Formålet med budgetoversigten er, at brugerne hurtigt kan se deres budgetter, og hvor stor en del af deres budgetter, der er blevet brugt, resterer og afventer godkendelse. Brugerne af Concur Expense kan også se ikke-udgiftsførte beløb. Med ikke-udgiftsførte beløb kan budgetejere se saldoen for de udgiftsposter, der endnu ikke er sendt, og som er en kombination af ikke-sendte udgiftsafregninger og tilgængelige udgifter, som ikke er knyttet til en udgiftsafregning. En budgetejer vil måske se sine budgetter for at træffe en beslutning om forbrug, eller vedkommende vil se, hvor meget der resterer af budgettet. Det er også muligt at sammenligne et budgetår med et andet.

En budgetbruger kan anvende filter- og søgefunktioner til at finde budgetter.

Periodefiltret gør det muligt for brugere at vælge et budgetår (indeværende budgetår er angivet som standard) og en budgetperiode. Når brugere klikker på periodefiltret, vises der et vindue, hvor de kan vælge budgetåret og derefter periodetypen (månedlig, kvartalsvis og/eller årlig). De kan også vælge flere kvartaler og måneder for periodebudgetter.

Periodefiltret viser kun oplysninger, der er relevante for brugeren. Hvis en bruger fx ikke har års- eller kvartalsbudgetter i et regnskabsår, vises disse regnskabsperioder ikke på listen. Dette gælder også regnskabsår. Hvis en virksomhed har defineret regnskabsår og budget for fem år, men brugeren kun ejer budgettet for indeværende år, kan brugeren kun vælge indeværende år.

Hvis brugere klikker på muligheden Budgetter med datointerval, kan de filtrere budgettet efter år og datointerval ved at klikke på de relevante knapper. De kan også vælge flere datointervaller.

Hvis brugere anvender søgefilterfunktionen, kan de begynde at indtaste navnet på det budget, de leder efter, i søgefeltet. Når brugere begynder at indtaste, ser de, at søgefunktionen i opdelt i de relevante kategorier Vis budgetter, Vis budgetter med kategori og Vis budgetter, der ejes af for at give et bedre overblik.

Brugere kan også anvende søgestrenge til at søge efter budgetter. Tabellen nedenfor beskriver de tilgængelige termer, der skal bruges ved oprettelse af en søgestreng i søgefeltet. Disse termer hentes fra Budgetposter.

En budgetbruger kan se et specifikt budget for at se, hvor stor en del af budgettet, der er brugt (Brugt), hvor meget der afventer godkendelse (Afventer), og hvor meget der resterer til forbrug (Resterende). Expense-brugere kan også se ikke-udgiftsførte beløb (Ikke-udgiftsført), hvis administratoren har aktiveret denne funktion. Procentdelen viser, hvor stor en del af budgettet der er brugt. Budgetbrugere kan klikke på selve feltet for at få vist flere detaljer om et specifikt budget.

Søjlediagrammerne for hvert budget er farvekodede, så det er nemmere at se, hvor stor en del af budgettet, der er brugt, afventer godkendelse og resterer. Budgetadministratorer kan konfigurere procentdelen i felterne Procent for beskedgrænse og Procent for kontrolgrænse under budgetindstillingerne. Farvekodningen er tildelt på følgende måde:

• Grøn er lig med 80 % eller mindre af det samlede budget for brug eller som afventer godkendelse

• Gul er lig med 80-99 % af det samlede brug eller afventer godkendelse

• Rød er lig med 100 % eller mere af det samlede budget for brug eller afventer godkendelse

Brugerne kan vælge, om de vil se budgetoplysningerne i feltvisning eller listevisning. Hvis brugerne vælger listevisning, kan de klikke på pilen ud for et budget for at se, hvor stor en del af budgettet der er brugt, afventer, resterer eller ikke er udgiftsført (kun Concur Expense, hvis konfigureret). Brugeren kan desuden klikke på pilen øverst for at udvide alle budgetter til at vise andelen af brug, afventer godkendelse, resterende og ikke-udgiftsført.

Budgetudgifter år til dato

Budgetejere kan få vist år til dato-oplysninger om et budget. Månedlige og kvartalsvise budgetter baseres på budgetbeløbet for den aktuelle budgetperiode plus tidligere budgetperioder i det aktuelle regnskabsår.

Du kan få adgang til år til dato-oplysningerne via visningen Kort og Liste i Budgetoversigt. For visningen Kort skal brugere højreklikke på budgetflisen og vælge År til dato-visning. For visningen Liste skal brugere udvide budgettet ved at klikke på den blå pil til at udvide til højre i vinduet.

Når budgetejeren klikker på knappen År til dato-visning for at åbne år til dato-visningen, vil de se vinduet År til dato-visning, der viser, hvordan deres budgetudgifter ser ud fra starten af regnskabsåret til dags dato.

Sammenlign budgetforbrug over tid

Budgetejere kan få vist deres budgetforbrug pr. budgetperiode på en tidslinje i søjlediagrammerne i budgetdashboardet. Tidslinjen sammenligner budgetforbruget over tid. Hvis budgetforbruget er ligeligt fordelt på hver dag i budgetperioden, kan budgetejere se om forbruget er foran eller bagefter tidsplanen. Tidslinjen hjælper budgetejere med at holde styr på deres forbrugte budget med henblik på at sikre, at budgettet ikke er overskredet. På siden med budgetoversigt skal budgetejere pege med musen på flisen for et budget for at se tidslinjen. Hvis en budgetperiode dækker et år eller et kvartal, vil brugere få de relevante måneder vist på tidslinjen. Hvis en budgetperiode kun er på en måned, vil brugere få de relevante måneder vist på tidslinjen.

Vis delte budgetter

Budgetejere kan se alle deres budgetter i sektionen Mine budgetter øverst i budgetoversigten. Hvis en bruger har rollen Budgetgodkender/-ansvarlig eller Budgetfremviser, kan vedkommende se de budgetter, som andre budgetejere har delt, i afsnittet Delte budgetter i budgetoversigten. De delte budgetter har budgetejerens navn foranstillet.

Opret teambudgetter

Teambudgetter giver budgetejere mulighed for at oprette og selv administrere budgetter for et eller flere teams. Dette er særligt nyttigt for ledere på lavere niveau, som kan modtage et uformelt budgetbeløb fra deres direkte leder, uden at de har et godt værktøj til at registrere forbruget hos deres teams i forhold til budgettet. Med teambudgetter kan de nemt oprette et teambudget og spore teamets forbrug over tid i forhold til et beløb. Derudover eliminerer teambudgetter afhængigheden af budgetadministratorer.

Budgetejere opretter et teambudget ved at klikke på Tilføj teambudget, tilføje de obligatoriske oplysninger i vinduet og derefter klikke på Gem.

Eksporter data på siden Budgetoversigt

Budgetejere kan dele budgetoplysninger med brugere, der ikke har SAP Concur. Ved at klikke på linket Send til Excel på siden med budgetoversigt kan kunder eksportere de oplysninger, som er tilgængelige i listevisningen på budgetdashboardet (herunder yderligere felter), til et Excel-regneark. De yderligere felter omfatter Oprindeligt budgetbeløb (det budgetbeløb, der indtastes i en budgetpost uden tilpasning), Tilpasset budgetbeløb (det budgetbeløb, der stammer fra import og eksport af tilpasninger i Budgetposter), Periodetype, Budgetkategori og Budgettype.