Le eccezioni sono messaggi visualizzati a livello di fattura, voce o dettaglio di spesa per indicare a un dipendente, all'approvatore e/o al personale addetto alla contabilità che una regola non è stata rispettata.

Terminologia

• Codice eccezione: un codice univoco composto da 1-8 caratteri alfanumerici, assegnato a ciascuna eccezione. Questo codice viene definito dal sistema di codifica interna del cliente.

• Livello eccezione: un numero assegnato a ciascuna eccezione che determina il livello di gravità di una regola. Spetta all'azienda determinare i vari livelli. È possibile definire, in Flusso di lavoro, un'impostazione che impedisca a un dipendente di inviare una fattura contenente eccezioni di un determinato livello.

Tipi di eccezione

Le eccezioni vengono visualizzate nelle fatture tramite un'icona rossa, gialla o blu.

• Rosso: indica un errore che deve essere risolto per poter inviare la fattura. Il dipendente potrebbe non essere in grado di inviare una fattura finché il problema non viene risolto.

• Giallo: indica un avviso o un messaggio informativo. Il dipendente può inviare le fatture.

• Blu: indica che l'Elaboratore fattura ha cancellato l'eccezione (rossa o gialla).

L'Elaboratore fattura può visualizzare tutte le eccezioni, compresi il codice e il numero di livello nel messaggio di eccezione. Il dipendente e l'approvatore non possono visualizzare queste informazioni. Ad esempio:

• Il messaggio di eccezione per l'elaboratore indica quanto segue: Codice: EXCEED, Livello: 3, Il totale fattura supera $ 5000

• Il dipendente e l'approvatore visualizzano invece solo: Il totale richiesta supera $ 5000