La synthèse du budget permet aux utilisateurs d'afficher rapidement leurs budgets ainsi que les montants dépensés, restants et en attente. Les utilisateurs Concur Expense peuvent également afficher le montant non dépensé. Les montants non dépensés permettent aux propriétaires de budget d'afficher le solde des postes des éléments de dépenses qui n'ont pas encore été soumis et sont une combinaison de comptes de frais non soumis et de dépenses disponibles qui ne sont pas jointes à un compte de frais. Par exemple, un propriétaire de budget peut vouloir afficher ses budgets en vue de prendre des décisions budgétaires, ou encore connaître le montant restant. Il est également possible qu'il veuille comparer deux exercices budgétaires.

Un utilisateur de budget peut utiliser la fonctionnalité de filtre et de recherche pour trouver des budgets.

Le filtre de période permet aux utilisateurs de sélectionner un exercice budgétaire (l'exercice budgétaire en cours est défini par défaut) et une période budgétaire. Lorsque les utilisateurs cliquent sur le filtre de période, une fenêtre apparaît dans laquelle ils peuvent sélectionner l'exercice budgétaire et le type de période (mensuel, trimestriel et/ou annuel). Ils peuvent également sélectionner plusieurs trimestres et mois pour les budgets de la période.

Le filtre de la période affiche uniquement les informations pertinentes pour l'utilisateur. Par exemple, si un utilisateur n'a pas de budgets annuels ou trimestriels pour un exercice financier, ces périodes d'imposition ne s’afficheront pas dans la liste. Ceci s'applique également aux exercices financiers. Si une société a défini des exercices financiers et des budgets sur cinq ans alors qu'un utilisateur a des budgets pour l'année en cours seulement, il ne peut sélectionner que l'année en cours.

Si l’utilisateur clique sur l'option Budgets fondés sur des plages de dates, il peut filtrer le budget selon l'année et la plage de dates en cliquant sur les boutons correspondants. Il peut également sélectionner plusieurs plages de dates.

Si un utilisateur utilise la fonctionnalité de filtre de recherche, il peut commencer à saisir le nom du budget recherché dans le champ de recherche. Lorsque l'utilisateur commencera à saisir du texte, il verra que la fonctionnalité de recherche est structurée en catégories pertinentes; Afficher les budgets, Afficher les budgets avec la catégorie et Afficher les budgets appartenant à pour faciliter la visualisation.

Les utilisateurs peuvent également utiliser des chaînes de recherche pour rechercher des budgets. Le tableau ci-dessous décrit les termes disponibles à utiliser lors de la création d'une chaîne de recherche dans le champ de recherche. Ces termes sont extraits des éléments de budget.

Un utilisateur de budget peut afficher un budget pour voir le montant dépensé (Dépensé), le montant en attente d'approbation (En attente) et le montant restant (Restant). Les utilisateurs Expense peuvent également afficher le montant non dépensé (Non dépensé) à la condition que l’administrateur ait activé la fonctionnalité. Le pourcentage représente la portion du budget ayant été dépensée. Les utilisateurs de budget peuvent cliquer sur la vignette pour voir des détails supplémentaires au sujet d'un budget en particulier.

Les histogrammes de chaque budget sont assortis d'un code de couleur permettant de voir facilement les montants budgétaires dépensés, en attente ou restants. Les administrateurs de budget peuvent configurer le pourcentage dans les champs Pourcentage pour limite concernant l'alerte et Pourcentage pour limite concernant le contrôle dans Paramètres de budget. Le code de couleur est mappé de la façon suivante :

• Vert signifie que 80 % ou moins du budget est dépensé ou en attente

• Jaune signifie que de 80 à 99 % du budget est dépensé ou en attente

• Rouge signifie que 100% ou plus du budget est dépensé ou en attente

Les utilisateurs peuvent choisir s'ils souhaitent afficher l'information budgétaire dans une vignette ou une liste. S'ils sélectionnent la liste, ils peuvent cliquer sur la flèche située à côté d'un budget pour voir les montants budgétaires dépensés, en attente, restants ou non dépensés (si configuré, Concur Expense seulement). De plus, cliquer sur la flèche du haut permet de développer tous les budgets pour afficher les budgets dépensés, en attente, restants et non dépensés.

Dépenses budgétaires cumulées

Les utilisateurs de budget peuvent les informations cumulatives sur un budget. Pour les budgets mensuels et trimestriels, le montant du budget sera basé sur le montant de la période budgétaire en cours plus les périodes budgétaires précédentes de l'exercice en cours.

Les informations cumulatives sont accessibles via l’affichage Carte et Liste sur la page Synthèse du budget. Pour l’affichage de la Carte, les utilisateurs doivent faire un clic droit sur le pavé du budget et sélectionner l’Affichage du cumul. Pour l’affichage de la Liste, les utilisateurs doivent développer le budget en cliquant sur la flèche d’expansion bleue à droite de la fenêtre.

Une fois que le propriétaire du budget a cliqué sur le bouton de l’Affichage du cumul pour ouvrir l’affichage du cumul, il verra s’afficher la fenêtre de l’Affichage du cumul indiquant comment son budget a été utilisé du début de l’exercice jusqu’à aujourd’hui.

Comparaison de l’utilisation du budget en fonction du temps

Les propriétaires de budget peuvent visualiser la consommation de leur budget par période budgétaire sur le calendrier des diagrammes à barres du Tableau de bord du budget. Le calendrier affiche une comparaison de la consommation budgétaire en fonction du temps. Si la consommation budgétaire est répartie de manière égale chaque jour de la période budgétaire, les propriétaires de budget peuvent voir si leur consommation est en avance ou en retard. Le calendrier aide les propriétaires de budget à garder une trace de leur budget dépensé pour s’assurer que le budget n’est pas dépassé. Pour afficher le calendrier sur la page de synthèse du budget, les propriétaires de budget doivent passer le pointeur de la souris au-dessus du pavé du budget. Si une période budgétaire s'étend sur une année ou un trimestre, les utilisateurs verront les mois correspondants affichés sur le calendrier. Si une période budgétaire ne dure qu'un mois, les utilisateurs verront les jours affichés sur le calendrier.

Afficher les budget partagés

Les propriétaires de budget peuvent afficher tous leurs budgets dans la section Mes budgets située au haut de la synthèse du budget. Si un utilisateur a le rôle d'approbateur ou gestionnaire de budget ou d'afficheur de budget, il peut voir les budgets que d'autres propriétaires de budget partagent avec lui en allant à la section Budgets partagés de la synthèse du budget. Les budgets partagés sont précédés du nom du propriétaire du budget.

Création de budgets d’équipe

Les budgets d’équipe permettent aux propriétaires de budget de créer et de gérer eux-mêmes les budgets de leur(s) équipe(s). C'est particulièrement utile pour les gestionnaires de niveau inférieur qui peuvent recevoir un montant budgétaire informel de la part de leur responsable direct sans pouvoir suivre correctement les dépenses de leur(s) équipe(s) par rapport à ce budget. Avec les budgets d’équipe, ils peuvent aisément créer un budget d’équipe et suivre les dépenses de leur(s) équipe(s) par rapport à un montant au fil du temps. En outre, les budgets d'équipe éliminent la dépendance vis à vis des administrateurs de budget.

Pour créer un budget d’équipe, les propriétaires de budget cliquent sur Ajouter un budget d’équipe, ajoutent les informations requises dans la fenêtre qui apparaît, puis cliquent sur Enregistrer.

Exporter les données sur la page Synthèse du budget

Les propriétaires de budget peuvent partager des informations budgétaires avec des tiers qui n’utilisent pas SAP Concur. En cliquant sur le lien Envoyer vers Excel de la page de synthèse du budget, les clients peuvent exporter les informations disponibles dans vue de liste du tableau de bord des budgets, y compris certains champs supplémentaires, dans une feuille de calcul Excel. Les champs supplémentaires comprennent le Original Budget Amount (Montant du budget d’origine) (le montant du budget saisi dans un élément de budget sans ajustement), le Adjusted Budget Amount (Montant du budget ajusté), (le montant du budget provenant des importations et exportations d'ajustement dans Éléments de budget), le Type de période, la Catégorie de budget, et le Type de budget.