La portada del fax se debe adjuntar a cada conjunto de comprobantes, ya que los códigos de barras de la portada identifican la factura con la cual están asociados los comprobantes.

Enviar los comprobantes por fax

Para enviar comprobantes por fax, realice lo siguiente:

1. Complete la factura de manera habitual.

2. Seleccionar Imprimir > Escaneo de factura/Portada del fax. Aparece la portada.

3. Haga clic en Imprimir.

4. Después de imprimir la portada del fax, haga clic en Cerrar.

5. Lea las instrucciones para envíos por fax que se encuentran en la portada del fax y en Sugerencias para hacer envíos por fax a continuación.

6. Coloque los comprobantes en una carátula plástica transparente o péguelos en una hoja de papel aparte de 8,5 x 11 pulg. (o A4) para enviarlos por fax.

7. Coloque la portada y luego los comprobantes en el fax y transmítalos utilizando el número del servicio de imágenes que aparece en la portada del fax.

Una vez que el fax se recibe y se procesa, la imagen debe estar disponible para su visualización en Concur Invoice en aproximadamente cinco minutos. Para ver los comprobantes enviados por fax, seleccione Ver imagen o Acciones > Ver imagen.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si envió por fax los comprobantes incorrectos (antes de enviar su factura), puede eliminarlos y volver a intentarlo.

• Si tiene problemas, consulte las notas a continuación y la información de Solución de problemas relacionados con el fax.

Página de estado

Se puede adjuntar una página de estado al archivo PDF para indicar que los archivos no se pudieron procesar (por ejemplo, debido a la protección con contraseña o a un tipo incorrecto de archivo). La página de estado no incluye los nombres de los archivos ni el motivo del error. Sin embargo, sí indica cuáles son los archivos que fallaron; por ejemplo, Archivo n.° 1 Procesado correctamente, Archivo n.° 2 Falló, Archivo n.° 3 Procesado correctamente. Puede revisar el archivo PDF para determinar cuáles son los archivos que se deben corregir y volver a cargar.

Tenga en cuenta lo siguiente:

• Si no falla el procesamiento de los archivos, no habrá ninguna página de estado.

• Si no se pueden algunos archivos, se creará una página de estado con una lista de los archivos que fallaron y los archivos que se procesaron correctamente.

• Si falla el procesamiento de todos los archivos, el archivo con formato PDF solo tendrá una página de estado.

Sugerencias para hacer envíos por fax

• Coloque los comprobantes necesarios en una carátula plástica transparente o péguelos en una hoja de papel aparte de 8,5 x 11 pulg. para enviarlos por fax.

• Se pueden enviar varias páginas de comprobantes siempre que la portada del fax asociada con la factura sea la primera página de la secuencia de documentos enviados por fax.

• Los comprobantes amarillos generalmente no resultan legibles cuando se envían por fax. SAP Concur recomienda hacer una fotocopia de todos los comprobantes amarillos y luego enviar la copia por fax.

• La portada del fax debe ser la primera página de la transmisión.

• Para enviar más comprobantes de la misma factura, o si los comprobantes no son nítidos, envíe los comprobantes por fax con la portada asociada a la misma factura que usó en la transmisión inicial. Los comprobantes se adjuntarán a la transmisión anterior.

• Si hace clic en Ver comprobantes y recibe un mensaje de error que le indica que el explorador no reconoce el formato del archivo o que necesita abrir el archivo con otra aplicación, entonces deberá descargar la última versión de Adobe Acrobat Reader para instalar el complemento del explorador. El mensaje de error incluye un enlace al sitio web de Adobe o a un sitio interno determinado por el administrador de SAP Concur.

• Si pierde la portada para envío de comprobante por fax, imprima otra desde la misma factura.

• Es posible que los delegados vean imágenes de comprobantes para las facturas que preparan en nombre de otro usuario de Factura.

• Se puede enviar una notificación por correo electrónico que indique que el fax se envió correctamente y que está disponible para su visualización.

• Los administradores de aprobaciones tienen acceso a las imágenes de los comprobantes a través del enlace Ver comprobantes cuando reciben la notificación en la que se les indica que hay una factura pendiente de aprobación.

• Puede adjuntar y enviar por fax las imágenes escaneadas a la misma factura.