Budjetin yleisnäkymän tarkoitus on, että käyttäjät näkevät nopeasti budjettinsa sekä tiedot siitä, miten paljon heidän budjetistaan on kulutettu, odottaa hyväksyntää ja on jäljellä. Concur Expense -käyttäjät voivat myös näyttää kuluina kirjaamattomat summat. Kuluina kirjaamattomien summien avulla budjetin omistajat voivat näyttää sellaisten kulurivien saldon, joita ei ole vielä lähetetty. Tämä on lähettämättömien kuluraporttien ja käytettävissä olevien, mutta ei kuluraporttiin liitettyjen kulujen yhdistelmä. Esimerkiksi budjetin omistaja saattaa haluta tarkastella budjettiaan voidakseen tehdä budjetin kulutuspäätöksiä tai nähdäkseen, miten paljon budjetista on jäljellä. Budjettivuosia voidaan myös verrata keskenään.

Budjettikäyttäjä voi hakea budjetteja käyttämällä suodatin- ja hakutoimintoja.

Jaksosuodattimen avulla käyttäjät voivat valita budjettivuoden (kuluva budjettivuosi on asetettu oletusarvoksi) ja budjettikauden. Kun käyttäjä napsauttaa jaksosuodatinta, näyttöön tulee ikkuna, jossa voidaan valita budjettivuosi ja jakson tyyppi (kuukausittain, neljännesvuosittain ja/tai vuosittain). Käyttäjä voi myös valita useita neljännesvuosia ja kuukausia kausibudjetteja varten.

Jaksosuodatin näyttää vain käyttäjän kannalta relevantit tiedot. Jos käyttäjällä ei esimerkiksi ole vuosittaisia tai neljännesvuosittaisia budjetteja tilivuonna, kyseiset tilijaksot eivät näy luettelossa. Tämä koskee myös tilivuosia. Jos yritys on määrittänyt tilivuodet ja budjetit viidelle vuodelle, mutta käyttäjä omistaa budjetit vain kuluvana vuonna, käyttäjä voi valita vain kuluvan vuoden.

Jos käyttäjä valitsee Päivämääräalue-budjetit-vaihtoehdon, hän voi suodattaa budjetin vuoden ja päivämääräalueen mukaan napsauttamalla vastaavaa painiketta. Käyttäjä voi myös valita useita päivämääräalueita.

Jos käyttäjä käyttää hakusuodatintoimintoa, hän voi aloittaa hakemansa budjetin nimen kirjoittamisen hakukenttään. Kun käyttäjä aloittaa kirjoittamisen, hän näkee, että hakutoiminto on jäsennelty relevantteihin luokkiin tarkastelun helpottamiseksi: Näytä budjetit, Näytä budjetit luokan kanssa ja Näytä budjetit omistajan mukaan.

Käyttäjät voivat myös hakea budjetteja käyttämällä hakumerkkijonoja. Alla olevassa taulukossa kuvataan käytettävissä olevat hakuehdot, joita voidaan käyttää luotaessa hakumerkkijonoa hakukenttään. Nämä hakuehdot saadaan budjettikohdista.

Budjettikäyttäjä voi avata tietyn budjetin nähdäkseen, miten paljon budjetista on kulutettu (Kulutettu), miten paljon odottaa hyväksyntää (Odottaa) ja miten paljon on jäljellä kulutettavaksi (Jäljellä). Kulu-moduulin käyttäjät voivat myös näyttää kuluna kirjaamattoman summan (Kuluina kirjaamattomat) sillä edellytyksellä, että pääkäyttäjä on aktivoinut toiminnon. Prosenttiosuus näyttää, miten paljon budjetista on kulutettu. Budjettikäyttäjät voivat näyttää lisätietoja tietystä budjetista napsauttamalla ruutua.

Kunkin budjetin palkkikaaviot ovat värikoodattuja, jotta käyttäjien on helpompi nähdä, miten paljon budjetista on kulutettu, odottaa hyväksyntää tai on jäljellä. Budjetin pääkäyttäjät voivat määrittää prosenttiosuuden Hälytysrajaprosentti- ja Valvontarajaprosentti-kentissä Budjettiasetukset-kohdassa. Värikoodaus on määritetty seuraavasti:

• Vihreä väri tarkoittaa, että 80 % budjetista tai vähemmän on kulutettu tai odottaa hyväksyntää

• Keltainen väri tarkoittaa, että 80-99 % budjetista on kulutettu tai odottaa hyväksyntää

• Punainen väri tarkoittaa, että 100 % tai enemmän budjetista on kulutettu tai odottaa hyväksyntää

Käyttäjät voivat valita, näytetäänkö budjettitiedot ruutunäkymässä vai luettelonäkymässä. Jos luettelonäkymä on valittu, käyttäjä voi budjetin vieressä olevaa nuolta napsauttamalla näyttää, miten paljon budjetista on kulutettu, odottaa, on jäljellä tai on kirjaamatta kuluina (jos määritetty, vain Concur Expense). Lisäksi käyttäjä voi napsauttaa yläosassa olevaa nuolta, jolloin kaikki budjetit laajennetaan näyttämään kulutettu, odottava, jäljellä oleva ja kuluina kirjaamaton budjetti.

Budjetin menot vuoden alusta

Budjetin omistajat voivat näyttää budjetin tietoja vuoden alusta. Kuukausittaisten ja neljännesvuosittaisten budjettien osalta budjettisumma perustuu kuluvan budjettijakson budjettisummaan, johon on lisätty kuluvan tilivuoden aiemmat budjettijaksot.

Tiedot vuoden alusta ovat käytettävissä Budjetin yleisnäkymä -sivun Kortti- ja Luettelo-näkymien avulla. Kortti-näkymää varten käyttäjien täytyy napsauttaa hiiren kakkospainikkeella budjettiruutua ja valita Vuoden alusta -näkymä. Luettelo-näkymää varten käyttäjien täytyy laajentaa budjetti napsauttamalla sinistä laajennusnuolta ikkunan oikeassa reunassa.

Kun budjetin omistaja avaa Vuoden alusta -näkymän napsauttamalla Vuoden alusta -näkymä -painiketta, esiin tulevassa Vuoden alusta -näkymä -ikkunassa näkyy, miten budjetin menot ovat kehittyneet tilivuoden alusta kuluvaan päivään asti.

Vertaa budjetin kulutusta aikaan

Budjetin omistajat voivat tarkastella budjettinsa kulutusta budjettikauden mukaan aikajanalla budjetin hallintapaneelin palkkikaavioissa. Aikajana vertaa budjetin kulutusta aikaan. Jos budjetin kulutus on jaettu tasan budjettikauden jokaiselle päivälle, budjetin omistajat näkevät, onko kulutus edellä vai jäljessä aikataulua. Aikajanan avulla budjetin omistajat voivat seurata kulutettua budjettiaan, jotta voidaan varmistaa, ettei budjettia ylikäytetä. Budjetin omistajat näkevät aikajanan Budjetin yleisnäkymä -sivulla viemällä hiiren osoittimen budjetin ruudun päälle. Jos budjettikausi kattaa vuoden tai vuosineljänneksen, aikajanalla näytetään relevantit kuukaudet. Jos budjettikausi on vain yksi kuukausi, aikajanalla näytetään päivät.

Näytä jaetut budjetit

Budjetin omistajat voivat näyttää kaikki budjettinsa budjetin yleisnäkymän -sivun yläosan Omat budjetit -osiossa. Jos käyttäjällä on Budjetin hyväksyjä/vastuuhenkilö- tai Budjetin tarkastelija -rooli, hän voi näyttää budjetin yleisnäkymän Jaetut budjetit -osiossa budjetit, jotka muut budjetin omistajat ovat jakaneet käyttäjän kanssa. Jaettujen budjettien etuliitteenä on budjetin omistajan nimi.

Tiimibudjettien luonti

Tiimibudjettien avulla budjetin omistajat voivat luoda tiimiensä budjetteja ja hallita niitä itse. Tämä on erityisen hyödyllistä alemman tason esimiehille, jotka saavat ehkä epävirallisen budjettisumman suoralta esimieheltään ilman, että he voivat helposti seurata tiiminsä menoja budjettiin verrattuna. Tiimibudjettien avulla he voivat luoda nopeasti ja helposti tiimin budjetin ja seurata tiiminsä menoja summaan verrattuna. Lisäksi tiimibudjetit poistavat riippuvuuden budjettivastaavista.

Budjetin omistaja voi luoda tiimibudjetin valitsemalla Lisää tiimibudjetti, lisäämällä tarvittavat tiedot esiin tulevassa ikkunassa ja valitsemalla sitten Tallenna.

Budjetin yleisnäkymä -sivun tietojen vienti

Budjetin omistajat voivat jakaa budjettitietoja muiden kuin SAP Concur -käyttäjien kanssa. Napsauttamalla Lähetä Exceliin -linkkiä Budjetin yleisnäkymä -sivulla asiakkaat voivat viedä Excel-laskentataulukkoon samat tiedot, jotka ovat saatavissa budjetin hallintapaneelin luettelonäkymässä, mukaan lukien muutaman lisäkentän. Lisäkentät ovat Alkuperäinen budjetin summa (budjettikohtaan syötetty budjetin summa ilman mukautusta), Mukautettu budjetin summa (budjetin summa, joka saadaan Budjettikohdat-sivun Mukautusten tuonti ja vienti -kohdasta), Jakson tyyppi, Budjettiluokka ja Budjettityyppi.