Du får en unik visning af den samlede indkøbsrekvisition-til-indkøbsordre-oprettelse ved at kunne vise en PDF-fil af indkøbsordren, som den bliver vist for leverandøren ved modtagelse via e-mail. Denne visning giver dig mulighed for at bekræfte oplysninger i en enkelt visning, herunder adresse, e-mail og kommentarer til leverandøren.

Herudover kan du vise alle dokumenter, der er knyttet til en specifik indkøbsordre, hvilket giver dig en oversigt over alle dokumenter, som de overfører til en leverandør.

Dette omfatter dokumenter, der er uploadet af:

• Administratorer, der konfigurerer indkøbsordrer i konfigurationen af indkøbsordrer

• Brugere, der opretter indkøbsrekvisitioner og vælger muligheden Medtag i overførsel af indkøbsordre

• Godkendere, der godkender indkøbsrekvisitioner og vælger muligheden Medtag i overførsel af indkøbsordre

• Behandlere af indkøbsordrer, der behandler indkøbsrekvisitioner og vælger muligheden Medtag i overførsel af indkøbsordre

Sådan forhåndsvises en indkøbsordre i PDF-format:

1. På siden Alle ordrer skal du dobbeltklikke på den ønskede indkøbsordre.
2. Klik på Eksempel. Vinduet Vis eksempel på indkøbsordre vises.

Du kan rette valgte elementer i vinduet Vis eksempel på indkøbsordre og tilføje en eller flere e-mail-adresser efter behov. Hvis der findes flere e-mail-adresser, vil leverandører se alle andre kontaktpersoner, der har modtaget e-mailen ved at se på Til-linjen i e-mailen. Dette hjælper med at forhindre, at flere kontaktpersoner hos leverandøren opfylder samme indkøbsordre.

For at ændre standardtekst (flydende tekst, adresse, instruktioner, etc.) bruger Invoice-konfigurationsadministratoren værktøjet Konfiguration af indkøbsordre (Administration > Invoice > Konfiguration af indkøbsordre).

For at ændre indkøbsordredata, der vises i PDF'en, skal du åbne den faktiske indkøbsordre og redigere felterne.

Du kan også sende en e-mail med indkøbsordren fra dette vinduet ved at klikke på Overfør.

Hvis du ændrer e-mailens Fra-adresse til et andet domænenavn, der afviger fra adressen ConcurSolutions.com og derefter prøver at overføre e-mailen, modtager du en advarselsmeddelelse.