Syftet med budgetöversikten är att användarna snabbt ska kunna se sina budgetar och hur mycket av dem som spenderats, återstår och väntar på attestering. Concur Expense-användare kan också se icke kostnadsfört belopp. Icke kostnadsförda belopp ger budgetägare möjlighet att se saldot för de utläggsposter som inte har skickats in än. De är en kombination av utläggsrapporter som inte skickats in än och tillgängliga utlägg som inte bifogats till en utläggsrapport. En budgetägare kan till exempel vilja se sina budgetar för att fatta beslut om utgifter eller se hur mycket som är kvar av budgeten. De kan även jämföra ett budgetår med ett annat.

En budgetanvändare kan använda filter och sökfunktioner för att hitta budgetar.

Med periodfiltret kan användare välja budgetår (innevarande budgetår anges som standard) och budgetperiod. När användare klickar på periodfiltret öppnas ett fönster där de kan välja budgetår och sedan periodtyp (månatligen, kvartalsvis, och/eller årligen). De kan också välja flera kvartal och månader för periodbudgetarna.

Periodfiltret visar bara information som är relevant för användaren. Om en användare till exempel inte har års- eller kvartalsbudgetar under ett räkenskapsår så visas inte dessa i listan. Detta gäller även för räkenskapsåren. Om ett företag har definierat räkenskapsår och budgetar för fem år men ägaren endast äger budgetar under innevarande år kan användaren bara välja innevarande år.

Om användare klickar på alternativet Budgetar för datumintervall kan de filtrera budget på år och datumintervall genom att klicka på relevanta knappar. De kan också välja flera datumintervall.

Om en användare använder sökfilterfunktionen kan de börja skriva namnet på budgeten de söker i sökfältet. När användaren börjar skriva ser de att sökfunktionen är indelad i relevanta kategorier för enklare visning: Visa budget, Visa budgetar med kategori och Visa budgetar som ägs av.

Användare kan också använda söksträngar för att söka efter budgetar. Tabellen nedan beskriver tillgängliga begrepp vid uppläggning av en söksträng i sökfältet. Begreppen hämtas från Budgetpositioner.

En budgetanvändare kan titta på en särskild budget för att se hur mycket av budgeten som spenderats (Utlagt), hur mycket som väntar på attestering (Väntande) och hur mycket som är kvar att spendera (Återstående). Utläggsanvändare kan också se icke kostnadsfört belopp (Icke kostnadsfört) om administratören har aktiverat funktionen. Procentsatsen visar hur mycket av budgeten som förbrukats. Budgetanvändare kan klicka på själva rutan för att se mer information om en viss budget.

Staplarna för varje budget är färgkodade för att göra det enklare att se hur mycket av en budget som spenderats, väntar på attestering eller återstår. Budgetadministratörer kan konfigurera procentsatsen i fälten Varningsgräns % och Kontrollgräns % i budgetinställningarna. Färgkodningens betydelse:

• Grönt innebär att högst 80 % av budgeten har förbrukats eller väntar

• Gult innebär att 80–99 % av budgeten har förbrukats eller väntar

• Rött innebär att 100 % eller mer av budgeten har förbrukats eller väntar

Användare kan välja om de vill se budgetinformationen som rutor eller i en lista. Användare som väljer listvyn kan klicka på pilen bredvid en budget för att se hur mycket av en budget som har förbrukats, väntar, återstår eller inte har kostnadsförts (om detta har konfigurerats, endast Concur Expense). Genom att klicka på pilen högst upp kan man expandera alla budgetar och visa förbrukad, väntande, återstående och inte kostnadsförd budget.

Budgetutgifter hittills i år

Budgetägare kan se detaljerad information om en budget hittills i år. För månads- och kvartalsbudgetar baseras budgetbeloppet på budgetbeloppet för innevarande budgetperiod plus föregående budgetperioder innevarande räkenskapsår.

Information om budgeten hittills i år nås via kortvyn och listvyn i budgetöversikten. För kortvyn måste användare högerklicka på budgetpanelen och välja YTD View (vy för ackumulerat år). För listvyn måste användare expandera budgeten genom att klicka på den blåa expansionspilen till höger i fönstret.

När budgetägare klickar på knappen YTD View för att öppna vyn för ackumulerat år ser de budgetutgifterna från räkenskapsårets start till idag i fönstret YTD View.

Jämför budgetförbrukning över tid

Budgetägare kan visa sin budgetförbrukning per budgetperiod på en tidslinje i stapeldiagrammen i budgetinstrumentpanelen. Tidslinjen jämför budgetförbrukningen över tid. Om budgetförbrukningen är jämt fördelad över varje dag i budgetperioden kan budgetägare se om förbrukningen är högre eller lägre än planerat. Tidslinjen hjälper budgetägare att följa den förbrukade budgeten för att säkerställa att budgeten inte överskrids. På sidan Budgetöversikt måste budgetägare hovra med pekaren över en budgetpanel för att se tidslinjen. Om en budgetperiod spänner över ett år eller ett kvartal ser användare relevanta månader på tidslinjen. Om en budgetperiod bara är en månad ser användare dagarna på tidslinjen.

Visa delade budgetar

Budgetägare kan se alla sina budgetar i avsnittet Mina budgetar överst i budgetöversikten. Användare som har rollen Budgetattestant/hanterare eller Budgetvisare kan se budgetar som andra budgetägare delat med dem i avsnittet Delade budgetar i budgetöversikten. De delade budgetarna föregås av budgetägarnas namn.

Skapa teambudgetar

Med teambudgetar kan budgetägare skapa och själv hantera budgetar för sina team. Det är särskilt användbart för chefer på lägre nivå som kan få ett informellt budgetbelopp från sina närmaste chefer, utan att ha något bra sätt att spåra teamets utgifter på mot en budget. Med teambudgetar kan de enkelt skapa en teambudget och spåra teamets utlägg mot ett belopp över tid. Teambudgetar är inte heller beroende av budgetadministratörer.

För att skapa en teambudget klickar budgetägaren på Lägg till teambudget, fyller i den obligatoriska informationen i det fönster som visas och klickar på Spara.

Exportera data på sidan Budgetöversikt

Budgetägare kan dela budgetinformation med icke-SAP Concur-användare. Genom att klicka på länken Skicka till Excel på sidan Budgetöversikt kan kunder exportera samma information som är tillgänglig i listvyalternativet i budgetinstrumentpanelen, inklusive vissa ytterligare fält, till ett kalkylblad i Excel. De ytterligare fälten inkluderar Original Budget Amount (ursprungligt budgetbelopp – budgetbelopp som angetts för en budgetposition utan justering), Adjusted Budget Amount (justerat budgetbelopp – budgetbeloppet som kommer från import och export av justeringar i Budgetpositioner), Typ av period, Budgetkategori och Budgettyp.