Lo scopo della panoramica budget è quello di consentire agli utenti di visualizzare rapidamente i budget e le quantità spese, rimanenti e in sospeso. Gli utenti Concur Expense possono visualizzare anche l'importo non speso. Gli importi non spesi consentono ai proprietari budget di visualizzare il saldo delle voci di spesa non ancora inviate e rappresentano una combinazione di note spese non inviate e spese disponibili non allegate a una nota spese. Un proprietario budget, ad esempio, potrebbe voler visualizzare i budget per prendere decisioni di spesa o conoscere la quantità rimanente. Potrebbero anche voler confrontare un anno di budget con un altro.

Un utente del budget può utilizzare la funzionalità di filtro e di ricerca per trovare i budget.

Un filtro periodo consente agli utenti di selezionare un anno (per impostazione predefinita è selezionato l'anno budget corrente) e un periodo budget. Quando gli utenti fanno clic sul filtro periodo, viene visualizzata una finestra in cui è possibile selezionare l'anno a budget e il tipo di periodo (mensile, trimestrale e/o annuale). È possibile selezionare anche più trimestri e mesi per i budget del periodo.

Il filtro periodo visualizza solo informazioni rilevanti per l'utente. Se, ad esempio, un utente non dispone di budget annuali o trimestrali in un anno fiscale, questi periodi fiscali non compariranno nell'elenco. Questa regola si applica anche agli anni fiscali. Se una società ha definito anni fiscali e budget per cinque anni, ma l'utente possiede budget solo per l'anno in corso, può selezionare solo l'anno corrente.

Facendo clic sull'opzione Budget con intervallo di date gli utenti possono filtrare il budget in base all'anno e all'intervallo di date facendo clic sui pulsanti rilevanti. È anche possibile selezionare più intervalli di date.

Se un utente utilizza la funzionalità di filtro di ricerca, può digitare il nome del budget che sta cercando nel campo di ricerca. Quando inizierà la digitazione, noterà che la funzionalità di ricerca è strutturata in categorie di pertinenza per una visualizzazione più semplice, ossia Show Budgets (Mostra budget), Show Budgets With Category (Mostra budget con categoria) e Show Budgets Owned By (Mostra budget di).

Gli utenti possono anche utilizzare stringhe di ricerca per cercare i budget. La tabella sottostante descrive i termini disponibili da utilizzare durante la creazione di una stringa di ricerca nel campo di ricerca. Questi termini sono desunti dalle voci di budget.

Un utente budget può visualizzare un determinato budget che indica la quantità già spesa (Spesa), la quantità in attesa di approvazione (In sospeso) e la quantità ancora da spendere (Rimanente). Gli utenti Expense possono visualizzare anche l'importo non speso (Non speso), purché l'amministratore abbia attivato la funzionalità. La percentuale indica la quantità di budget già spesa. Gli utenti budget possono fare clic sul riquadro stesso per visualizzare ulteriori dettagli di un determinato budget.

I grafici a barre per ogni budget presentano colori diversi, per semplificare la visualizzazione delle quantità spese, in sospeso o rimanenti. Gli amministratori budget possono configurare la percentuale nei campi Percentuale limite di avviso e Percentuale limite di controllo di Impostazioni budget. La codifica colori è mappata come segue:

• Verde equivale all'80% o meno del budget speso o in sospeso

• Giallo equivale all'80-99% del budget speso o in sospeso

• Rosso equivale al 100% o più del budget speso o in sospeso

Gli utenti possono scegliere se visualizzare le informazioni sul budget in una vista riquadro o in una vista elenco. Se scelgono la vista elenco, gli utenti possono fare clic sulla freccia accanto a un budget per visualizzare le quantità spese, in sospeso, rimanenti o non spese (se configurato, solo Concur Expense). Inoltre, facendo clic sulla freccia nella parte superiore, vengono espansi tutti i budget per mostrare il totale speso, in sospeso, rimanente e non speso.

Spesa di budget dall'inizio dell'anno alla data attuale

I proprietari budget possono visualizzare informazioni relative al periodo dall'inizio dell'anno alla data attuale e correlate a un budget. Per i budget mensili e trimestrali, l'importo si baserà sull'importo del budget dell'attuale periodo più i periodi precedenti dell'anno fiscale in corso.

Le informazioni relative al periodo dall'inizio dell'anno alla data attuale sono accessibili tramite la vista a schede e ad elenco in Panoramica budget. Per la vista a schede, gli utenti devono fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro del budget e selezionare Vista YTD. Per la vista ad elenco, gli utenti devono espandere il budget facendo clic sulla freccia blu di espansione sulla destra della finestra.

Quando il proprietario budget fa clic sul pulsante Vista YTD per aprire la vista dall'inizio dell'anno alla data attuale, visualizzerà la relativa finestra che indica la tendenza della spesa di budget dall'inizio dell'anno fiscale a oggi.

Confronto del consumo del budget nel tempo

I proprietari budget possono visualizzare il consumo del loro budget in base al periodo su una linea cronologica, nei grafici a barre del Dashboard budget. La linea cronologica confronta il consumo del budget nel tempo: se il consumo è distribuito equamente su ogni giorno del periodo, i proprietari budget possono capire se è al di sotto o al di sopra della pianificazione. La linea cronologica aiuta i proprietari budget a tracciare il budget speso e ad assicurarsi così che non si verifichi un superamento della pianificazione. Per visualizzare la linea cronologica nella pagina Panoramica budget, i proprietari budget devono passare il puntatore sul riquadro di un budget. Se un periodo budget si estende su un anno o un trimestre, gli utenti visualizzeranno i mesi rilevanti nella linea cronologica. Se un periodo budget dura solo un mese, gli utenti visualizzeranno i giorni nella linea cronologica.

Visualizzazione di budget condivisi

I proprietari budget possono visualizzare tutti i propri budget nella sezione I miei budget, nella parte superiore della panoramica. Un utente con ruolo Responsabile/Approvatore budget o Visualizzatore budget può visualizzare i budget condivisi da altri proprietari nella sezione Budget condivisi della panoramica. I budget condivisi presentano il nome del proprietario del budget nel prefisso.

Creazione di budget del team

I budget del team consentono ai proprietari di budget di creare e gestire autonomamente budget per i propri team. Si tratta di una funzionalità particolarmente utile per i responsabili di livello inferiore, che potrebbero ricevere un importo budget informale dal proprio superiore diretto senza usufruire di un buon modo per tracciare la spesa dei propri team a fronte di un budget, e che, grazie ai budget del team, possono creare con facilità un budget del team e tracciare la spesa del proprio team a fronte di un importo nel tempo, eliminando inoltre la dipendenza dagli amministratori dei budget.

Per creare un budget del team, i proprietari fanno clic su Aggiungi budget del team, aggiungono le informazioni richieste nella finestra visualizzata, quindi fanno clic su Salva.

Esportare dati nella pagina Panoramica budget

I proprietari budget possono condividere le informazioni sul budget con utenti esterni a SAP Concur. Facendo clic sul collegamento Invia a Excel nella pagina Panoramica budget, i clienti possono esportare le stesse informazioni disponibili nell'opzione vista elenco del Dashboard budget, inclusi alcuni campi aggiuntivi, in un foglio di calcolo Excel. I campi aggiuntivi includono: Original Budget Amount (Importo budget originale), ossia l'importo immesso in una voce di budget senza rettifica; Adjusted Budget Amount (Importo budget rettificato), ossia l'importo proveniente da importazioni ed esportazioni di rettifiche nelle voci di budget; Period Type (Tipo periodo); Budget Category (Categoria budget); Budget Type (Tipo budget).