Budgetbrugere kan få vist detaljerede oplysninger om et bestemt budget samt filtrere og søge efter budgetter. De kan se de samme oplysninger, som de fik vist på siden Budgetoversigt, herunder et diagram, som viser en grafisk opdeling af budgettet i procent af Brugt, Afventer og Resterende og Over, budgetforbrug over tid, er et diagram, som viser beløb pr. udgiftstype og et søjlediagram med udgiftstendenser.

Brugere kan eksportere budgetdata som transaktioner eller sammenfattet efter udgiftstype. De kan anvende filtre til at reducere størrelsen på den eksporterede regnearksfil. Disse filtre er tilgængelige for produktkategorien (Anmodning, Udgift, Faktura og Indkøbsanmodning) og transaktionsstatus (Afventer og Brugt) og datointerval.

Desuden kan brugerne se flere detaljer om, hvor stor en del af budgettet der er brugt og afventer godkendelse for fakturaer, indkøbsrekvisitioner, udgiftsafregninger og autorisationsanmodninger.

Inkluder eller ekskluder afventende beløb i resterende budget

Som standard er det afventende beløb ikke inkluderet i beregningen af det resterende beløb. Det resterende beløb er budgetbeløbet fratrukket det brugte beløb. Det afventende beløb kan være godkendt, men er det ikke nødvendigvis endnu.

Brugerne vil formentlig gerne kende det resterende beløb i deres budget. Hvis brugerne vil inkludere det afventende beløb i beregningen af det resterende beløb, kan de bede administratoren vælge (aktivere) valgmuligheden Inkluder afventende beløb i beregningen af det resterende beløb i budgetindstillingerne. Med denne valgmulighed vil det resterende beløb være lig med budgetbeløbet fratrukket det brugte beløb og det afventende beløb. Brugerne kan have en forventning om at de afventende beløb godkendes, og de vil derfor have, at det resterende beløb skal afspejle det realistiske beløb, der stadig kan bruges.

Vis revisionsspor for en budgetpost

Budgetejere kan få vist revisionssporet for en budgetpost ved at klikke på menuen Detaljer for et budget på oversigtssiden og derefter vælge Revisionsspor. Revisionsspor giver oplysninger om handlinger, som budgetejeren og budgetadministratoren har foretaget for en specifik budgetpost.

Vinduet Revisionsspor, der vises, har fire faner; Sidehoved, Personer, Filtre og Beløb. Disse faner beskrives i følgende tabel.

Sammenlign budgetforbrug over tid

Budgetejere kan få vist deres budgetforbrug pr. budgetperiode på en tidslinje i søjlediagrammerne i budgetdashboardet. På budgetoversigtssiden skal budgetejere pege med musen på flisen for at se tidslinjen. Når budgetejere navigerer til siden Detaljer, ser de dog som standard tidslinjen uden at skulle pege med musen på flisen. Hvis en budgetperiode dækker et år eller et kvartal, vil brugere få de relevante måneder vist på tidslinjen. Hvis en budgetperiode kun er på en måned, vil brugere få de relevante måneder vist på tidslinjen.

Vis brugt beløb pr. udgiftstyper

Detaljerne for et budget viser også et diagram, som viser brugt beløb pr. udgiftstype.

Brugere kan vise, hvad der er brugt eller afventer pr. udgiftstype, når de gennemser udgiftsposter. For at gøre dette kan brugere klikke på linket Udgiftskategorier. Denne visning viser hver udgiftstype med dens afventende og forbrugte beløb pr. produkt med det samlede budgetbeløb.

Vis udgiftstendens pr. år

I søjlediagrammet Udgiftstendens kan du se status for budgetejerens budgetperioder for et helt år. Der vises to søjler for hver budgetperiode: Budgetbeløbet (den ensfarvede søjle) og det samlede udgiftsbeløb (det samlede udgiftsbeløb er lig med en del af den ensfarvede søjle, det samlede ventende beløb er lig med en del af den stribede søjle) for en specifik periode i kvartals- eller månedsvisning. Den søjle, der viser det samlede udgiftsbeløb, består af det samlede udgiftsbeløb og det samlede ventende beløb.

Budgetejere kan pege på en søjle med musen for at se budgetdetaljerne for en bestemt måned.

Hvis et budget er baseret på et helt år, vises budgetperiodebeløbet divideret med antallet af regnskabsperioder (som regel 12 måneder) i månedsvisningen for at beregne de månedlige budgetbeløb. I kvartalsvisningen multipliceres budgetperiodebeløbet med 3 for at beregne kvartalsbudgetbeløbet i diagrammet. Budgetforbruget (brugt og ventende) er baseret på de faktiske månedsbeløb - også for årsbudgetter og kvartalsbudgetter.

I tabellen nedenfor beskrives status for en budgetperiode, som budgetejere kan se ved at pege på en søjle i søjlediagrammet Udgiftstendens med musen.

Søjlediagrammets farver i grøn, gul og rød betyder følgende:

• Grøn: Forbruget af budgettet er under advarselsgrænsen (standard er 80 %)

• Gul: Forbruget af budgettet er på eller over advarselsgrænsen

• Rød: Forbruget er på eller over kontrolgrænsen (standard er 100 %)

Eksporter budgetdata

Budgetejere kan eksportere budgetdata til et Excel-regneark, så de kan analysere udgiftsdetaljer. Op til 12.500 poster kan eksporteres ad gangen.

For at eksportere budgetdata skal budgetejere klikke på Eksporter data på siden Budgetdetaljer.

I vinduet Eksporter udgiftsdata, der vises, kan budgetejere vælge følgende valgmuligheder:

• Datatype (Enkeltpostdata eller Udgiftskategoridata)

• Datointerval

• Produktkategori (Udgift, Faktura, Indkøbsrekvisition, Kreditkort, Anmodning eller Alle kategorier)

• Transaktionsstatus (Afventer & Brugt, Brugt eller Afventer)

  Når budgetejeren har markeret deres valgmuligheder, klikker de på knappen Eksporter data for at eksportere budgetdata til et regneark.

Budgettilpasninger for budgetejere

Budgetejere kan tilføje tilpasninger til et budget, hvis budgetadministratoren har aktiveret denne funktion for dem. Hvis dette er tilfældet, vil budgetejere se knappen Tilføj tilpasning på budgetdashboardets budgetdetaljeside.

Når budgetejeren klikker på Tilføj tilpasninger, vises vinduet Tilføj tilpasning, hvor budgetejere kan indtaste oplysninger om det budget, de vil tilpasse. Budgetejere kan bruge følgende tabel til at udfylde detaljerne om tilpasningen.