Como visualizar o orçamento detalhado
Os usuários do Orçamento podem visualizar informações detalhadas sobre um orçamento específico e também filtrar e pesquisar orçamentos. Eles conseguem ver as mesmas informações que na página Visão geral do orçamento, incluindo um detalhamento gráfico em porcentagem do orçamento de valor gasto, pendente, restante e excedido, consumo do orçamento em relação ao tempo, um gráfico que mostra o valor gasto por tipo de despesa e um gráfico de barras de tendência de gasto.
O usuário pode exportar dados de orçamento como transações, ou de forma resumida por tipo de despesa. Eles podem aplicar filtros para reduzir o tamanho do arquivo de planilha de exportação. Estes filtros estão disponíveis para a categoria do produto (Solicitação, Despesa, Fatura e Solicitação de compra), status da transação (Pendente e Gasto) e intervalo de datas.
Além disso, os usuários visualizarão mais detalhes sobre orçamento gasto e pendente de faturas, solicitações de compra, relatórios de despesas e solicitações de autorização.
Incluir ou excluir valor pendente no orçamento restante
Por padrão, o valor pendente não é incluído no cálculo do valor restante. O valor restante é igual ao valor do orçamento menos o valor gasto. O valor pendente pode ou não ser aprovado.
Talvez os usuários queiram ter controle sobre o valor restante do orçamento. Para incluir o valor pendente no cálculo do valor restante, basta que os usuários solicitem ao administrador a seleção (ou ativação) da opção Incluir valor pendente no cálculo de valor restante nas Configurações de orçamento. Com essa opção, o valor restante é igual ao valor do orçamento menos o valor gasto e o valor pendente. Os usuários podem considerar que os valores pendentes serão aprovados e, portanto, isso forneceria uma visão realista do valor restante que ainda está disponível para gastos.
Exibir histórico de auditoria para um item de orçamento
Os proprietários de orçamento podem visualizar o histórico de auditoria de um item de orçamento clicando no menu Detalhes de um orçamento na página de visão geral e, em seguida, selecionar Histórico de auditoria. Os históricos fornecem informações sobre as ações que o detentor e o administrador do orçamento tomaram para um item de orçamento específico.
A janela Histórico exibida mostra quatro guias; Cabeçalho, Pessoas, Filtros e Valor. Essas guias são descritas na tabela a seguir.
Guias do histórico | Descrição |
|---|---|
Cabeçalho | A guia Cabeçalho mostra as alterações feitas em um item de orçamento. |
Pessoas | A guia Pessoas mostra informações sobre as alterações feitas pelos usuários, como visualizadores e aprovadores. |
Filtros | A guia Filtros mostra as alterações de filtro que foram feitas em um orçamento no Dashboard de orçamento. |
Valor | A guia Valor mostra as alterações feitas no valor do item de orçamento. |
Comparar consumo do orçamento em relação ao tempo
Os detentores de orçamento podem visualizar o consumo do orçamento pelo período em uma linha do tempo nos gráficos de barras do Dashboard do orçamento. Na página Visão geral do orçamento, os detentores de orçamento devem passar o mouse sobre o bloco para ver a linha do tempo. No entanto, quando os detentores de orçamento navegam até a página Detalhes, eles visualizam a linha do tempo por padrão, sem que seja necessário posicionar o cursor sobre o bloco. Se um período de orçamento abranger um ano ou um trimestre, os usuários visualizarão os meses relevantes exibidos na linha do tempo. Se um período de orçamento abranger apenas um mês, os usuários visualizarão os dias exibidos na linha do tempo.
Exibir montante gasto por tipos de despesa
Os detalhes de um orçamento também exibem um gráfico que mostra o montante gasto por tipo de despesa.
Os usuários podem visualizar o que foi gasto ou está pendente por tipo de despesa ao revisar itens de despesas. Para isso, os usuários podem clicar no link Categorias de gastos. Esta visualização mostra cada tipo de despesa com seu montante pendente e gasto por produto com o valor total do orçamento.
Exibir tendência anual de gasto
O gráfico de barras Tendência de gasto mostra o status dos períodos de orçamento de um detentor do orçamento ao longo de um ano inteiro. Os detentores de orçamento podem visualizar duas barras para cada período do orçamento; o valor do orçamento (barra de cor sólida) e o valor total da despesa (o valor total gasto equivale à parte da barra de cor sólida e o valor total pendente corresponde à parte da barra listrada) para um período específico em uma visão trimestral ou mensal. A barra que exibe o valor total da despesa é composta pelo valor total gasto e o valor total pendente.
Os detentores de orçamento também podem passar o mouse sobre cada barra para visualizar o orçamento detalhado de um mês específico.
Se um orçamento for baseado em um ano inteiro, a visão mensal mostrará o valor do período de orçamento dividido pelo número de períodos contábeis (geralmente de 12 meses) para calcular os valores mensais do orçamento. Na visão trimestral, o valor do período de orçamento é multiplicado por 3 para calcular o valor trimestral do orçamento no gráfico. O consumo de orçamento (gasto e pendente) é calculado com base nos dados reais mensais, mesmo para orçamentos anuais e trimestrais.
A tabela abaixo descreve o status de um período de orçamento que os detentores de orçamento visualizarão se passarem o mouse sobre uma barra no gráfico de barras Tendência de gasto.
Status do orçamento | Descrição |
|---|---|
Gasto | Mostra o valor aprovado que foi gasto. |
Pendente | Mostra o valor com aprovação pendente. |
Restante | Mostra o valor ainda a ser gasto. O valor restante é calculado pelo valor do orçamento menos o valor gasto. Se o administrador ativou a opção Incluir valor pendente no cálculo de valor restante nas Configurações de orçamento, o valor restante será calculado pelo valor do orçamento menos o valor gasto menos o valor pendente. |
Excedido | Quando o valor restante fica negativo, o rótulo Restante é substituído por um rótulo vermelho Excedido que indica quanto foi consumido além do valor do orçamento. |
Não contabilizado (apenas Expense) | Mostra o saldo dos itens de despesas que ainda não foram enviados. O saldo não contabilizado não influencia o gráfico de barras, porque ele não é subtraído do saldo restante, ou seja, as despesas não enviadas não afetam um orçamento. |
O gráfico de barras utiliza as cores verde, amarela e vermelha, que significam o seguinte:
Verde: O consumo do orçamento está abaixo do limite de alerta de orçamento (por padrão, 80%)
Amarelo: O consumo do orçamento está no limite de alerta de orçamento ou acima dele
Vermelho: O consumo está no limite do controle de orçamento ou acima dele (por padrão, 100%)
Exportar os dados de orçamento
Proprietários de orçamento podem exportar dados de orçamento para uma planilha do Excel para que possam analisar detalhes de gastos. Até 12.500 itens podem ser exportados de uma só vez.
Para exportar dados de orçamento, os responsáveis pelo orçamento devem clicar no botão Exportar dados, na página Orçamento detalhado.
Na janela Exportar dados de gasto exibida, os responsáveis pelo orçamento podem selecionar as seguintes opções em:
Tipo de dados (dados de itens individuais ou dados de categoria de gastos)
Intervalo de datas
Categoria de produto (Despesa, Fatura, Solicitação de compra, Cartão de crédito, Solicitação ou Todas as categorias)
Status da operação (pendente e gastos, gastos, ou pendente)
Depois que o responsável pelo orçamento selecionar suas opções, deve clicar no botão Exportar dados para exportar dados do orçamento para uma planilha.
Coluna | Descrição |
|---|---|
Status | Esta coluna mostra o status do orçamento do relatório de despesas, fatura ou solicitação de compra ou solicitação de autorização. As opções de status são as seguintes:
|
Categoria de produto | Esta coluna exibe a categoria de produto cujos dados de orçamento são exportados. As opções de categoria de produto são as seguintes:
|
Referência | Esta coluna exibe o número da fatura, ID da solicitação de compra, ID do relatório de despesas ou ID da solicitação da fatura, solicitação de compra, relatório de despesas ou solicitação de autorização. |
Data | Esta coluna exibe a data da transação do relatório de despesas, fatura, solicitação de compra ou solicitação de autorização. |
Nome do funcionário | Esta coluna exibe o nome do detentor da fatura ou do funcionário que enviou o relatório de despesas, a fatura, a solicitação de compra ou a solicitação de autorização. |
Descrição/Detalhe | Esta coluna exibe os detalhes de endereço do remetente do relatório de despesas, da fatura, da solicitação de compra ou da solicitação de autorização. |
Categoria de gasto | Esta coluna exibe a categoria de gastos, como estacionamento, tarifa aérea ou materiais) do relatório de despesas, da fatura, da solicitação de compra ou da solicitação de autorização. |
Campos de controle de orçamento | Os campos de controle de orçamento, se configurados, aparecerão como colunas individuais na exportação de dados. Estas colunas são etiquetadas com o nome do campo e mostram o valor para o campo para cada item de despesas. Estas colunas só são exibidas na exportação do tipo de dados Dados de itens de linha. |
| Nome do fornecedor | Esta coluna permite que os usuários possam ver quanto foi gasto por fornecedor ao exportar itens do documento de despesa de um orçamento. OBSERVAÇÃO: Aplicável para Concur Expense, Concur Invoice, and Purchase Request. |
Valor do orçamento (USD) | Esta coluna exibe o valor do orçamento do relatório de despesas, da fatura, da solicitação de compra ou da solicitação de autorização. |
% do orçamento | Esta coluna exibe a porcentagem do orçamento total para o relatório de despesas, a fatura, a solicitação de compra ou a solicitação de autorização. |
Ajustes de orçamento para detentores do orçamento
Os detentores do orçamento podem adicionar ajustes a um orçamento, contanto que o Administrador de orçamento tenha ativado esse recurso para eles. Em caso afirmativo, os detentores do orçamento verão um botão Adicionar ajuste na página de detalhes do orçamento do Dashboard do orçamento.
Quando o detentor do orçamento clica em Adicionar ajuste, a janela Adicionar ajuste é exibida. Nessa janela, os detentores do orçamento podem inserir informações sobre o orçamento que desejam ajustar. Os detentores do orçamento podem utilizar a tabela a seguir para preencher os detalhes do ajuste.
Coluna | Descrição |
|---|---|
Tipo de ajuste | Selecione o tipo de saldo que você deseja ajustar. Selecione um dos seguintes:
|
Tipo de valor | Selecione o local onde o valor de ajuste deve ser aplicado. Selecione um dos seguintes:
|
Data da transação | Selecione a data em que o ajuste será aplicado ao orçamento. Ela estar dentro do período de orçamento para este orçamento. |
Valor (USD) | Digite o valor ajustado. Ele pode ser positivo ou negativo. |
Descrição | Digite o motivo ou a descrição do ajuste. |
