Categoria budget

Gruppo di tipi di spese dal quale gestire i budget.

Valuta di budget

Valuta di una voce di budget. Le voci di budget vengono sempre visualizzate nella loro divisa e hanno priorità sull'impostazione della divisa in Impostazioni profilo. Le voci di spesa vengono convertite nella divisa di budget in base alla data di invio o della fattura/spesa. Le fatture, richieste d'acquisto, note spese o richieste di autorizzazione effettive non vengono convertite.

Dashboard budget

Il dashboard mostra la spesa di budget alla data odierna, inclusa quella preapprovata, nel budget di un approvatore e consente ai responsabili di visualizzare i propri budget e adottare decisioni informate.

Voce di budget

Budget annuale con indicazione di anno fiscale, proprietario budget, nome budget e descrizione.

Periodo di budget

Parte della voce di budget. A seconda del tipo di periodo, la voce di budget include uno o più periodi budget. Ogni periodo budget è associato a un periodo contabile e include un importo di budget per il periodo fiscale e la voce di budget specificati.

Campi per tracciamento budget

Concur Invoice, Expense e Request Professional Edition offrono flessibilità nella selezione dei campi di fatture, richieste di acquisto, note spese e richieste che si desidera monitorare ai fini del budget. Questa flessibilità richiede ulteriori fasi di configurazione rispetto alle Standard Edition. Se tutti i campi che necessitano di tracciamento budget sono già definiti nello strumento Moduli e campi per fatture, richieste d’acquisto, note spese e richieste, è sufficiente identificarli nella scheda Campi per tracciamento budget della configurazione budget. I campi per tracciamento budget possono essere mappati a campi personalizzati, campi di unità organizzative e qualsiasi campo di testo fornito da SAP Concur.

Gerarchia responsabili

Una gerarchia responsabili è composta dai responsabili a cui gli utenti riportano, direttamente o indirettamente. Se un utente o un amministratore ha definito un responsabile budget per una voce budget, le voci di spesa verranno associate alla voce budget se il mittente delle voci di spesa riporta a un responsabile elencato nella scheda Gestisci responsabili (facoltativo) della voce budget.

I responsabili elencati nella scheda Gestisci responsabili (facoltativo) dispongono del ruolo Approvatore budget/Responsabile.

NOTA: per visualizzare la scheda Gestisci responsabili (facoltativo), l'amministratore deve avere selezionato (attivato) questa opzione in Impostazioni budget.

Criteri di corrispondenza

Note spese, fatture, richieste d’acquisto e richieste di autorizzazione possono essere abbinate a una o più voci budget. I criteri di corrispondenza sono i seguenti:

• Un tipo di spesa di una posizione o un'assegnazione corrisponde a una categoria di budget di una voce budget

  • Se una voce budget è sprovvista di una categoria budget, per la corrispondenza viene accettato qualsiasi tipo di spesa

• Il mittente della fattura, della richiesta d’acquisto, della nota spese o della richiesta di autorizzazione riporta a un approvatore budget elencato in una gerarchia responsabili di una voce budget

  • Se una voce budget è sprovvista di una gerarchia responsabili, vengono accettate voci da qualsiasi utente, indipendentemente dalla struttura organizzativa

• Una Data transazione nota spese, una Data richiesta d’acquisto, una Data fattura richiesta di pagamento o una Data di fine richiesta di autorizzazione rientra in un periodo fiscale associato a un periodo budget

  • Se un periodo fiscale è contrassegnato come inattivo, la voce di spesa verrà abbinata al successivo periodo fiscale attivo

  • Se non sono attivi periodi fiscali futuri, la voce di spesa non verrà associata ad alcuna voce budget

Tipo periodo

Ogni voce budget è caratterizzata da un tipo periodo. Il tipo periodo determina il livello di controllo di una voce budget. Gli amministratori possono selezionare un tipo annuale, trimestrale o mensile.

Esempio: se gli amministratori selezionano un tipo periodo mensile, la voce budget viene controllata mensilmente ed è necessario inserire importi budget per ogni periodo mensile. Le voci budget vengono visualizzate nei dashboard budget per ogni mese e il budget rimanente utilizza gli importi mensili mese per mese.

Voce di spesa

Voce specifica che utilizza una parte del budget, ad esempio un'assegnazione di una spesa, una voce di spesa, un'assegnazione di una fattura, una posizione di una fattura, un'assegnazione di una richiesta di acquisto, una posizione di una richiesta di acquisto, una spesa prevista per una richiesta o un segmento della richiesta.

Una voce di spesa può fare riferimento a una o più voci budget.