Kategoria budżetu

To grupa rodzajów wydatków służąca do zarządzania budżetami.

Waluta budżetu

To waluta pozycji budżetu. Pozycje budżetu są wyświetlane w walucie budżetu, która ma pierwszeństwo przed walutą określoną w ustawieniach profilu. Pozycje wydatków są przeliczane na walutę budżetu zgodnie z datą przesłania lub datą faktury/wydatku. Same faktury, wnioski o zakup, raporty z wydatków ani wnioski o zgodę nie są przekształcane.

Pulpit budżetu

Ten pulpit pokazuje dotychczasowe wydatki budżetowe (w tym wydatki wstępnie zatwierdzone) w budżecie osoby zatwierdzającej, a menedżerowie budżetów mogą wyświetlać w nim swoje budżety, aby podejmować na podstawie tych informacji decyzje budżetowe.

Pozycja budżetu

To budżet roczny razem z rokiem fiskalnym, właścicielem budżetu, nazwą budżetu i jego opisem.

Okres budżetowy

To część pozycji budżetu. Pozycja budżetu może mieć, w zależności od swojego typu okresu, jeden lub więcej okresów budżetowych. Każdy okres budżetowy jest powiązany z okresem fiskalnym i ma kwotę budżetu dla tego okresu fiskalnego i pozycji budżetu.

Śledzenie budżetu

Moduły Concur Invoice, Expense i Request w wersjach Professional Edition oferują elastyczność w wyborze pól faktur, raportów z wydatków dla wniosków o zakup i wniosków wymagających śledzenia pod kątem budżetu. Aby korzystać z tej swobody, należy skonfigurować więcej opcji niż w wersjach Standard Edition. Jeśli wszystkie pola wymagające śledzenia wydatków są już zdefiniowane w narzędziu Formularze i pola dla faktur, wniosków o zakup, raportów z wydatków i wniosków; wystarczy tylko wskazać te pola na karcie Pola śledzenia budżetu konfiguracji budżetu. Pola śledzenia budżetu można zmapować na pola niestandardowe, pola jednostek organizacyjnych i dowolne pola tekstowe w systemie SAP Concur.

Hierarchia menedżerów

Hierarchia menedżerów obejmuje menedżerów, którym użytkownicy podlegają pośrednio lub bezpośrednio. Jeśli użytkownik lub administrator zdefiniował menedżera budżetu dla pozycji budżetu, pozycje kosztu zostaną dopasowane do pozycji budżetu, pod warunkiem że osoba przesyłająca pozycje kosztu podlega pod menedżerów wymienionych na karcie Zarządzanie menedżerami (opcjonalne) w sekcji Pozycja Budżetu.

Każdy menedżer wymieniony na karcie Zarządzanie menedżerami (opcjonalne) pełni rolę osoby zatwierdzającej budżet/menedżera.

UWAGA: Aby karta Zarządzanie menedżerami (opcjonalne) była widoczna, administrator musi wcześniej zaznaczyć (aktywować) tę opcję w ustawieniach budżetu.

Kryteria dopasowywania

Raporty z wydatków, faktury, wnioski o zakup i wnioski o zgodę można dopasować do jednej lub kilku pozycji budżetu. Kryteria dopasowywania są następujące:

• Jeśli rodzaj wydatku pozycji lub przypisania jest zgodny z kategorią budżetu pozycji budżetu

  • Jeśli pozycja budżetu nie ma kategorii budżetu, każdy rodzaj wydatku może zostać dopasowany

• Jeśli osoba wysyłająca fakturę, wniosek o zakup, raport z wydatków lub wniosek o zgodę podlega jednej z osób zatwierdzających budżet, które wymieniono w hierarchii menedżerów pozycji budżetu

  • Jeśli pozycja budżetu nie obejmuje hierarchii menedżerów, akceptowane są pozycje od dowolnego użytkownika, niezależnie od struktury organizacyjnej

• Jeśli data transakcji z raportu z wydatków, data wniosku o zakup, data faktury wniosku o płatność lub data zakończenia dla wniosku o zgodę wypadają w okresie fiskalnym, który jest powiązany z okresem budżetowym

  • Jeśli okres fiskalny jest oznaczony jako nieaktywny, pozycja kosztu zostanie dopasowana do następnego aktywnego okresu fiskalnego

  • Jeśli brak przyszłych okresów fiskalnych, które są aktywne, pozycja kosztu nie zostanie dopasowana do pozycji budżetu

Typ okresu

Każda pozycja budżetu ma typ okresu. Typ okresu określa poziom kontroli nad pozycją budżetu. Administrator może wybrać okres roczny, kwartalny lub miesięczny.

Przykład: Jeśli administrator wybierze miesięczny typ okresu, pozycja budżetu będzie kontrolowana w cyklu miesięcznym, a kwoty budżetu będzie trzeba wprowadzać dla każdego miesiąca. Pozycje budżetu są wyświetlane na pulpitach budżetów dla każdego miesiąca, a miesięczne kwoty budżetu są wykorzystywane w pozostałym budżecie na zasadzie „użyj albo strać”.

Pozycja kosztu

To specyficzna pozycja, która stanowi część budżetu, np. przypisanie wydatku, pozycję wydatków, przypisanie faktury, pozycję faktury, przypisanie wniosku o zakup, pozycję wniosku o zakup, oczekiwany wydatek wniosku lub segment wniosku.

Pozycja kosztu może odnosić się do jednej lub kilku pozycji budżetu.