Gli utenti di Budget possono visualizzare le informazioni dettagliate per un determinato budget, nonché filtrare e cercare i budget. Potranno visualizzare le stesse informazioni che visualizzavano nella pagina Panoramica budget, inclusi una suddivisione grafica del budget in percentuale Spesa, In sospeso, Rimanente e Oltre, il consumo del budget nel tempo, un grafico che visualizza l'importo speso per tipo di spesa e un grafico a barre sulle tendenze di spesa.

Gli utenti possono esportare dati dei budget sotto forma di transazioni o riepilogati per tipo di spesa. Essi possono inoltre applicare filtri per ridurre le dimensioni del file di foglio di calcolo di esportazione. Questi filtri sono disponibili per categoria di prodotto (Richiesta, Spesa, Fattura e Richiesta di acquisto), stato transazione (In sospeso e Spesa) e intervallo di date.

Inoltre, gli utenti visualizzeranno ulteriori dettagli sul budget speso e in sospeso per fatture, richieste di acquisto, note spese e richieste di autorizzazione.

Inclusione o esclusione della quantità in sospeso nel budget rimanente

Per impostazione predefinita, la quantità in sospeso non viene inclusa nel calcolo della quantità rimanente. La quantità rimanente è pari alla quantità del budget meno la quantità spesa. La quantità in sospeso può essere approvata o meno.

Gli utenti potrebbero richiedere il controllo sulla quantità rimanente nel budget. Se intendono includere la quantità in sospeso nel calcolo della quantità rimanente, gli utenti possono farlo richiedendo all'amministratore di selezionare (attivare) l'opzione Include Pending Amount in Remaining Amount calculation (Includi importo in sospeso nel calcolo dell'importo rimanente) in Impostazioni budget. Con questa opzione, la quantità rimanente è pari alla differenza tra l’importo del budget e la quantità spesa e la quantità in sospeso. Gli utenti possono contare sulle quantità in sospeso da approvare e pertanto fare in modo che la quantità rimanente rifletta realisticamente la quantità ancora a disposizione.

Visualizzazione della sequenza di revisione di una voce di budget

I proprietari budget possono visualizzare la sequenza di revisione di una voce di budget facendo clic sul menu Dettagli di un budget nella pagina panoramica e selezionando Sequenza di revisione. Le sequenze di revisione forniscono informazioni sulle azioni eseguite dal proprietario budget e dall'amministratore budget su una specifica voce di budget.

La finestra Sequenza di revisione visualizzata mostra quattro schede, Intestazione, Persone, Filtri e Importo. Queste schede sono descritte nella tabella seguente.

Confronto del consumo del budget nel tempo

I proprietari budget possono visualizzare il consumo del loro budget in base al periodo su una linea cronologica, nei grafici a barre del Dashboard budget. Nella pagina Panoramica budget, i proprietari budget devono passare il puntatore sul riquadro per visualizzare la linea cronologica. Tuttavia, quando passano alla pagina Dettagli, i proprietari budget visualizzano la linea cronologica per impostazione predefinita senza dover passare il puntatore sul riquadro. Se un periodo budget si estende su un anno o un trimestre, gli utenti visualizzeranno i mesi rilevanti nella linea cronologica. Se un periodo budget dura solo un mese, gli utenti visualizzeranno i giorni nella linea cronologica.

Visualizzazione dell’importo speso per ogni tipo di spesa

I dettagli di un budget visualizzano anche un grafico che mostra l'importo speso per tipo di spesa.

Durante la revisione delle voci di spesa, gli utenti possono visualizzare quanto è stato speso o quanto è in sospeso per ogni tipo di spesa. Per eseguire questa operazione, gli utenti possono selezionare il collegamento Categorie di spesa. Questa visualizzazione mostra ogni tipo di spesa con il relativo importo speso e in sospeso per ogni prodotto con importo totale del budget.

Visualizzazione della tendenza di spesa per l’anno

Il grafico a barre Tendenza di spesa mostra lo stato dei periodi di budget del proprietario del budget nel corso di un intero anno. I proprietari dei budget possono visualizzare due barre per ciascun periodo di budget: l’importo del budget (barra colorata in tinta unita) e l’importo totale di spesa (l’importo totale di spesa equivale a una parte della barra in tinta unita, mentre l’importo totale in sospeso equivale a una parte della barra a righe) per un periodo specifico in una visualizzazione trimestrale o mensile. La barra che visualizza l’importo totale di spesa è composta dall’importo totale di spesa e dall’importo totale in sospeso.

Inoltre, i proprietari dei budget possono passare con il cursore del mouse sopra ciascuna barra per visualizzare i dettagli del budget di un determinato mese.

Se un budget si basa su un anno intero, la visualizzazione mensile mostra l’importo del periodo di budget diviso per il numero di periodi contabili (generalmente 12 mesi) per calcolare gli importi di budget mensili. Per la visualizzazione trimestrale, l’importo del periodo di budget viene moltiplicato per tre per calcolare l'importo di budget trimestrale nel grafico. L’utilizzo del budget (di spesa e in sospeso) si basa sui dati effettivi mensili anche per i budget annuali e trimestrali.

La seguente tabella descrive lo stato di un periodo di budget visualizzato dai proprietari dei budget se passano con il cursore del mouse su una barra nel grafico a barre Tendenza di spesa.

Il grafico a barre utilizza i colori verde, giallo e rosso, con il seguente significato:

• Verde: l’utilizzo del budget è inferiore al limite di avviso (valore predefinito: 80%)

• Giallo: l’utilizzo del budget è corrispondente o superiore al limite di avviso

• Rosso: l’utilizzo del budget è corrispondente o superiore al limite di controllo (valore predefinito: 100%)

Esportazione dei dati del budget

I proprietari del budget possono esportare i dati del budget in un foglio di calcolo Excel, in modo da poter analizzare i dettagli di spesa. In una sola volta è possibile esportare fino a 12.500 voci.

Per esportare i dati di budget, i proprietari possono fare clic su Esporta dati nella pagina Dettagli budget.

Nella finestra Export Spending Data, i proprietari budget possono selezionare le seguenti opzioni in:

• Tipo di dati (Dati voci o Dati categoria di spesa)

• Intervallo di date

• Categoria prodotto (Spesa, Fattura, Richiesta di acquisto, Carta di credito, Richiesta o Tutte le categorie)

• Stato transazione (In sospeso e Spesa, Spesa o In sospeso)

  Dopo la selezione delle opzioni, il proprietario budget può selezionare il pulsante Esporta dati per esportare i dati di budget in un foglio di calcolo.

Adeguamenti budget per i proprietari budget

I proprietari budget possono aggiungere adeguamenti a un budget, a condizione che l'amministratore budget abbia attivato per loro questa funzionalità. In tal caso, i proprietari budget visualizzano un pulsante Aggiungi adattamento nella pagina Dettagli budget del Dashboard budget.

Quando il proprietario budget fa clic su Aggiungi adeguamento, viene visualizzata la finestra Aggiungi adeguamento, in cui è possibile inserire informazioni sul budget da adeguare. I proprietari budget possono utilizzare la seguente tabella per compilare i dettagli dell'adeguamento.