Undantag är meddelanden som visas på faktura-, post- eller specifikationsnivå, och som indikerar för den anställda, attestanten och/eller redovisningspersonalen att en regel har överträtts.

Terminologi

• Undantagskod: En unik alfanumerisk teckenkod mellan ett och åtta som anges för varje undantag. Koden fastställs av klientens interna kodningssystem.

• Undantagsnivå: Ett nummer som anges för varje undantag och som fastställer allvarlighetsgraden för en regel. Det är företagets ansvar att fastställa de olika nivåerna. Under Arbetsflöden kan en inställning göras som förhindrar att den anställda skickar in fakturor med undantag på en viss nivå.

Undantagstyper

Undantag markeras på fakturor med röd, gul eller blå ikon.

• Röd: Indikerar att ett fel måste åtgärdas innan fakturan kan skickas. Kan göra att den anställda inte kan skicka sin faktura förrän ärendet har hanterats.

• Gul: Indikerar en varning eller ett informellt meddelande. Den anställda kan skicka in fakturor.

• Blå: Indikerar att fakturahandläggaren har rensat undantaget (antingen rött eller gult).

Fakturahandläggaren kan granska alla undantag, inklusive kod och nivånummer i undantagsmeddelandet. Den här informationen är dold för den anställda och för attestanten. Exempel:

• Handläggarens undantagsmeddelande lyder: Kod: EXCEED, Nivå: 3, fakturans totalbelopp överskrider 5 000 dollar.

• Den anställda och attestanten ser däremot bara: Totalbelopp för begäran överskrider 5 000 dollar.