Potendo visualizzare un PDF dell'ordine di acquisto così come lo visualizzerà il fornitore che lo riceverà tramite e-mail, si ha a disposizione una vista unica del processo complessivo di creazione dalla richiesta di acquisto all'ordine di acquisto. In questo modo è possibile verificare le informazioni in un'unica vista, compresi l'indirizzo, l'e-mail e i commenti per il fornitore.

Inoltre, è possibile visualizzare tutti i documenti associati a un determinato ordine di acquisto, ottenendo così una panoramica di tutti i documenti trasmessi a un fornitore.

Tra questi figurano i documenti caricati da:

• gli amministratori che configurano gli ordini di acquisto in Configurazione ordine di acquisto

• gli utenti che creano le richieste di acquisto e selezionano l'opzione Includere nella trasmissione del PO

• gli approvatori che approvano le richieste di acquisto e selezionano l'opzione Includere nella trasmissione del PO

• gli elaboratori degli ordini di acquisto che elaborano le richieste di acquisto e selezionano l'opzione Includere nella trasmissione del PO

Per visualizzare l'anteprima di un ordine di acquisto in formato PDF:

1. Nella pagina Tutti gli ordini fare doppio clic sull'ordine di acquisto desiderato.
2. Fare clic su Anteprima. Viene visualizzata la finestra Anteprima ordine di acquisto.

È possibile correggere le voci selezionate nella finestra Anteprima ordine di acquisto e aggiungere uno o più indirizzi e-mail in base alle necessità. Se sono presenti più indirizzi e-mail, i fornitori potranno vedere tutti gli altri destinatari nel campo A dell'e-mail stessa. In questo modo si impedisce che lo stesso ordine di acquisto venga evaso da più contatti fornitore.

Per modificare il testo predefinito (corpo, indirizzo, istruzioni, ecc.), l'amministratore della Configurazione fatture utilizza lo strumento Configurazione ordine d'acquisto (Amministrazione > Fattura > Configurazione ordine d'acquisto).

Per modificare eventuali dati dell'ordine di acquisto presenti nel PDF, aprire l'effettivo ordine di acquisto e modificare i campi.

È inoltre possibile inviare l'ordine di acquisto via e-mail da questa finestra facendo clic su Trasmissione.

Se si modifica l'indirizzo e-mail Da con un altro nome di dominio diverso dall'indirizzo ConcurSolutions.com e si tenta quindi di trasmettere l'e-mail, verrà visualizzato un messaggio di avviso.