Los usuarios de Budget pueden ver información detallada sobre un presupuesto específico y también pueden filtrar y buscar presupuestos. Podrán ver la misma información que en la página de resumen del presupuesto, incluido un desglose gráfico del presupuesto en porcentajes de Gastado, Pendiente, Restante y Por encima, el consumo del presupuesto según el tiempo, un gráfico que muestra el importe gastado por tipo de gasto y un gráfico de barras de la tendencia de gastos.

Los usuarios pueden exportar los datos de presupuesto como transacciones o resumidos por el tipo de gasto. Pueden aplicar filtros para reducir el tamaño del archivo de hoja de cálculo exportado. Estos filtros están disponibles para la categoría de producto (Solicitud, Gasto, Factura y Solicitud de compra), el estado de transacción (Pendiente y Gastado) y el rango de fechas.

Así mismo, los usuarios verán más detalles sobre el presupuesto gastado y pendiente para facturas, solicitudes de compra, informes de gastos y solicitudes de autorización.

Incluir o excluir el monto pendiente en el presupuesto restante

Por defecto, el monto pendiente no está incluido en el cálculo del monto restante. El monto restante es igual al monto del presupuesto menos el monto gastado. El monto pendiente puede aprobarse o no.

Los usuarios pueden querer tener control sobre el monto restante en su presupuesto. Si los usuarios quieren incluir el monto pendiente en el cálculo del monto restante, pueden hacerlo solicitando que el administrador seleccione (habilite) la opción Incluir importe pendiente en el cálculo de importe restante en la Configuración del presupuesto. Con esta opción, el monto restante es igual al monto del presupuesto menos el monto gastado y el monto pendiente. Los usuarios pueden contar con que se aprueben los montos pendientes y, por lo tanto, querer que el monto restante refleje una visión realista de lo que está disponible para gastar.

Ver el registro de auditoría de un elemento de presupuesto

Los propietarios de presupuestos pueden ver el registro de auditoría de un elemento de presupuesto haciendo clic en el menú Detalles de un presupuesto en la página de resumen y seleccionando Registro de auditoría. Los registros de auditoría proporcionan información sobre las medidas que el propietario del presupuesto y el administrador de presupuesto tomaron en un elemento de presupuesto específico.

Aparecerá la ventana Registro de auditoría con cuatro pestaña: Encabezado, Personas, Filtros e Importe. Estas pestañas se describen en la siguiente tabla.

Comparar el consumo de presupuesto según el tiempo

Los propietarios de presupuestos pueden ver el consumo de su presupuesto por período de presupuesto en una línea de tiempo en el gráfico de barras del Panel de presupuesto. En la página de resumen del presupuesto, deben pasar el cursor del mouse sobre el mosaico para ver la línea de tiempo. Sin embargo, si los propietarios se dirigen a la página Detalles, pueden ver la línea de tiempo de forma predeterminada sin la necesidad de pasar el cursor sobre el mosaico. Si un período de presupuesto abarca un año o un trimestre, los usuarios verán los meses pertinentes en la línea de tiempo. Si un período de presupuesto solo cubre un mes, los usuarios verán los días en la línea de tiempo.

Ver el importe gastado por tipos de gasto

Los detalles de un presupuesto también visualizan un gráfico que muestra el importe gastado por tipo de gasto.

Los usuarios pueden visualizar lo que se ha gastado o lo que está pendiente por tipo de gasto al revisar las posiciones de gasto. Para hacerlo, los usuarios pueden hacer clic en el enlace Categorías de gasto. Esta visualización muestra cada tipo de gasto con su importe gastado o pendiente por producto con el importe total de presupuesto.

Ver tendencia de gastos por año

El gráfico de barras de Tendencia de gastos muestra el estado de los períodos de presupuesto de un propietario de presupuesto en todo un año. Los propietarios de presupuesto pueden ver dos barras de cada período del presupuesto; el monto del presupuesto (barra de color sólido) y el monto de gasto total (el monto gastado total es igual a parte de la barra en color sólido, el monto pendiente total es igual a parte del gráfico de líneas) de un período determinado en una vista trimestral o mensual. La barra que muestra el monto de gasto total se compone del monto de gastos total y el monto pendiente total.

Los propietarios de presupuesto también pueden pasar el cursor del mouse sobre cada barra para ver los detalles del presupuesto de un mes determinado.

Si un presupuesto se basa en un año entero, la vista mensual muestra el monto del período del presupuesto dividido por el número de períodos fiscales (en general 12 meses) para calcular los montos del presupuesto mensual. Para la vista trimestral, el monto del período del presupuesto se multiplica por tres para calcular el monto del presupuesto trimestral en el gráfico. El consumo del presupuesto (gasto y pendiente) se basa en reales mensuales incluso para presupuestos anuales y trimestrales.

La siguiente tabla describe el estado de un período de presupuesto, el cual los propietarios de presupuesto verán si pasan el cursor del mouse sobre una barra del gráfico de Tendencia de gastos.

Los colores del gráfico de barras son verde, amarillo y rojo, los cuales significan:

• Verde: El consumo del presupuesto se encuentra por debajo del límite de alerta del presupuesto (valor predeterminado 80%)

• Amarillo: El consumo del presupuesto se encuentra en el límite de alerta del presupuesto o por encima de este.

• Rojo: El consumo se encuentra en el límite de control del presupuesto (valor predeterminado 100%) o por encima de este.

Exportación de datos del presupuesto

Los propietarios del presupuesto pueden exportar los datos del presupuesto en una hoja de cálculo de Excel, a fin de poder analizar los detalles de gasto. Se pueden exportar hasta 12.500 elementos por vez.

Para exportar los datos del presupuesto, los propietarios del presupuesto deben hacer clic en Exportar datos en la página de detalles de presupuesto.

En la ventana Exportar datos de envío que aparece, los propietarios del presupuesto pueden seleccionar las siguientes opciones:

• Tipo de datos (Datos de elementos de línea o Datos de categoría de gastos)

• Rango de fechas

• Categoría de producto (Gasto, Factura, Solicitud de compra, Tarjeta de crédito, Solicitud o Todas las categorías)

• Esta de transacción (Pendiente y gastado, Gastado o Pendiente)

  Luego de que el propietario del presupuesto haya seleccionado las opciones, debe hacer clic en el botón Exportar datos para exportar los datos del presupuesto en una hoja de cálculo.

Ajustes del presupuesto para propietarios del presupuesto

Los propietarios del presupuesto pueden agregar ajustes a un presupuesto, siempre y cuando el administrador del presupuesto haya activado esta función. De ser así, los propietarios del presupuesto verán un botón llamado Agregar ajuste en la página de detalles de presupuesto del Panel de presupuesto.

Cuando el propietario del presupuesto hace clic en Agregar ajuste, aparece la ventana Agregar ajuste donde los propietarios del presupuesto pueden ingresar información sobre el presupuesto que desean ajustar. Los propietarios del presupuesto pueden usar la siguiente tabla para completar los detalles del ajuste.