La page de garde de la télécopie doit accompagner chaque groupe de reçus ainsi que le code à barres qui identifie la facture à laquelle les reçus sont rattachés.

Télécopier les reçus

Pour télécopier des reçus :

1. Remplissez votre facture comme d’habitude.

2. Sélectionnez Imprimer > Page de garde de numérisation/télécopie de facture. La page de garde apparaît.

3. Cliquez sur Imprimer.

4. Une fois la page de garde imprimée, cliquez sur Fermer.

5. Lisez les instructions sur l'envoi par télécopie sur la page de garde et dans Astuces pour l'envoi par télécopie ci-dessous.

6. Placez les reçus dans une pochette en plastique transparente ou collez-les sur une feuille de papier au format 8.5 po x11 po (ou A4) pour la télécopie.

7. Placez la page de garde de télécopie – suivi des reçus – dans le télécopieur et transmettez-les en utilisant le numéro d'image qui apparait sur la page de garde de télécopie.

Une fois la télécopie reçue et traitée, l'image devrait être disponible cinq minutes plus tard pour affichage dans Concur Invoice. Pour afficher les reçus envoyés par télécopie, sélectionnez Afficher image ou Actions > Afficher image.

Notez ce qui suit :

• Si vous n'avez pas envoyé les reçus appropriés (avant de soumettre la facture), il est possible de supprimer puis essayer à nouveau.

• Si vous éprouvez des problèmes, reportez-vous aux remarques ci-dessous et aux renseignements de Dépannage relatif aux télécopiesdépannage.

Page d'état

Une page d'état peut être annexée au PDF, indiquant que le traitement des fichiers a échoué (par exemple, en raison de la protection par mot de passe ou d'un type de fichier incorrect). La page d'état ne fournit pas les noms de fichiers ou la raison de l'échec. Cependant, elle indique le fichier n'ayant pu être traité sous la forme « le fichier No 1 a réussi », « le fichier No 2 a échoué », « le fichier No 3 a réussi ». Vous pouvez alors consulter le PDF afin de déterminer les fichiers à corriger et à téléverser à nouveau.

Notez ce qui suit :

• Si aucun fichier n'échoue, il n'y a pas de page d'état.

• Si certains fichiers ont échoué lors du traitement, la page d'état s'affiche et donne la liste des fichiers ayant réussi et ceux ayant échoué.

• Si tous les fichiers échouent lors du traitement, le PDF contiendra uniquement la page d'état.

Astuces pour l'envoi par télécopie

• Placez les reçus requis dans une pochette en plastique transparente ou collez-les sur une feuille de papier au format A4 (8,5 x 11) pour la télécopie.

• Plusieurs pages de reçus peuvent être envoyées si la page de garde associée à la facture est placée la première.

• Les télécopies de reçus de couleur jaune sont généralement illisibles. SAP Concur vous recommande de prendre des copies de vos reçus de couleur jaune et d'envoyer celles-ci par télécopie.

• La page de garde de la télécopie doit être la première page à être transmise.

• Si vous souhaitez soumettre des reçus supplémentaires pour la même facture ou si les reçus sont illisibles, vous pouvez télécopier d'autres reçus utilisant la même page de garde. Les reçus seront ajoutés à la transmission précédente.

• Si vous recevez un message d'erreur lorsque vous cliquez sur Afficher les reçus, qui vous indique que le navigateur ne reconnaît pas le format du fichier ou vous demande d'utiliser une autre application pour les ouvrir, vous devez télécharger la dernière version d'Adobe Acrobat Reader pour installer le module d'extension du navigateur. Le message d'erreur contient un lien vers le site Web d'Adobe ou un site interne défini par votre administrateur SAP Concur.

• Si vous égarez votre page de garde de télécopie de reçu, imprimez-en une nouvelle à partir de la même facture.

• Les délégués peuvent afficher les images de reçus pour les factures qu'ils préparent pour un autre utilisateur de l'application Invoice.

• Un avis électronique peut vous être envoyé pour vous signaler qu'une télécopie a été envoyée et peut être affichée.

• Les responsables d'approbation auront accès aux images de reçus grâce au lien Afficher les reçus à la réception d'un avis leur signalant qu'une facture est en attente d'approbation.

• Vous pouvez envoyer par télécopie et joindre des images numérisées à la même facture.