Afficher les détails du budget

Les utilisateurs de budget peuvent afficher de l'information détaillée sur un budget en particulier, mais aussi chercher et filtrer des budgets. Ils seront en mesure de voir la même information que sur la page de synthèse du budget, y compris une répartition graphique du budget sous forme de pourcentage de Dépensé, En attente, Restant et Au dessus, la consommation budgétaire en fonction du temps, un graphique affichant le montant dépensé par type de dépense, et un histogramme des tendances de dépenses.

Les utilisateurs peuvent exporter des données du budget en tant que transactions ou résumées par type de dépenses. Ils peuvent appliquer des filtres pour réduire la taille du fichier de feuilles d'exportation. Ces filtres sont disponibles pour la catégorie de produits (Demande, Dépense, Facture, et Demande d’achat) l'état de la transaction (En attente et Dépensé), et la plage de dates.

De plus, les utilisateurs voient plus de détails au sujet du budget dépensé et en attente pour les factures, les demandes d'achat, les comptes de frais et les demandes d’autorisation.

Inclure ou exclure un montant en attente dans le budget restant

Par défaut, le montant en attente n'est pas inclus dans le calcul du montant restant. Le montant restant correspond au montant du budget moins le montant dépensé. Le montant en attente peut avoir été approuvé ou non.

Il est possible que les utilisateurs veuillent contrôler le montant restant de leur budget. Si les utilisateurs désirent inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant, ils peuvent le faire en demandant que l'administrateur sélectionne (active) l'option Inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant dans Paramètres de budget. Lorsque cette option est choisie, le montant restant correspond au montant budgétaire moins le montant dépensé et le montant en attente. Les montants en attente sont approuvés et les utilisateurs souhaitent alors que le montant restant représente de façon réaliste ce qui reste à dépenser.

Afficher la piste de contrôle pour un élément de budget

Les propriétaires de budget peuvent afficher la piste de contrôle d’un élément de budget en cliquant sur le menu Détails d’un budget sur la page de synthèse, puis en sélectionnant Piste de contrôle. Les pistes de contrôle fournissent des informations sur les mesures que le propriétaire du budget et l'administrateur du budget ont pris concernant un élément de budget précis.

La fenêtre Piste de contrôle qui apparaît présente quatre onglets :En-tête, Personnes, Filres, et Montant. Ces onglets sont décrits dans le tableau suivant.

Onglets Piste de contrôle	Description
En-tête	L’onglet En-tête affiche les modifications qui ont été apportées à un élément de budget.
Personnes	L’onglet Personnes affiche des informations sur les modifications effectuées par les utilisateurs tels que les afficheurs et les approbateurs.
Filtres	L’onglet Filtres affiche les modifications de filtre qui ont été apportées à un budget dans le tableau de bord des budgets.
Montant	L’onglet Montant affiche les modifications qui ont été apportées au montant d’un élément de budget.

Comparaison de l’utilisation du budget en fonction du temps

Les propriétaires de budget peuvent visualiser la consommation de leur budget par période budgétaire sur le calendrier des diagrammes à barres du Tableau de bord du budget. Sur la page de synthèse du budget, les propriétaires de budget doivent passer le pointeur de la souris au-dessus du pavé du budget pour voir le calendrier. Toutefois, lorsque les propriétaires de budget accèdent à la page Détails, ils voient le calendrier par défaut sans avoir à faire passer le pointeur de la souris au-dessus du pavé. Si une période budgétaire s'étend sur une année ou un trimestre, les utilisateurs verront les mois correspondants affichés sur le calendrier. Si une période budgétaire ne dure qu'un mois, les utilisateurs verront les jours affichés sur le calendrier.

Afficher le montant dépensé par types de dépenses

Les détails d'un budget affichent également un graphique montrant le montant dépensé par type de dépense.

Les utilisateurs peuvent afficher ce qui a été dépensé ou ce qui est en attente par type de dépense lorsqu’ils examinent les éléments de dépense. Pour ce faire, ils cliquent sur le lien Catégories de dépenses. Cet affichage indique chaque type de dépense avec son montant en attente et dépensé par produit ainsi que le montant total du budget.

Afficher les tendances de dépenses par année

L’histogramme des tendances de dépenses affiche l’état des périodes budgétaires du propriétaire du budget au cours d’une année entière. Les propriétaires de budget peuvent afficher deux graphiques pour chaque période budgétaire; le montant budgétaire (bâton plein) et le montant total des dépenses (le montant dépensé total correspond à la partie pleine du bâton; le montant total en attente correspond à la partie hachurée du bâton) pour une période précise dans un affichage trimestriel ou mensuel. Le bâton qui représente le montant total des dépenses est composé du montant dépensé total et du montant total en attente.

Les propriétaires de budget peuvent également passer le curseur au-dessus de chaque bâton pour afficher les détails budgétaires d’un mois précis.

Si un budget est fondé sur une année complète, l’affichage mensuel présente le montant de la période budgétaire divisé par le nombre de périodes d’imposition (normalement 12 mois) afin de calculer les montants budgétaires mensuels. En ce qui concerne l’affichage trimestriel, le montant de la période budgétaire est multiplié par trois afin de calculer le montant du budget trimestriel dans le graphique. L’utilisation du budget (montant dépensé et en attente) est fondée sur les résultats mensuels réels des budgets annuel et trimestriels.

Le tableau ci-dessus décrit l’état d’une période budgétaire, que les propriétaires de budget pourront voir s’ils passent leur curseur au-dessus d’un bâton dans l’histogramme des tendances de dépenses.

État du budget	Description
Dépensé	Affiche le montant approuvé ayant été dépensé.
En attente	Affiche le montant en attente d’approbation.
Restant	Affiche le montant restant à dépenser. Le montant restant est calculé comme suit : le montant budgétaire moins le montant dépensé. Si l’administrateur a coché l’option Inclure le montant en attente dans le calcul du montant restant dans Paramètres du budget, le montant restant est calculé comme suit : le montant budgétaire moins le montant dépensé moins le montant en attente.
Au dessus	Si le montant restant devient négatif, le libellé Restant est remplacé par le libellé Au dessus écrit en rouge, qui indique le montant utilisé excédentaire au budget.
Non dépensé (Expense seulement)	Affiche le solde des éléments de dépense qui n’ont pas encore été soumis. Le solde non dépensé n’a aucune incidence sur l’histogramme puisqu’il n’est pas soustrait du solde restant et que, par conséquent, les dépenses non soumises ne consomment pas le budget.

L’histogramme affiche les couleurs vert, jaune et rouge, qui ont la signification suivante :

Vert : La consommation du budget se situe sous la limite d’alerte liée au budget (80 % par défaut)
Jaune : La consommation du budget est égale ou supérieure à la limite d’alerte liée au budget
Rouge : La consommation est égale ou supérieure à la limite de contrôle liée au budget (100% par défaut)

Exporter les données du budget

Les propriétaires de budget peuvent exporter les données du budget dans une feuille de calcul Excel, afin de pouvoir analyser les détails des dépenses. Il est possible d’exporter jusqu’à 12 500 éléments à la fois.

Pour exporter les données du budget, les propriétaires de budget doivent cliquer sur le bouton Exporter les données de la page Détails du budget.

Dans la fenêtre Exporter les données des dépenses qui s'affiche, les propriétaires de budget peuvent sélectionner les options suivantes dans :

Type de données (Données d’articles de ligne ou Données de la catégorie de dépenses)
Plage de dates
Catégorie de produit (Dépense, Facture, Demande d’achat, Carte de crédit, Demande ou Toutes les catégories)
État de la transaction (En attente et Dépensé, Dépensé, ou En attente)
Lorsque le propriétaire du budget a sélectionné ses options, il clique sur le bouton Exporter les données pour exporter les données du budget dans une feuille de calcul.

Colonne	Description
Statut	Cette colonne indique l’état budgétaire du compte de frais, de la facture, de la demande d'achat ou de la demande d’autorisation. Le statut peut être l’un des éléments suivants : En attente et dépensé En attente Dépensé
Catégorie de produit	Cette colonne indique la catégorie de produits dont les données budgétaires sont exportées. La catégorie de dépense peut être l’un des éléments suivants : Dépense Facture Demande d'achat Carte de crédit Demande Toutes les catégories
Référence	Cette colonne indique le numéro de facture, l’ID de demande d’achat, l’ID dr compte de frais ou l’ID de demande pour la facture, la demande d’achat, le compte de frais ou la demande d’autorisation.
Date	Cette colonne indique la date de transaction du compte de frais, de la facture, de la demande d'achat ou de la demande d’autorisation.
Nom de l'employé	Cette colonne indique le nom du propriétaire de la facture ou de l'employé qui a envoyé le compte de frais, la facture, la demande d'achat ou la demande d’autorisation.
Description/Détail	Cette colonne indique les coordonnées de l'émetteur du compte de frais, de la facture, de la demande d'achat ou de la demande d’autorisation.
Catégorie de dépense	Cette colonne indique la catégorie de dépenses (comme le stationnement, les billets d'avion ou le matériel) du compte de frais, de la facture, de la demande d'achat ou de la demande d’autorisation.
Champs de suivi budgétaire	Les champs de suivi budgétaire, s'ils sont configurés, apparaissent sous forme de colonnes individuelles dans l'exportation de données. Ces colonnes portent le nom du champ et indiquent la valeur du champ pour chaque élément de dépense. Ces colonnes n'apparaissent que lors de l'exportation du type de données Données d’articles de ligne.
Nom du fournisseur	Cette colonne permet aux utilisateurs de voir le montant dépensé par fournisseur lorsqu’ils exportent des articles de ligne de dépenses d’un budget. REMARQUE : S’applique dans Concur Expense, Concur Invoice et Demande d'achat.
Montant du budget ($ US)	Cette colonne indique le montant budgétaire du compte de frais, de la facture, de la demande d'achat ou de la demande d’autorisation.
% du budget	Cette colonne indique le pourcentage du budget total pour le compte de frais, la facture, la demande d'achat ou la demande d’autorisation.

Ajustements budgétaires pour propriétaires de budget

Les propriétaires de budget peuvent ajouter des ajustement à un budget à condition que l’administrateur du budget ait activé cette fonctionnalité. Si c’est le cas, les propriétaires de budget verront un bouton Ajouter l’ajustement sur la page Détail du budget du tableau de bord des budgets.

Lorsque le propriétaire du budget clique sur Ajouter l’ajustement, la fenêtre Ajouter l’ajustement apparaît dans laquelle les propriétaires de budget peuvent saisir les informations sur le budget qu’ils souhaitent ajuster. Les propriétaires de budget peuvent utiliser le tableau suivant pour renseigner les détails de l’ajustement.

Colonne	Description
Type d’ajustement	Sélectionnez le type de solde à ajuster. Sélectionnez l’un des choix suivants : Solde budgétaire Transfert de fonds Dépense Facture Demande d'achat Demande
Type de montant	Sélectionnez où le montant d’ajustement doit être appliqué. Sélectionnez l’un des choix suivants : Montant du budget Montant dépensé Montant en attente
Date de transaction	Sélectionnez la date à laquelle l’ajustement est appliqué au budget. Elle doit se situer dans la période budgétaire de ce budget.
Montant (USD)	Indiquez le montant ajusté. La valeur peut être positive ou négative.
Description	Indiquez la raison ou la description de l’ajustement.