha rivisto erroneamente la nota spese/richiesta, seleziona Contrassegna come non esaminato. L'icona "Esaminato" viene rimossa dalla coda di approvazione, in modo che l'approvatore sappia che la nota spese/richiesta non è pronta.

• L'azione del delegato si rispecchia nella sequenza di revisione, la quale è visibile all'utente, al delegato e all'approvatore.