Jokaisen kuittisarjan mukana tulee olla faksin kansisivu, koska faksin kansisivun viivakoodeja käytetään sen laskun tunnistamiseen, johon kuitit liittyvät.

Kuittien lähettäminen faksilla

Voit faksata kuitit seuraavasti:

1. Täytä laskusi tavalliseen tapaan.

2. Valitse Tulosta > Laskun skannauksen/faksin kansisivu. Näyttöön tulee kansisivu.

3. Valitse Tulosta.

4. Kun olet tulostanut faksin kansisivun, valitse Sulje.

5. Lue faksausohjeet faksin kansisivulta ja alla olevasta Faksausvihjeitä-kohdasta.

6. Järjestä kuitit kirkkaaseen muovitaskuun tai teippaa ne erilliselle A4-paperiarkille (tai 8,5 x 11 tuuman paperille) faksaamista varten.

7. Aseta faksikuitin kansisivu ja sen jälkeen kuitit faksilaitteeseen ja lähetä ne käyttämällä faksin kansisivulla näkyvää kuvankäsittelypalvelun numeroa.

Kun faksi on vastaanotettu ja käsitelty, kuva on nähtävissä Concur Invoicessa noin viidessä minuutissa. Voit tarkastella faksattuja kuitteja valitsemalla Näytä kuva tai Toiminnot > Näytä kuva.

Huomaa seuraavat asiat:

• Jos lähetit väärät kuitit (ennen laskun lähettämistä), voit poistaa ne ja yrittää uudelleen.

• Jos sinulla on ongelmia, lue alla olevat huomautukset sekä tiedot, jotka liittyvät aiheeseen Faksien vianmääritys.

Tilasivu

PDF:ään saatetaan liittää tilasivu, joka ilmaisee, että tiedostojen käsittely epäonnistui (esimerkiksi salasanasuojauksen tai väärän tiedostotyypin vuoksi). Tilasivu ei sisällä tiedostonimiä tai epäonnistumisen syytä. Siinä kuitenkin ilmaistaan, mitkä tiedostot epäonnistuivat, esimerkiksi Tiedosto #1 onnistui, Tiedosto #2 epäonnistui, Tiedosto #3 onnistui. Voit sen jälkeen tarkistaa PDF:n ja selvittää, mitkä tiedostot pitää korjata ja ladata uudelleen.

Huomaa seuraavat asiat:

• Jos yhdenkään tiedoston käsittely ei epäonnistu, tilasivua ei ole.

• Jos joidenkin tiedostojen käsittely epäonnistuu, tilasivu näkyy ilmoittaen onnistumiset ja epäonnistumiset.

• Jos kaikkien tiedostojen käsittely epäonnistuu, PDF koostuu pelkästä tilasivusta.

Faksausvihjeitä

• Järjestä tarvittavat kuitit kirkkaaseen muovitaskuun tai teippaa ne erilliselle A4-paperiarkille (tai 8,5 x 11 tuuman paperille) faksaamista varten.

• Kuitteja voidaan lähettää monta sivua, kunhan laskuun liittyvä faksin kansisivu sijoitetaan faksisarjan ensimmäiseksi sivuksi.

• Keltaiset kuitit eivät yleensä ole luettavissa faksattuina. SAP Concur suosittelee keltaisten kuittien valokopioimista ja kopion faksaamista.

• Faksin kansisivun täytyy olla lähetyksen ensimmäinen sivu.

• Voit lähettää lisää kuitteja samaa laskua varten, tai jos kuitit ovat epäselviä, faksaa uudet kuitit käyttämällä samaan laskuun liittyvää kansisivua, jota käytettiin alkuperäisessä lähetyksessä. Kuitit liitetään aiempaan lähetykseen.

• Jos valitset Näytä kuitit ja saat virheilmoituksen, jonka mukaan selain ei tunnista tiedoston muotoa tai tiedosto on avattava toisella sovelluksella, sinun on ladattava Adobe Acrobat Reader -ohjelmiston uusin versio selainlaajennuksen asentamiseksi. Virheilmoitus sisältää linkin Adoben verkkosivustoon tai SAP Concur -pääkäyttäjän määrittämään sisäiseen sivustoon.

• Jos kadotat faksikuitin kansisivun, tulosta uusi samasta laskusta.

• Edustajilla voi olla oikeus tarkastella niiden laskujen kuittien kuvia, joita he valmistelevat toisen Lasku-moduulin käyttäjän puolesta.

• Sinulle voidaan lähettää sähköposti-ilmoitus, jossa ilmoitetaan, että faksi lähetettiin onnistuneesti ja se on nähtävissä järjestelmässä.

• Hyväksyvillä esimiehillä on pääsy kuittien kuviin Näytä kuitit -linkin kautta sen jälkeen, kun he ovat saaneet ilmoituksen siitä, että lasku odottaa heidän hyväksyntäänsä.

• Voit faksata ja liittää skannattuja kuvia samaan laskuun.