Strona tytułowa faksu musi towarzyszyć każdemu zestawowi rachunków, ponieważ kody paskowe na stronie tytułowej identyfikują fakturę, z którą powiązane są rachunki.

Wysyłanie rachunków faksem

Aby przesłać rachunki faksem:

1. Uzupełnij swoją fakturę jak zwykle.

2. Wybierz opcje Drukuj > Strona tytułowa skanu/faksu z fakturą. Wyświetlona zostanie strona tytułowa.

3. Kliknij przycisk Drukuj.

4. Po wydrukowaniu strony tytułowej faksu kliknij opcję Zamknij.

5. Przeczytaj instrukcje dotyczące przesyłania faksem na stronie tytułowej oraz w poniższej sekcji Wskazówki dotyczące wysyłania faksów.

6. Ułóż rachunki w przezroczystej plastikowej koszulce lub przyklej je taśmą do osobnej kartki w formacie A4 (lub 8,5 x 11 cali).

7. Umieść stronę tytułową faksu, a po niej rachunki, w faksie i prześlij je na numer usługi obrazowania widoczny na stronie tytułowej faksu.

Po otrzymaniu i przetworzeniu faksu obraz powinien być dostępny do wyświetlania w module Concur Invoice w ciągu około pięciu minut. Aby wyświetlić rachunki przesłane faksem, wybierz pozycje Wyświetl obraz lub Czynności > Wyświetl obraz.

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli przesłano faksem nieprawidłowe rachunki (przed przedłożeniem faktury), możesz je usunąć i spróbować ponownie.

• Jeśli występują problemy, zapoznaj się z poniższymi uwagami oraz informacjami: Rozwiązywanie problemów związanych z faksami.

Strona statusu

Strona statusu może być dołączona do pliku PDF, wskazując, że pliki nie zostały przetworzone (na przykład z powodu ochrony hasłem lub nieprawidłowego typu pliku). Strona statusu nie zawiera nazw plików ani powodu niepowodzenia. Jednak dostępne są informacje o plikach zawierających błędy, np. Plik nr 1 powodzenie, Plik nr 2 niepowodzenie, Plik nr 3 powodzenie. Możesz zweryfikować plik PDF i określić, które pliki należy poprawić i przesłać ponownie.

Należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

• Jeśli przetwarzanie żadnego z plików nie zakończyło się niepowodzeniem, strona statusu nie istnieje.

• Jeśli przetwarzanie niektórych plików zakończyło się niepowodzeniem, strona statusu wymienia pomyślne i niepomyślne przypadki.

• Jeśli przetwarzanie wszystkich plików zakończyło się niepowodzeniem, plik PDF składa się tylko ze strona statusu.

Wskazówki dotyczące wysyłania faksów

• Ułóż potrzebne rachunki w przezroczystej plastikowej koszulce lub przyklej je taśmą do osobnej kartki w formacie A4 (lub 8,5 x 11 cali).

• Można przesyłać wiele stron rachunków, jeśli tylko pierwsza strona faksu powiązana z fakturą umieszczona jest jako pierwsza strona faksowanej sekwencji.

• Żółte rachunki zazwyczaj nie są czytelne po przefaksowaniu. SAP Concur zaleca, aby wykonać fotokopię żółtego rachunku, a następnie przesłać faksem kopię.

• Pierwsza strona faksu musi pojawić się jako pierwsza strona transmisji.

• Aby przesłać dodatkowe rachunki dla tej samej faktury lub jeśli rachunek jest nieczytelny, przefaksuj rachunki przy użyciu strony tytułowej powiązanej z fakturą, która została użyta podczas pierwotnej transmisji. Rachunki zostaną dołączone do wcześniejszej transmisji.

• Jeśli klikniesz opcję Wyświetl rachunki i otrzymasz komunikat o błędzie, informujący, że przeglądarka nie rozpoznaje formatu pliku lub prosi o otwarcie pliku za pomocą innej aplikacji, konieczne jest wtedy pobranie najnowszej wersji aplikacji Adobe Acrobat Reader, aby zainstalować wtyczkę przeglądarki. Komunikat o błędzie podaje łącze do strony internetowej Adobe lub lokalizacji wewnętrznej określonej przez administratora SAP Concur.

• Jeśli zgubisz pierwszą stronę faksu z rachunkami, wydrukuj kolejną z tej samej faktury.

• Przedstawiciele mogą być uprawnieni do wyświetlania obrazów rachunków dla faktur, które przygotowali w imieniu innego użytkownika modułu Faktura.

• Użytkownik może otrzymać powiadomienie e-mail informujące o pomyślnym przesłaniu faksu i możliwości przeglądu dokumentów.

• Kierownicy zatwierdzający mają dostęp do obrazów rachunków za pomocą łącza Wyświetl rachunki po otrzymaniu powiadomienia o fakturach oczekujących na zatwierdzenie.

• Możesz przesłać faksem rachunki i dołączyć zeskanowane obrazy do tej samej faktury.