Budjetin tietojen näyttäminen

Budjettikäyttäjät voivat näyttää yksityiskohtaisia tietoja tietystä budjetista sekä suodattaa ja hakea budjetteja. He näkevät samat tiedot kuin Budjetin yleisnäkymä -sivulla, mukaan lukien budjetin graafisen erittelyn Kulutettu-, Odottaa-, Jäljellä- ja Yli-prosenttiosuuksien mukaan, budjetin kulutuksen aikaan verrattuna sekä kaavion, jossa näkyy kulutettu summa kululajikohtaisesti, ja kulutustrendin palkkikaavion.

Käyttäjät voivat viedä budjettitiedot tapahtumina tai yhteenvetona kululajin mukaan. Suodattimia käyttämällä voidaan pienentää viennin laskentataulukkotiedoston kokoa. Kyseiset suodattimet ovat käytettävissä tuoteluokalle (Pyyntö, Kulu, Lasku ja Ostopyyntö), tapahtuman tilalle (Odottaa ja kulutettu) ja päivämääräalueelle.

Lisäksi käyttäjät näkevät enemmän tietoja kulutetusta ja odottavasta budjetista laskujen, ostopyyntöjen, kuluraporttien ja valtuutuspyyntöjen osalta.

Odottavan summan sisällyttäminen jäljellä olevaan budjettiin tai sen poisjättäminen

Oletusarvoisesti odottavaa summaa ei sisällytetä jäljellä olevan summan laskentaan. Jäljellä oleva summa on sama kuin budjettisumma miinus kulutettu summa. Odottava summa voidaan hyväksyä tai olla hyväksymättä.

Käyttäjät saattavat haluta hallita jäljellä olevaa summaa budjetissa. Jos käyttäjät haluavat sisällyttää odottavan summan jäljellä olevaan summan laskentaan, heidän on pyydettävä, että pääkäyttäjä valitsee (ottaa käyttöön) Sisällytä odottava summa jäljellä olevan summan laskentaan -vaihtoehdon Budjettiasetukset-kohdassa. Jos tämä asetus on valittu, jäljellä oleva summa on sama kuin budjettisumma miinus kulutettu summa ja odottava summa. Käyttäjät saattavat laskea sen varaan, että odottavat summat hyväksytään, ja sen vuoksi haluavat jäljellä olevan summan vastaavan realistista näkymää siitä, miten paljon budjetista on vielä käytettävissä kulutukseen.

Budjettikohdan kirjausketjun näyttäminen

Budjetin omistajat voivat näyttää Budjettikohdan kirjausketjun napsauttamalla budjetin Tiedot-valikkoa Budjetin yleisnäkymä -sivulla ja valitsemalla sitten Kirjausketju. Kirjausketjut sisältävät tietoja toiminnoista, jotka budjetin omistaja ja budjettivastaava ovat suorittaneet tietylle budjettikohdalle.

Esiin tulevassa Kirjausketju-ikkunassa on neljä välilehteä: Otsake, Henkilöt, Suodattimet ja Summa. Nämä välilehdet on kuvattu seuraavassa taulukossa:

Kirjausketju-välilehdet	Kuvaus
Otsake	Otsake-välilehti näyttää muutokset, jotka on tehty budjettikohtaan.
Henkilöt	Henkilöt-välilehti näyttää käyttäjien, kuten tarkastelijoiden ja hyväksyjien, tekemien muutosten tiedot.
Suodattimet	Suodattimet-välilehti näyttää suodatinmuutokset, jotka on tehty budjettiin budjetin hallintapaneelissa.
Summa	Summa-välilehti näyttää muutokset, jotka on tehty budjettikohdan summaan.

Vertaa budjetin kulutusta aikaan

Budjetin omistajat voivat tarkastella budjettinsa kulutusta budjettikauden mukaan aikajanalla budjetin hallintapaneelin palkkikaavioissa. Budjetin omistajat näkevät aikajanan Budjetin yleisnäkymä -sivulla viemällä hiiren osoittimen ruudun päälle. Jos budjetin omistajat kuitenkin siirtyvät Tiedot-sivulle, he näkevät aikajanan oletusarvoisesti ilman, että hiiren osoitin viedään ruudun päälle. Jos budjettikausi kattaa vuoden tai vuosineljänneksen, aikajanalla näytetään relevantit kuukaudet. Jos budjettikausi on vain yksi kuukausi, aikajanalla näytetään päivät.

Näytä kulutettu summa kululajikohtaisesti

Budjetin tiedoissa näytetään myös kaavio, jossa näkyy kulutettu summa kululajikohtaisesti.

Käyttäjät voivat näyttää kulutetun tai odottavan summan kululajikohtaisesti tarkastellessaan menorivejä. Käyttäjät voivat tehdä tämän napsauttamalla Menoluokat-linkkiä. Tässä näkymässä näytetään kukin kululaji ja kululajin odottava ja kulutettu summa tuotekohtaisesti budjetin kokonaissumman kanssa.

Näytä kulutustrendi vuosikohtaisesti

Kulutustrendi-palkkikaavio näyttää budjetin omistajan budjettijaksojen tilan koko vuoden ajalta. Budjetin omistajat voivat näyttää kaksi palkkia kunkin budjettijakson osalta: budjettisumman (palkki, joka on tasaisen värinen) ja kokonaismenosumman (kulutettu kokonaissumma vastaa palkin tasaisen väristä osaa ja odottava kokonaissumma vastaa palkin raidallista osaa) tietyn jakson osalta neljännesvuosi- tai kuukausinäkymässä. Kokonaismenosummaa kuvaava palkki muodostuu kulutetusta kokonaissummasta ja odottavasta kokonaissummasta.

Budjetin omistajat voivat näyttää tietyn kuukauden budjetin tiedot viemällä hiiren osoittimen palkin päälle.

Jos budjetti perustuu koko vuoteen, kuukausinäkymä näyttää budjettijakson summan jaettuna tiijaksojen lukumäärällä (yleensä 12 kuukautta) kuukausittaisten budjettisummien laskentaa varten. Neljännesvuosinäkymän osalta budjettijakson summa kerrotaan kolmella neljännesvuosittaisen budjettisumman laskentaa varten kaaviossa. Budjetin käyttö (kulutettu ja odottava) perustuu kuukausittaisiin toteumatietoihin myös vuosittaisten ja neljännesvuosittaisten budjettien osalta.

Alla olevassa taulukossa kuvataan budjettijakson tilaa, jonka budjetin omistajat näkevät viedessään hiiren osoittimen palkin päälle Kulutustrendi-palkkikaaviossa.

Budjetin tila	Kuvaus
Kulutettu	Tämä näyttää hyväksytyn summan, joka on kulutettu.
Odottaa	Tämä näyttää hyväksyntää odottavan summan.
Jäljellä	Tämä näyttää summan, joka on jäljellä kulutettavaksi. Jäljellä oleva summa on sama kuin budjettisumma miinus kulutettu summa. Jos pääkäyttäjä on valinnut Sisällytä odottava summa jäljellä olevan summan laskentaan -vaihtoehdon, jäljellä oleva summa on sama kuin budjettisumma miinus kulutettu summa ja odottava summa.
Yli	Jos jäljellä oleva summa muuttuu negatiiviseksi, Jäljellä oleva -selite korvataan punaisella Yli-selitteellä, joka osoittaa, miten paljon yli budjettisumman on kulutettu.
Kuluina kirjaamattomat (Vain Kulu-moduuli)	Tämä näyttää sellaisten kulurivien saldon, joita ei ole vielä lähetetty. Kuluina kirjaamattomien saldo ei vaikuta palkkikaavioon, koska sitä ei vähennetä jäljellä olevasta saldosta, minkä vuoksi lähettämättömät kulut eivät kuluta budjettia.

Palkkikaaviossa näkyvät värit vihreä, keltainen ja punainen seuraavasti:

Vihreä: Budjetin kulutus on alle budjetin hälytysrajan (oletusarvo 80 %)
Keltainen: Budjetin kulutus on budjetin hälytysrajalla tai sen yli.
Punainen: Budjetin kulutus on budjetin valvontarajalla tai sen yli (oletusarvo on 100 %)

Vie budjettitiedot

Budjetin omistajat voivat viedä budjettitiedot Excel-laskentataulukkoon menotietojen analysointia varten. Kerralla voidaan viedä enintään 12 500 kohdetta.

Budjetin omistajat voivat viedä budjettitiedot valitsemalla Vie tiedot Budjetin tiedot -sivulla.

Esiin tulevassa Vie menotiedot -ikkunassa budjetin omistajat voivat valita seuraavat vaihtoehdot:

Tietotyyppi (Rivinimikkeen tiedot tai Menoluokan tiedot)
Päivämääräväli
Tuoteluokka (Kulu, Lasku, Ostopyyntö, Luottokortti, Pyyntö tai Kaikki luokat)
Tapahtuman tila (Odottaa ja kulutettu, Kulutettu tai Odottaa )
Kun budjetin omistaja on valinnut haluamansa vaihtoehdot, hän voi viedä budjettitiedot laskentataulukkoon napsauttamalla Vie tiedot -painiketta.

Sarake	Kuvaus
Tila	Tässä sarakkeessa näkyy kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön budjetin tila. Tila voi olla jokin seuraavista: Odottaa ja kulutettu Odottaa Kulutettu
Tuoteluokka	Tässä sarakkeessa näkyy tuoteluokka, jonka budjettitiedot viedään. Tuoteluokka voi olla jokin seuraavista: Kulu Lasku Ostopyyntö Luottokortti Pyyntö Kaikki luokat
Viite	Tässä sarakkeessa näkyy laskun, ostopyynnön, kuluraportin tai valtuutuspyynnön laskun numero, ostopyynnön tunnus, kuluraportin tunnus tai pyynnön tunnus.
Päivämäärä	Tässä sarakkeessa näkyy kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön tapahtumapäivä.
Työntekijän nimi	Tässä sarakkeessa näkyy laskun omistajan nimi tai sen työntekijän nimi, joka on lähettänyt kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön.
Kuvaus/tiedot	Tässä sarakkeessa näkyvät kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön lähettäjän osoitetiedot.
Menoluokka	Tässä sarakkeessa näkyy kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön menoluokka, kuten pysäköinti, lentolippu tai materiaalit.
Budjetin seurantakentät	Jos budjetin seurantakentät on määritetty, ne näkyvät erillisinä sarakkeina tietojen viennissä. Näiden sarakkeiden selitteinä käytetään kentän nimeä, ja sarakkeissa näytetään kunkin menokohteen kentän arvo. Nämä sarakkeet näkyvät vain Rivinimikkeen tiedot -tietotyypin viennissä.
Toimittajan nimi	Tämän sarakkeen avulla käyttäjät näkevät, miten paljon budjetista on kulutettu toimittajakohtaisesti, kun he vievät budjetin menorivit. HUOMAUTUS: Koskee Concur Expenseä, Concur Invoicea ja ostopyyntöä.
Budjettisumma (USD)	Tässä sarakkeessa näkyy kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön budjettisumma.
% budjetista	Tässä sarakkeessa näkyy kokonaisbudjetin prosenttiosuus kuluraportin, laskun, ostopyynnön tai valtuutuspyynnön osalta.

Budjetin mukautukset budjetin omistajille

Budjetin omistajat voivat lisätä mukautuksia budjettiin, mikäli budjettivastaava on aktivoinut tämän toiminnon heille. Jos näin on, budjetin omistajat näkevät Lisää mukautus -painikkeen budjetin hallintapaneelin Budjetin tiedot -sivulla.

Kun budjetin omistaja valitsee Lisää mukautus, näyttöön tulee Lisää mukautus -ikkuna, jossa budjetin omistaja voi syöttää tiedot mukautettavasta budjetista. Budjetin omistajat voivat täyttää mukautuksen tiedot seuraavan taulukon avulla:

Sarake	Kuvaus
Mukautuksen tyyppi	Valitse mukautettavan saldon tyyppi. Valitse jokin seuraavista: Budjettisaldo Varojen siirto Kulu Lasku Ostopyyntö Pyyntö
Summatyyppi	Valitse, mihin mukautettua summaa sovelletaan. Valitse jokin seuraavista: Budjettisumma Kulutettu summa Odottava summa
Tapahtumapäivä	Valitse päivämäärä, jolloin mukautusta sovellettiin budjettiin. Päivämäärän on sisällyttävä tämän budjetin budjettijaksoon.
Summa (Yhdysvaltain dollareina)	Kirjoita mukautettu summa. Tämä voi olla positiivinen tai negatiivinen arvo.
Kuvaus	Kirjoita mukautuksen syy tai kuvaus.