Budget-användare kan visa detaljerad information om en specifik budget och även filtrera och söka efter budgetar. De kommer att se samma information som de gjorde på sidan Budgetöversikt, inklusive en grafisk nedbrytning av budgeten i procent för Utlagt, Väntande, Återstående och Över, budgetförbrukning över tid, en graf som visar förbrukat belopp per utläggstyp samt ett Gantt-schema över utgiftstrend.

Användare kan exportera budgetdata som transaktioner eller summerade efter utläggstyp. De kan tillämpa filter för att minska storleken på exportfilen. Det finns filter för produktkategori (Begäran, Utlägg, Faktura och Inköpsbegäran), transaktionsstatus (Väntande och Utlagt) och datumintervall.

Dessutom kan användarna se mer information om förbrukade och väntande delar av budgeten för fakturor, inköpsbegäranden, utläggsrapporter och auktoriseringsbegäranden.

Inkludera eller exkludera väntande belopp i återstående budget

Som standard inkluderas inte väntande belopp i beräkningen av återstående belopp. Återstående belopp utgörs av budgetbeloppet minus utlagt belopp. Det väntande beloppet kanske inte godkänns.

Användare kan vilja ha kontroll över det återstående beloppet i deras budget. Om användare vill inkludera det väntande beloppet i beräkningen av återstående belopp kan de göra detta genom att be administratören att välja (aktivera) alternativet Inkludera väntande belopp i beräkning av återstående belopp i budgetinställningarna. Med detta alternativ kommer återstående belopp att vara budgetbeloppet minus utlagt belopp och väntande belopp. Användare kanske räknar med att de väntande beloppen kommer att godkännas och de vill därför att återstående belopp ska ge en realistisk bild över vad som fortfarande finns att spendera.

Visa revisionskedja för en budgetposition

Budgetägare kan visa revisionskedjan för en budgetposition genom att klicka på menyn Information/Detaljer på översiktssidan i en budget och sedan välja Revisionskedja. Revisionskedjor ger information om åtgärder som budgetägaren och budgetadministratören har utfört för en specifik budgetposition.

I fönstret Revisionskedja visas fyra flikar: Rubrik, Personer, Filter och Belopp. Flikarna beskrivs i följande tabell.

Jämför budgetförbrukning över tid

Budgetägare kan visa sin budgetförbrukning per budgetperiod på en tidslinje i stapeldiagrammen i budgetinstrumentpanelen. På sidan Budgetöversikt måste budgetägare hovra med pekaren över panelen för att se tidslinjen. Om budgetägare däremot går till sidan Detaljer ser de en tidslinje som standard, utan att behöva hovra med pekaren över panelen. Om en budgetperiod spänner över ett år eller ett kvartal ser användare relevanta månader på tidslinjen. Om en budgetperiod bara är en månad ser användare dagarna på tidslinjen.

Visa spenderat belopp per utläggstyp

Detaljerna för en budget visar också en graf över de belopp som spenderats per utläggstyp.

Användare som granskar utgiftsposter kan se vad som har spenderats eller är väntande per utläggstyp. För att göra detta klickar man på länken Utgiftskategorier. Denna vy visar varje utläggstyp med väntande och utlagda belopp per produkt samt det totala budgetbeloppet.

Visa utgiftstrend per år

Gantt-schemat Utgiftstrend visar status för budgetägarens budgetperioder över ett helt år. Budgetägare kan se två staplar för varje budgetperiod – budgetbeloppet (fylld stapel) och det totala utgiftsbeloppet (det totala utlagda beloppet är en del av den fyllda stapeln, och det totala väntande beloppet är en del av den streckade stapeln) för en viss period i en kvartals- eller månadsvy. Stapeln som visar totalt utgiftsbelopp består av det totala utlagda beloppet och det totala väntande beloppet.

Budgetägare kan även hovra över varje stapel och se budgetinformation för en viss månad.

Om en budget är baserat på ett helt år visar månadsvyn beloppet för budgetperioden delat med antalet räkenskapsperioder (oftast 12 månader) för beräkning av de månatliga budgetbeloppen. För kvartalsvyn multipliceras beloppet för budgetperioden med tre för beräkning av det kvartalsvisa budgetbeloppet i diagrammet. Budgetförbrukningen (utlagt och väntande) baseras på de verkliga månadsvärdena även för års- och kvartalsbudgetar.

Tabellen nedan beskriver den status för en budgetperiod som budgetägare ser om de hovrar över en stapel i Gantt-schemat Utgiftstrend.

Färgerna i Gantt-schemat visas i grönt, gult och rött och innebär följande:

• Grönt: Budgetförbrukningen ligger under varningsgränsen (standard 80 %)

• Gult: Budgetförbrukningen ligger på eller över varningsgränsen

• Rött: Budgetförbrukningen ligger på eller över kontrollgränsen (standard 100 %)

Exportera budgetdata

Budgetägare kan exportera budgetdata till ett kalkylblad så att de kan analysera detaljer för utgifterna. Upp till 12 500 poster kan exporteras samtidigt.

För att exportera budgetdata klickar budgetägaren på Exportera data på sidan Budgetinformation.

I fönstret Export Spending Data som visas kan budgetägare välja mellan följande alternativ:

• Datatyp (Radpostdata eller Data för utgiftskategori)

• Datumintervall

• Produktkategori (Utlägg, Faktura, Inköpsbegäran, Kreditkort, Begäran eller Alla kategorier)

• Transaktionsstatus (Väntar och Utlagt, Utlagt eller Väntar)

  När budgetägarna har valt sina alternativ klickar de på knappen Exportera data för att exportera budgetdata till ett kalkylblad.

Budgetjusteringar för budgetägare

Budgetägare kan lägga till justeringar till en budget förutsatt att budgetadministratorn har aktiverat denna funktion för dem. I så fall kommer budgetägare att se knappen Lägg till justering på sidan Budgetinformation i budgetinstrumentpanelen.

När budgetägaren klickar på Lägg till justering visas fönstret Lägg till justering där budgetägare kan ange information om den budget de vill justera. Budgetägare kan använda följande tabell för att fylla i detaljer om justeringen.