Ogni serie di ricevute deve essere accompagnata dalla copertina del fax, poiché i codici a barre sulla copertina del fax identificano la fattura cui sono associate le ricevute.

Invio delle ricevute via fax

Per inviare ricevute via fax:

1. Completare la fattura come di consueto.

2. Selezionare Stampa > Scansione/Copertina fax della fattura. Viene visualizzata la copertina.

3. Fare clic su Stampa.

4. Dopo aver stampato la copertina del fax, fare clic su Chiudi.

5. Leggere le istruzioni per l'invio via fax contenute nella copertina e nella sezione Suggerimenti per l'invio via fax di seguito riportata.

6. Inserire le ricevute in una busta di plastica trasparente oppure incollarle con del nastro adesivo su un foglio formato Lettera (o A4) distinto per inviarle via fax.

7. Posizionare la copertina del fax - seguita dalle ricevute - in un fax e trasmetterle utilizzando il numero di digitalizzazione indicato sulla copertina del fax.

Dopo aver ricevuto ed elaborato il fax, l’immagine dovrebbe essere disponibile per la visualizzazione in Concur Invoice dopo circa cinque minuti. Per visualizzare le ricevute inviate via fax, selezionare Visualizza immagine o Azioni > Visualizza immagine.

Notare quanto segue:

• Se sono state inviate via fax le ricevute errate (prima dell'invio della fattura) è possibile procedere all'eliminazione e riprovare.

• Per qualsiasi problema, fare riferimento alle seguenti note e alle informazioni su Risoluzione dei problemi riguardanti i fax.

Pagina di stato

È possibile che al PDF venga allegata una pagina di stato, in cui si comunica la mancata elaborazione dei file (ad esempio a causa della protezione password o di un tipo di file errato). La pagina di stato non fornisce nomi di file o il motivo dell'errore. Tuttavia, in essa vengono indicati i file non elaborati, ad esempio File 1 riuscito, File 2 non riuscito, File 3 riuscito. Quindi, è possibile rivedere il PDF e stabilire quali file debbano essere corretti e caricati di nuovo.

Notare quanto segue:

• Se tutti i file vengono elaborati correttamente, la pagina di stato non verrà prodotta.

• Se l'elaborazione di alcuni file non riesce, la pagina di stato viene visualizzata con l'elenco degli errori e delle corrette elaborazioni.

• Se nessuno dei file viene elaborato correttamente, il PDF conterrà solo la pagina di stato.

Suggerimenti per l'invio via fax

• Inserire le ricevute richieste in una busta di plastica trasparente oppure incollarle con del nastro adesivo su un foglio formato Lettera o A4 distinto per inviarle via fax.

• È possibile inviare contemporaneamente più pagine di ricevute ammesso che la copertina fax associata alla fattura sia inserita come prima pagina della sequenza di fax.

• Le ricevute gialle generalmente non risultano leggibili se inviate via fax. SAP Concur consiglia di fare una fotocopia delle ricevute gialle e di inviare via fax la copia.

• La copertina del fax deve corrispondere alla prima pagina della trasmissione.

• Per inviare ulteriori ricevute per la stessa fattura, o se le ricevute inviate non risultassero leggibili, trasmetterle via fax utilizzando la copertina associata alla stessa fattura precedentemente utilizzata per la trasmissione iniziale. Le ricevute saranno allegate all'invio precedente.

• Se, quando si fa clic su Visualizza ricevute, viene visualizzato un messaggio di errore in cui viene indicato che il browser non riconosce il formato del file oppure viene richiesto di aprire il file con un'altra applicazione, è necessario scaricare l'ultima versione di Adobe Acrobat Reader per installare il plug-in del browser. Il messaggio di errore fornisce un collegamento al sito Web di Adobe o a un sito interno definito dall'amministratore di Concur.

• Se si perde inavvertitamente la copertina fax, stamparne un'altra dalla stessa fattura.

• I delegati possono visualizzare le immagini delle ricevute relative alle fatture che stanno preparando per conto di un altro utente di Fattura.

• È possibile ricevere un'e-mail di notifica in cui viene indicato che il fax è stato inviato correttamente e che è dunque disponibile per la visualizzazione.

• I responsabili dell'approvazione possono accedere alle immagini delle ricevute mediante il collegamento Visualizza ricevute, una volta ricevuta la notifica indicante che la fattura è in attesa di approvazione.

• È possibile inviare via fax e allegare immagini digitalizzate alla stessa fattura.