Użytkownicy modułu Budżet mogą wyświetlać szczegółowe informacje dotyczące wybranego budżetu oraz filtrować i wyszukiwać budżety. Będą oni mogli wyświetlić te same informacje, które wyświetlali na stronie Przegląd budżetu, wraz z graficznym rozbiciem budżetu w procentach na kwoty Wydane, Oczekujące, Pozostało oraz Ponad, stopniem wykorzystania budżetu w czasie, wykresem przedstawiającym kwoty wydane wg rodzaju wydatków oraz wykresem słupkowym trendu wydatków.

Użytkownicy mogą eksportować dane budżetu jako transakcje lub w postaci podsumowania wg rodzaju wydatków. Możliwość zastosowania filtrów pozwala zmniejszyć wielkość pliku arkusza kalkulacyjnego z wyeksportowanymi danymi. Filtry pozwalają określić kategorię produktu (Wniosek, Wydatek, Faktura oraz Wniosek o zakup), status transakcji (Oczekujące, Wydane) oraz zakres dat.

Ponadto użytkownicy będą mogli wyświetlić więcej szczegółów dotyczących kwot wydanych i oczekujących budżetu dla faktur, wniosków o zakup, raportów z wydatków i wniosków o zgodę.

Uwzględnianie lub wykluczanie kwot Oczekujące w kwocie Pozostało budżetu.

Domyślnie kwota Oczekujące nie jest uwzględniona w obliczeniach kwoty Pozostało. Kwota Pozostało jest równa kwocie budżetu pomniejszonej o kwotę Wydane. Kwota Oczekujące może zostać zatwierdzona lub może pozostać niezatwierdzona.

Użytkownicy mogą chcieć przejąć kontrolę nad kwotą Pozostało w swoich budżetach. Chcąc uwzględnić kwotę Oczekujące w obliczeniach kwoty Pozostało, mogą to zrobić, wnioskując o wybór (aktywację) przez administratora opcji Uwzględnij kwotę Oczekujące w obliczeniach kwoty Pozostało w obszarze Ustawienia budżetu. W przypadku wyboru tej opcji kwota Pozostało jest równa kwocie budżetu pomniejszonej o kwotę Wydane oraz kwotę Oczekujące. Użytkownik może zakładać zatwierdzenie kwot Oczekujące i w związku z tym oczekiwać, aby kwota Pozostało odzwierciedlała rzeczywisty obraz kwoty nadal dostępnej do wydania.

Wyświetlanie historii operacji dla pozycji budżetu

Osoby odpowiedzialne za budżet mogą wyświetlać historię budżetu, klikając menu Szczegóły budżetu na stronie przeglądu, a następnie wybierając opcję Historia operacji. Historia operacji jest to zapis informacji na temat czynności, jakie osoba odpowiedzialna za budżet oraz administrator budżetu podjęli w zakresie konkretnych pozycji budżetu.

W wyświetlonym oknie Historia operacji widoczne są cztery karty: Nagłówek, Osoby, Filtry oraz Kwota. Karty te opisano w poniższej tabeli.

Porównywanie wykorzystania budżetu w czasie

Nowa funkcja umożliwia klientom wyświetlanie wykorzystania ich budżetów w okresie budżetu na osi czasu na wykresach słupkowych pulpitu budżetu. Wskazanie kafelka myszą na stronie Przegląd budżetu pozwala osobie odpowiedzialnej na wyświetlenie osi czasu. Jeśli jednak osoba odpowiedzialna za budżet przejdzie na stronę Szczegóły, zobaczy oś czasu domyślnie, bez konieczności wskazywania kafelka myszą. Jeśli okres budżetu obejmuje rok lub kwartał, na osi czasu widoczne są odpowiednie miesiące. Jeśli okres budżetu wynosi jeden miesiąc, na osi czasu widoczne są poszczególne dni.

Wyświetlanie kwot kosztów wg rodzajów wydatków

W ramach szczegółowych danych dotyczących budżetu wyświetlany jest również wykres przedstawiający kwoty kosztów wg rodzajów wydatków.

Użytkownicy mogą, przeglądając pozycje kosztów, wyświetlać kwoty wydatków poniesionych lub oczekujących wg rodzaju wydatków. Służy do tego łącze Kategorie kosztów. Widok ten przedstawia poszczególne rodzaje wydatków wraz z odpowiednimi kwotami oczekującą/wydaną dla danego produktu oraz łączną kwotą budżetu.

Wyświetlanie rocznego trendu kosztów

Wykres słupkowy Trend kosztów przedstawia statusu okresów budżetu osoby odpowiedzialnej za budżet w perspektywie całego roku. Osoby odpowiedzialne za budżet mogą wyświetlać dwa słupki dla każdego okresu budżetu, kwotę budżetu (słupek w jednolitym kolorze) oraz łączną kwotę wydatków (łącznej kwocie kosztów odpowiada część słupka w jednolitym kolorze, łącznej kwocie oczekującej odpowiada zakreskowana część słupka) dla wybranego okresu w widoku miesięcznym lub kwartalnym. Słupek przedstawiający łączną kwotę kosztów składa się z łącznej kwoty kosztów oraz łącznej kwoty oczekującej.

Aby wyświetlić szczegóły budżetu na dany miesiąc, osoba odpowiedzialna za budżet może także wskazać wybrany słupek myszą.

Jeśli budżet oparto na pełnym roku, widok miesięczny przedstawia kwotę dla okresu budżetu podzieloną przez liczbę okresów fiskalnych (zwykle 12 miesięcy), co pozwala obliczyć kwoty budżetu w ujęciu miesięcznym. W przypadku widoku kwartalnego kwota okresu budżetu jest mnożona przez trzy, co daje kwotę budżetu na dany kwartał na wykresie. Wykorzystanie budżetu (koszty i kwoty oczekujące) opiera się na comiesięcznych rzeczywistych danych dla budżetów w ujęciu rocznym i kwartalnym.

Poniższa tabela opisuje status okresu budżetu, który osoby odpowiadające za budżet będą widzieć po wskazaniu myszą słupka na wykresie słupkowym Trend kosztów.

Słupki wykresu mają kolory zielony, żółty lub czerwony, zgodnie z poniższym wyjaśnieniem:

• Zielony: Wykorzystanie budżetu na poziomie poniżej limitu alertu dla budżetu (domyślnie 80%)

• Żółty: Wykorzystanie budżetu na poziomie równym lub powyżej limitu alertu budżetu

• Czerwony: Wykorzystanie budżetu na poziomie równym lub powyżej limitu kontroli budżetu (domyślnie 100%)

Eksportowanie danych budżetu

Osoby odpowiedzialne za budżet mogą eksportować dane budżetu do arkusza kalkulacyjnego, co pozwala im analizować szczegóły kosztów. Jednocześnie możliwy jest eksport maksymalnie 12 500 pozycji.

Aby wyeksportować dane budżetu, osoby odpowiedzialne za budżet klikają przycisk Dane eksportu na stronie szczegółów budżetu.

W wyświetlonym oknie Eksport danych kosztów osoby odpowiedzialne za budżet mogą wybrać następujące opcje:

• Typ danych (Dane pozycji lub Dane kategorii kosztów)

• Zakres dat

• Kategoria produktu (Wydatek, Faktura, Wniosek o zakup, Karta kredytowa, Wniosek lub Wszystkie kategorie)

• Status transakcji (Oczekujące i wydane, Wydane lub Oczekujące)

  Po wybraniu odpowiedniej opcji osoba odpowiedzialna za budżet klika przycisk Dane eksportu, aby wyeksportować dane budżetu do arkusza kalkulacyjnego.

Funkcja wprowadzania korekt budżetu dla osób odpowiedzialnych za budżet

Osoba odpowiedzialna za budżet może dodawać korekty do budżetu, pod warunkiem, że administrator budżetu aktywował dla niej tę funkcję. Jeśli tak, osoba odpowiedzialna będzie widzieć na stronie szczegółów budżetu pulpitu modułu Budżet przycisk Dodaj korektę.

Po kliknięciu przez osobę odpowiedzialną opcji Dodaj korektę wyświetlane jest okno Dodaj korektę, w którym osoba odpowiedzialna za budżet może wprowadzić dane, które chce skorygować. Osoby odpowiedzialne za budżet mają do dyspozycji następującą tabelę do wypełnienia szczegółowymi danymi dotyczącymi korekty.