Celem przeglądu budżetu jest możliwość szybkiego wyświetlania przez użytkowników swoich budżetów oraz kwot budżetów, które zostały wydane, pozostały do wydania lub oczekują na zatwierdzenie. Użytkownicy modułu Concur Expense mogą również wyświetlać kwoty nieuwzględnione w wydatkach. Kwoty bez wydatków umożliwiają osobom odpowiedzialnym za budżety wyświetlanie salda pozycji wydatków, które nie zostały jeszcze przesłane — zarówno ujętych w nieprzesłanych raportach z wydatków jak i należących do wydatków, których nie dołączono jeszcze do raportu z wydatków. Właściciel budżetu może na przykład chcieć wyświetlić swoje budżety, aby móc podjąć decyzje dotyczące wydatków budżetowych, lub aby dowiedzieć się, jaka część budżetu pozostała mu do dyspozycji. Może on również chcieć porównać jeden rok budżetowy z innym.

Użytkownik budżetu może korzystać z funkcjonalności filtrowania i wyszukiwania do znajdowania budżetów.

Filtr okresu umożliwia użytkownikowi wybór roku budżetowego (domyślnie ustawiony jest bieżący rok budżetowy) oraz okresu budżetu. Kliknięcie filtra okresu powoduje wyświetlenie okna, w którym można wybrać rok budżetowy oraz typ okresu (miesiąc, kwartał i/lub rok). Jako okresy budżetu można także wybrać więcej niż jeden kwartał albo miesiąc.

Filtr okresów wyświetla tylko informacje istotne dla użytkownika. Na przykład jeśli użytkownik nie dysponuje budżetem rocznym ani kwartalnym w danym roku fiskalnym, te okresy fiskalne nie będą widoczne na liście. To samo dotyczy lat fiskalnych. Jeśli firma zdefiniowała lata fiskalne i budżety na okres pięciu lat, lecz użytkownik odpowiada wyłącznie za budżet na rok bieżący, może wybrać tylko rok bieżący.

Po kliknięciu przez użytkownika opcji Budżety dla zakresów dat może on filtrować budżety wg zakresu lat i dat, klikając odpowiednie przyciski. Istnieje również możliwość wyboru więcej niż jednego zakresu.

W przypadku użycia funkcjonalności filtrowania dla wyszukiwania można rozpocząć wpisywanie nazwy poszukiwanego budżetu w polu wyszukiwania. Po rozpoczęciu wpisywania wyszukiwanie jest prezentowane w strukturze obejmującej odpowiednie kategorie; Pokaż budżety, Pokaż budżety z kategorią i Pokaż budżety, za które odpowiada, co zwiększa przejrzystość wyświetlanych danych.

Użytkownicy mogą też przy wyszukiwaniu budżetów korzystać z łańcuchów wyszukiwania. W poniższej tabeli opisano dostępne warunki stosowane podczas tworzenia łańcuchów wyszukiwania w polu wyszukiwania. Warunki te są pobierane z pozycji budżetu.

Użytkownik budżetu może wyświetlić konkretny budżet, aby zobaczyć kwotę budżetu, jaka została już wydana (Wydane), kwotę oczekującą na zatwierdzenie (Oczekujące) oraz kwotę pozostałą do dyspozycji (Pozostało). Użytkownicy modułu Wydatek mogą również wyświetlać kwoty nieuwzględnione w wydatkach (Kwoty nieuwzględnione w wydatkach), o ile administrator aktywował tę funkcję. Wartość procentowa reprezentuje procentowy udział w budżecie kwoty wydanej. Użytkownicy budżetu mogą klikając kafelek, wyświetlić więcej szczegółów konkretnego budżetu.

Wykresy słupkowe dla każdego budżetu są kodowane kolorami, co ułatwia rozpoznanie, jaka część budżetu została wydana, jaka oczekuje na zatwierdzenie, a jaka pozostała. Administratorzy budżetów mogą konfigurować wartości procentowe w polach Limit procentowy dla alertu i Limit procentowy dla kontroli obszaru Ustawienia budżetu. Kodowanie kolorami podlega mapowaniu w następujący sposób:

• Kolor zielony odpowiada 80% lub mniejszej wartości kwoty wydanej lub oczekującej na zatwierdzenie

• Kolor żółty odpowiada 80–99% wartości wydanej lub oczekującej na zatwierdzenie

• Kolor czerwony odpowiada 100% wartości wydanej lub oczekującej na zatwierdzenie

Użytkownicy mogą zdecydować, czy chcą wyświetlić informacje na temat budżetu w widoku kafelka, czy w widoku listy. Wybierając widok listy, użytkownik może kliknąć strzałkę obok budżetu, aby wyświetlić informację o kwocie budżetu, jaka została wydana, oczekuje na zatwierdzenie, pozostała do dyspozycji lub nie została uwzględniona w wydatkach (jeśli została skonfigurowana; dotyczy tylko modułu Concur Expense). Ponadto kliknięcie strzałki w górnej części powoduje rozwinięcie wszystkich budżetów w celu wyświetlenia wydanej, oczekującej, pozostałej i nieuwzględnionej kwoty budżetu.

Koszty w budżecie narastająco od początku roku

Osoby odpowiedzialne za budżet mogą wyświetlać informacje dotyczące wybranego budżetu narastająco od początku roku. W przypadku budżetów miesięcznych i kwartalnych kwota budżetu będzie bazować na kwocie bieżącego budżetu powiększonej o okresy budżetu bieżącego roku fiskalnego.

Informacje narastająco od początku roku są dostępne za pośrednictwem widoku Karta i Lista na stronie Przegląd budżetu. W przypadku widoku Karta użytkownik musi kliknąć prawym przyciskiem myszy kafelek budżetu i wybrać opcję Widok narastająco od początku roku. W przypadku widoku Lista użytkownik musi rozwinąć budżet, klikając niebieską strzałkę rozwijania po prawej stronie okna.

Po kliknięciu przez osobę odpowiedzialną za budżet przycisku Widok narastająco od początku roku w celu otwarcia widoku narastająco od początku roku zobaczy ona okno Widok narastająco od początku roku prezentujące status wykorzystania budżetu od początku roku fiskalnego aż do dnia dzisiejszego.

Porównywanie wykorzystania budżetu w czasie

Nowa funkcja umożliwia klientom wyświetlanie wykorzystania ich budżetów w okresie budżetu na osi czasu na wykresach słupkowych pulpitu budżetu. Oś czasu umożliwia porównywanie stopnia wykorzystania budżetu w czasie. W przypadku równomiernego wykorzystania budżetu w poszczególnych dniach okresu budżetu osoba odpowiedzialna za budżet może stwierdzić, czy wykorzystanie budżetu postępuje raczej wolno, czy też zbyt szybko. Oś czasu pomaga klientom w śledzeniu stopnia wykorzystania budżetów, eliminując ryzyko jego przekroczenia. Wskazanie kafelka myszą na stronie Przegląd budżetu pozwala osobie odpowiedzialnej za budżet na wyświetlenie osi czasu. Jeśli okres budżetu obejmuje rok lub kwartał, na osi czasu widoczne są odpowiednie miesiące. Jeśli okres budżetu wynosi jeden miesiąc, na osi czasu widoczne są poszczególne dni.

Wyświetlanie współużytkowanych budżetów

Właściciele budżetu mogą wyświetlać wszystkie swoje budżety w sekcji Moje budżety w górnej części przeglądu budżetu. Jeśli użytkownik dysponuje rolą osoby zatwierdzającej/menedżera budżetu lub osoby wyświetlającej budżet, będzie mógł wyświetlić budżety współdzielone z innymi właścicielami budżetów w sekcji Budżety wspólne przeglądu budżetu. Budżety wspólne są poprzedzone prefiksem zawierającym nazwisko właściciela budżetu.

Tworzenie budżetów zespołów

Budżety zespołów umożliwiają osobom odpowiedzialnym za budżety tworzenie i samodzielne zarządzanie budżetami swoich zespołów. Jest to szczególnie użyteczne w przypadku menedżerów niższego szczebla, którzy mogą nieformalną drogą otrzymywać kwoty budżetu od swoich bezpośrednich przełożonych, nie dysponując zarazem dobrym narzędziem do śledzenia wydatków swojego zespołu w kontekście założonych limitów. Dzięki funkcji budżetów zespołów mogą oni w prosty sposób tworzyć budżety zespołów i śledzić wydatki członków swojego zespołu. Ponadto funkcja śledzenia budżetu zespołu eliminuje zależność od administratorów budżetów.

Aby utworzyć budżet zespołu, osoba odpowiedzialna za budżet powinna kliknąć opcję Dodaj budżet zespołu, dodać wymagane dane w wyświetlonym oknie i kliknąć opcję Zapisz.

Eksport danych na stronie Widok ogólny budżetu

Osoby odpowiedzialne za budżet mogą udostępniać informacje dotyczące budżetu użytkownikom niekorzystającym z systemu SAP Concur. Klikając łącze Wyślij do programu Excel na stronie Przegląd budżetu, klienci mogą eksportować te same informacje, które są dostępne dla widoku listy pulpitu budżetu, w tym niektóre dodatkowe pola, do arkusza kalkulacyjnego Excel. Dodatkowe pola to między innymi Oryginalna kwota budżetu (kwota budżetu wprowadzona w pozycji budżetu bez korekty), Skorygowana kwota budżetu (kwota budżetu pochodząca z pola wynikająca z importów korekt oraz eksportów pozycji budżetu), Typ okresu, Kategoria budżetu oraz Typ budżetu.