Faxforsiden skal sendes med hvert sæt kvitteringer, da stregkoderne på faxforsiden identificerer den faktura, som kvitteringerne er tilknyttet.

Send kvitteringerne med fax

Sådan sender du dine kvitteringer med fax:

1. Afslut fakturaen som normalt.

2. Vælg Udskriv > Forside til scanning/fax af faktura. Forsiden vises.

3. Klik på Udskriv.

4. Efter udskrivning af faxforsiden skal du klikke på Luk.

5. Læs fax instruktionerne på faxforsiden og under Guide til faxafsendelse nedenfor.

6. Placer kvitteringerne i en gennemsigtig plasticlomme, eller tape dem fast til et separat ark papir på 8,5” X 11” (eller A4), så de kan afsendes med fax.

7. Placer forsiden til faxede kvitteringer - efterfulgt af kvitteringerne - i en faxmaskine og send dem ved hjælp af det billedbehandlingsnummer, der vises på forsiden til faxede kvitteringer.

Når faxen er modtaget og behandlet, bør billedet være tilgængeligt til visning i Concur Invoice efter ca. fem minutter. For at få vist de faxede kvitteringer skal du vælge Vis billede, eller Handlinger > Vis billede.

Vær opmærksom på følgende:

• Hvis du faxede de forkerte kvitteringer (før du indsender fakturaen), kan du slette dem og prøve igen.

• Hvis du har problemer, henvises til noterne nedenfor samt til Fejlsøgning til fax oplysninger.

Statusside

Der kan vedhæftes en statusside til PDF’en, hvilket angiver, at nogle filer ikke kunne behandles (eksempelvis som følge af beskyttelse med adgangskode eller en forkert filtype). Statussiden angiver ikke filnavne eller årsagen til fejl. Den angiver dog, hvilken eller hvilke filer der mislykkedes, såsom Fil nr. 1 gennemført, fil nr. 2 mislykkedes, fil nr. 3 gennemført. Du kan derefter gennemse PDF’en og fastslå, hvilke filer der skal korrigeres og uploades igen.

Vær opmærksom på følgende:

• Hvis ingen filer mislykkes, er der ingen statusside.

• Hvis nogle filer mislykkes, vises statussiden med angivelse af de gennemførte og mislykkede filer.

• Hvis alle filer mislykkes, består PDF’en udelukkende af statussiden.

Tip til faxafsendelse

• Placer de påkrævede kvitteringer i en gennemsigtig plasticlomme, eller tape dem fast til et separat ark papir på 8,5” X 11”, så de kan afsendes med fax.

• Der kan sendes flere sider med kvitteringer, så længe faxforsiden, der er knyttet til fakturaen, anbringes som den første side i faxrækkefølgen.

• Gule kvitteringer er typisk ikke læsbare, når de sendes med fax. SAP Concur anbefaler, at du laver en fotokopi af alle gule kvitteringer, og derefter faxer kopien.

• Faxforsiden skal vises som den første side i transmissionen.

• Hvis du vil indsende yderligere kvitteringer for samme faktura, eller hvis kvitteringerne er utydelige, faxes kvitteringerne sammen med den forside, der er tilknyttet den samme faktura, som blev anvendt til den oprindelige transmission. Kvitteringerne vedhæftes den tidligere transmission.

• Hvis du klikker på Vis kvitteringer, og du modtager en fejlmeddelelse, der angiver, at browseren ikke genkender filformatet, eller kræver, at du skal åbne filen ved hjælp af et andet program, skal du downloade den seneste version af Adobe Acrobat Reader for at installere browserens plug-in. Fejlmeddelelsen sender et link til Adobes hjemmeside eller en intern side, der er valgt af din SAP Concur-administrator.

• Hvis du mister din forside til faxede kvitteringer, skal du udskrive en ny fra samme faktura.

• Stedfortrædere kan se kvitteringsbilleder for fakturaer, som de udarbejder på vegne af en anden Concur Invoice-bruger.

• Der kan sendes en e-mailmeddelelse til dig, der viser, at en fax blev sendt korrekt og nu er tilgængelig til visning.

• Rejsegodkendelsesansvarlige har adgang til kvitteringsbilleder gennem linket Vis kvitteringer efter modtagelse af en meddelelse om, at en faktura afventer deres godkendelse.

• Du kan faxe og vedhæfte indscannede billeder til den samme faktura.