Les exceptions sont des messages qui apparaissent au niveau de la facture, de l'entrée ou de la ventilation pour indiquer à l'employé, à l'approbateur ou au personnel comptable qu'une règle a été enfreinte.

Terminologie

• Code d’exception : Code alphanumérique unique, comprenant de un à huit caractères, qui est attribué à chaque exception. Ce code est déterminé par le système de codification interne du client.

• Niveau d'exception : Numéro attribué à chaque exception, lequel établit l'importance de la règle. La responsabilité de déterminer les différents niveaux revient à la société. Un paramètre peut être établi dans les processus de traitement pour éviter qu'une facture avec une exception d'un niveau donné ne soit soumise par un employé.

Types d’exceptions

Les exceptions s'affichent sur les factures avec une icône d'indicateur rouge, jaune ou bleu.

• Rouge : Indique une erreur devant être résolue avant de soumettre la facture. L'employé peut ne pas être en mesure de soumettre une facture tant que le problème n'est pas résolu.

• Jaune : Indique un avertissement ou un message d'information. L’employé peut soumettre les factures.

• Bleu : Indique que l'exception (rouge ou jaune) a été effacée par le responsable du traitement des factures.

Le responsable du traitement des factures peut afficher toutes les exceptions, incluant le code et le numéro du niveau dans le message de l'exception. Cette information n'est pas visible par l'employé et l'approbateur. Par exemple :

• Le message de l'exception visible par le responsable du traitement indiquera : Code : DÉPASSÉ, Niveau : 3, le total de la facture dépasse 5 000 $

• Tandis que l'employé et l'approbateur verront seulement : le total de la demande dépasse 5 000 $