El objetivo del resumen del presupuesto es que los usuarios puedan ver rápido sus presupuestos y cuánto gastaron, cuánto les queda y cuánto está pendiente. Los usuarios de Concur Expense también pueden ver el monto no gastado. Los montos no gastados permiten que los propietarios del presupuesto visualicen el saldo de las posiciones de gastos que no aún no se han enviado y es una combinación de informes de gastos no enviados y gastos disponibles que no se adjuntaron a un informe de gastos. Un propietario del presupuesto, por ejemplo, puede querer ver sus presupuestos para tomar decisiones sobre gastos o ver cuánto le queda en el presupuesto. También puede querer comparar el presupuesto de un año con otro.

Un usuario de Budget puede utilizar la función de filtro y búsqueda para encontrar presupuestos.

El filtro de período permite que los usuarios seleccionen un año del presupuesto (el año de presupuesto actual está fijado como predeterminado) y un período de presupuesto. Cuando los usuarios hacen clic en el filtro de período, aparece una ventana donde pueden seleccionar el año de presupuesto y, luego, el tipo de período (mensual, trimestral y/o anual). También pueden seleccionar varios trimestres y meses para los presupuestos de períodos.

El filtro de período solo muestra información que es relevante para el usuario. Por ejemplo, si un usuario no tiene presupuestos anuales o trimestrales en un ejercicio, estos períodos fiscales no aparecerán en la lista. Esto también aplica a los ejercicios. Si una empresa definió ejercicios y presupuestos para cinco años, pero el usuario solo es propietario de presupuestos en el año actual, este solo podrá seleccionar el año actual.

Si los usuarios hacen clic en la opción Presupuestos con intervalos de fechas, pueden filtrar los presupuestos según el año y el intervalo de fechas haciendo clic en los botones relevantes. También pueden seleccionar varios intervalos de fechas.

Si un usuario utiliza la funcionalidad de filtro de búsqueda, puede empezar a escribir el nombre del presupuesto que quiere encontrar en el campo de búsqueda. Cuando un usuario empieza a escribir, verá que la funcionalidad de búsqueda está estructurada en categorías relevantes: Mostrar presupuestos, Mostrar presupuestos con categoría y Mostrar presupuestos que son propiedad de para simplificar la visualización.

Los usuarios también pueden utilizar strings de búsqueda para buscar presupuestos. La tabla a continuación describe los términos disponibles para utilizar al crear un string de búsqueda en el campo de búsqueda. Estos términos se toman de Elementos de presupuesto.

Un usuario del presupuesto puede consultar un presupuesto específico para ver cuánto se gastó (Gastado), cuánto se encuentra en espera de aprobación (Pendiente) y cuánto queda para gastarse (Restante). Los usuarios de Gasto también puede ver el monto no gastado (No gastado) siempre que el administrador haya activado la función. El porcentaje muestra cuánto se gasta del presupuesto. Los usuarios del presupuesto pueden hacer clic en el mosaico para ver más detalles sobre un presupuesto específico.

El gráfico de barras para cada presupuesto está codificado con colores para facilitar la visualización de cuánto de un presupuesto se gasta, está pendiente o restante. Los administradores del presupuesto pueden configurar el porcentaje en los campos Porcentaje de límite de alertas y Porcentaje de límite de controles en Configuración del presupuesto. El codificado con colores se asigna de la siguiente manera:

• El verde equivale a 80 % o menos del presupuesto gastado o pendiente.

• El amarillo equivale a 80-99 % del presupuesto gastado o pendiente.

• El rojo equivale a 100% o más del presupuesto gastado o pendiente.

Los usuarios pueden seleccionar si quieren ver la información del presupuesto como mosaicos o como lista. Si seleccionaron la vista de lista, los usuarios pueden hacer clic en las flechas junto al presupuesto para ver cuánto está gastado, pendiente, restante o no gastado (si se configuró; solo Concur Expense). Además, al hacer clic en la flecha en la parte superior se desglosan todos los presupuestos para mostrar los presupuestos gastados, pendientes, restantes o no gastados.

Gasto de presupuesto actualizado

Los propietarios del presupuesto pueden ver información actualizada sobre un presupuesto. Para presupuestos mensuales y trimestrales, el importe de presupuesto se basará en el importe de presupuesto del período de presupuesto actual más los períodos de presupuesto del ejercicio actual.

Se puede acceder a la información actualizada a través de la vista Tarjeta y Lista en el resumen de presupuesto. Para la vista Tarjeta, los usuarios deben hacer clic derecho en el mosaico del presupuesto y seleccionar Vista actualizada. Para la vista Lista, los usuarios deben expandir el presupuesto haciendo clic en la flecha de expansión azul a la derecha en la ventana.

Una vez que los propietarios hacen clics en el botón Vista actualizada para abrir la vista actualizada, verán la ventana Vista actualizada que muestra la evolución del gasto de presupuesto desde el comienzo del ejercicio hasta el día de la fecha.

Comparar el consumo de presupuesto según el tiempo

Los propietarios de presupuestos pueden ver el consumo de su presupuesto por período de presupuesto en una línea de tiempo en el gráfico de barras del Panel de presupuesto. La línea de tiempo compara el consumo del presupuesto según el tiempo. Si el consumo del presupuesto está distribuido equitativamente en cada día del período de presupuesto, los propietarios de presupuestos pueden ver si este se produjo antes o después de lo previsto. Esta función ayuda a los propietarios de presupuestos a realizar un seguimiento de su presupuesto gastado para asegurarse de no superarlo. Para ver la línea de tiempo en la página de resumen del presupuesto, los propietarios de presupuestos deben pasar el cursor del mouse sobre el mosaico de un presupuesto. Si un período de presupuesto abarca un año o un trimestre, los usuarios verán los meses pertinentes en la línea de tiempo. Si un período de presupuesto solo cubre un mes, los usuarios verán los días en la línea de tiempo.

Visualización de presupuestos compartidos

Los propietarios de presupuesto pueden ver todos sus presupuestos en la sección Mis presupuestos en la parte superior del resumen del presupuesto. Si el usuario tiene el rol Aprobador/Gerente de presupuesto o Visualizador del presupuesto, podrá ver los presupuestos que le comparten otros propietarios de presupuesto en la sección Presupuestos compartidos del resumen del presupuesto. Los presupuestos compartidos tienen el nombre del propietario del presupuesto antepuesto.

Crear presupuestos de equipo

Los presupuestos de equipo permiten que los propietarios de presupuesto creen y gestionen ellos mismo los presupuestos para sus equipos. Esto es particularmente útil para gerentes de niveles inferiores que reciban un importe de presupuesto informal de su gerente directo sin ninguna manera efectiva de realizar un seguimiento del gasto de sus equipos en comparación el presupuesto. Con presupuestos de equipo, puede crear fácilmente un presupuesto de equipo y realizar un seguimiento del gasto de sus equipos en comparación con un importe a lo largo del tiempo. Además, los presupuestos de equipo eliminan la dependencia de administradores de presupuesto.

Para crear un presupuesto de equipo, los propietarios de equipo deben hacer clic en Agregar presupuesto de equipo, agregar la información necesaria en la ventana que aparece y hacer clic en Guardar.

Datos de exportación en la página de resumen del presupuesto

Los propietarios de presupuestos pueden compartir información de presupuesto con usuarios que no utilizan SAP Concur. Al hacer clic en el enlace Enviar a Excel en la página de resumen del presupuesto, los clientes pueden exportar la misma información que está disponible en la opción de vista de lista del panel de presupuesto, así como también algunos campos adicionales, a una hoja de cálculo de Excel. Los campos adicionales incluyen Importe de presupuesto original (el importe de presupuesto indicado en una posición de presupuesto sin el ajuste), Importe de presupuesto ajustado (el importe de presupuesto que proviene de importaciones y exportaciones de ajuste en posiciones de presupuesto), Tipo de período, Categoría de presupuesto y Tipo de presupuesto.