Försättsbladet måste skickas tillsammans med varje uppsättning kvitton eftersom streckkoden på försättsbladet identifierar vilken faktura kvittona hör ihop med.

Faxa kvitton

Gör så här för att faxa kvitton:

1. Slutför fakturan som vanligt.

2. Välj Skriv ut > Faktura skannings-/faxförsättsblad. Försättsbladet visas.

3. Klicka på Skriv ut.

4. Klicka på Stäng när försättsbladet har skrivits ut.

5. Läs faxinstruktionerna på försättsbladet och under Faxtips nedan.

6. Ordna kvittona i en genomskinlig plastficka eller tejpa fast dem på ett separat 8.5"x11"-blad (eller A4).

7. Lägg försättsbladet följt av kvittona i faxapparaten och överför dem med det bildtjänstsnummer som står på försättsbladet.

När faxet har mottagits och behandlats bör bilden kunna visas i Concur Invoice efter ungefär fem minuter. För att se faxade kvitton, välj Visa bild, eller Åtgärder > Visa bild.

Tänk på följande:

• Om du har råkat faxa fel kvitton (och ännu inte har skickat fakturan) är det bara att radera kvittona och försöka igen.

• Se noteringarna nedan samt informationen om Felsökning, fax om det uppstår problem.

Statussida

En statussida kan läggas till PDF-filen, som indikation på att filerna inte kunde behandlas (på grund av att de till exempel var lösenordsskyddade eller hade fel filtyp). Statussidan ger ingen information om filnamn eller orsak till felet. Sidan ger dock viss information om vilka filer som (miss)lyckades. Exempel: Fil #1 lyckades, Fil #2 misslyckades, Fil #3 lyckades. Gå igenom PDF-filen och red ut vilka filer som behöver korrigeras och laddas upp igen.

Tänk på följande:

• Om inga av filerna misslyckas, skapas ingen statussida.

• Om några av filerna misslyckas, visas statussidan med lyckade och misslyckade filer listade.

• Om alla filer misslyckas, består PDF-filen bara av statussidan.

Faxtips

• Placera de kvitton som ska faxas i en genomskinlig plastficka eller tejpa fast dem på ett pappersark med måtten 8,5x11".

• Det går att skicka flera sidor kvitton, bara försättsbladet som hör till fakturan placeras först av de sidor som faxas.

• Det fungerar i allmänhet inte att faxa gula kvitton. SAP Concur rekommenderar att man gör fotostatkopior av eventuella gula kvitton och sedan faxar kopian.

• Försättsbladet måste vara den första sidan i sändningen.

• Om ytterligare kvitton ska skickas som hör till samma faktura, eller om några kvitton verkar vara otydliga, faxas kvittona med samma försättsblad som användes till fakturan vid den första sändningen. Kvittona bifogas till den tidigare sändningen.

• Om du klickar på Visa kvitton och får upp ett felmeddelande där det står att webbläsaren inte känner igen filformatet eller ber dig att öppna filen med ett annat program, måste du först ladda ner den senaste version av Adobe Acrobat Reader för att installera webbläsartillägget. Felmeddelandet har en länk till Adobes webbsida, eller en internsida som bestämts av din SAP Concur-administratör.

• Om försättsbladet försvinner skriver du ut ett nytt från samma faktura.

• Ställföreträdare kan visa kvittobilder för fakturor som de förbereder för en annan Faktura-användares räkning.

• Ett e-postmeddelande kan skickas för att indikera att faxet kommit fram och finns tillgängligt för visning.

• Attestanter har tillgång till kvittobilder via länken Visa kvitton när de får meddelande om att en faktura inväntar attestering.

• Du kan faxa och bifoga skannade kvitton till samma faktura.