Undtagelser er meddelelser, der vises på faktura-, post- eller specificeringsniveau for at angive overfor medarbejderen, godkenderen og/eller regnskabspersonale, at en regel er blevet overtrådt.

Terminologi

• Undtagelseskode: En unik alfanumerisk kode på et til otte tegn, der tildeles til hver undtagelse. Denne kode fastsættes af kundens interne kodesystem.

• Undtagelsesniveau: Et nummer tildelt tildelt til hver undtagelse, der fastsætter alvorlighedsgraden for en regel. Det er virksomhedens ansvar at fastsætte de forskellige niveauer. Der kan angives en indstilling under Arbejdsproces, der forhindrer en medarbejder i at indsende en faktura, der indeholder en undtagelse på et vist niveau.

Typer af undtagelser

Undtagelser vises på fakturaer ved hjælp af et rødt, gult eller blåt ikon.

• Rød: Angiver en fejl, der skal løses, før fakturaen kan indsendes. Medarbejderen kan muligvis ikke indsende en faktura, før problemet er løst.

• Gul: Angiver en advarsel eller informationsmeddelelse. Medarbejderen kan indsende fakturaer.

• Blå: Angiver, at fakturabehandleren har løst undtagelsen (enten rød eller gul).

Fakturabehandleren kan få vist alle undtagelser, inklusive kode og niveaunummer i undtagelsesmeddelelsen. Denne information er skjult for medarbejderen og godkenderen. Eksempel:

• Eksempelvis lyder undtagelsesmeddelelsen for behandleren som følger: Kode: OVERSKRID, Niveau: 3, samlet total for faktura overskrider USD 5.000

• Men medarbejderen og godkenderen ser kun: Samlet total overskrider USD 5.000