Ajuda aos usuários finais da edição profissional do Concur Invoice

Terminologia de orçamento

Esta tabela descreve a terminologia usada no recurso Orçamento.

Campo

Descrição

Categoria de orçamento

Este é um grupo de tipos de despesa a partir do qual os orçamentos são gerenciados.

Moeda do orçamento

Esta é a moeda de um item de orçamento. Os itens de orçamento sempre são exibidos em sua moeda de orçamento e têm prioridade sobre a configuração da moeda nas Configurações de perfil. Os itens de despesa são convertidos para a moeda do orçamento com base na data de envio ou da fatura/despesa. As faturas, solicitações de compra, relatórios de despesas ou solicitações de autorização reais não são convertidos.

Dashboard do orçamento

O dashboard mostra os gastos do orçamento até a data – incluindo gastos pré-aprovados – em um orçamento de aprovador, e os gerentes de orçamento podem visualizar os orçamentos e tomar decisões com base nesses orçamentos.

Item de orçamento

Este é o orçamento do ano fiscal, incluindo o detentor do orçamento, o nome do orçamento e a descrição.

Período do orçamento

Isto é parte do item de orçamento. Dependendo do tipo de período do item de orçamento, esse item tem um ou mais períodos de orçamento. Cada período de orçamento é associado a um período contábil e tem um valor de orçamento para esse período e para o item de orçamento.

Controle de orçamento

As edições profissionais do Concur Invoice, Expense e Request fornecem flexibilidade na seleção de campos de fatura, solicitação de compra, relatório de despesas e solicitação que você deseja controlar para fins de orçamento. Essa flexibilidade requer etapas adicionais de configuração, se comparadas com as edições padrão. Se todos os campos que precisarem de controle de orçamento já estiverem definidos na ferramenta Formulários e campos para as faturas, solicitação de compra, relatórios de despesa e solicitações, você só precisará identificar esses campos na guia Campos de controle de orçamento da configuração de orçamento. Os campos de controle de orçamento podem ser mapeados para campos personalizados, campos de unidade organizacional e qualquer campo de texto fornecido pelo SAP Concur.

Hierarquia de gerentes

Uma hierarquia de gerentes é composta dos gerentes aos quais os usuários se reportam direta ou indiretamente. Se um usuário ou administrador tiver um gerente de orçamento para um item de orçamento, os itens de despesa serão comparados com o item de orçamento, caso o remetente desses itens de despesa se reporte a um dos gerentes listados na guia Gerenciar gerentes (opcional) do item de orçamento.

Os gerentes listados na guia Gerenciar gerentes (opcional) têm a função Aprovador/Gerente de orçamento.

OBSERVAÇÃO: Para ver a guia Gerenciar gerentes (opcional), o administrador precisa selecionar (ativar) essa opção nas Configurações de orçamento.

Critérios de correspondência

Os relatórios de despesas, as faturas, as solicitações de compra e as solicitação de autorização podem ser comparados com um ou mais itens de orçamento. Os critérios de correspondência são os seguintes:

  • Quando um tipo de despesa de um item ou alocação corresponde a um tipo de orçamento de um item de orçamento

    • Se um item de orçamento não tiver uma categoria de orçamento, qualquer tipo de despesa será aceita para a correspondência

  • Quando o remetente da fatura, da solicitação de compra, do relatório de despesas ou da solicitação de autorização se reporta a um dos aprovadores de orçamento listados em uma hierarquia de gerentes de um item de orçamento

    • Se um item de orçamento não tiver nenhuma hierarquia de gerentes, os itens de qualquer usuário serão aceitos, independentemente da estrutura organizacional

  • Quando uma data de transação de relatório de despesas, de solicitação de compra, de fatura de solicitação de pagamento ou data final de solicitação de autorização se encaixa em um período contábil associado a um período de orçamento

    • Se um período contábil é marcado como inativo, o item de gasto é associado ao próximo período contábil ativo

    • Quando não há um período contábil ativo, o item de gasto não é associado a nenhum item de orçamento

OBSERVAÇÃO: Se não existirem categorias de orçamento ou gerentes de orçamento associados a um item de orçamento, todos os itens de despesa serão comparados com base no período contábil

Tipo de período

Cada item de orçamento tem um tipo de período. O tipo de período determina o nível de controle de um item de orçamento. Os administradores podem selecionar entre anual, trimestral ou mensal.

Exemplo: Se os administradores selecionarem mensal como tipo de período, o item de orçamento será controlado mensalmente, e será necessário inserir os valores de orçamento para cada período mensal. Os itens de orçamento serão exibidos nos dashboards de orçamento para cada mês e o orçamento residual usará os valores do orçamento mensal com base na regra "usar ou perder".

Item de despesa

Este é um item específico que consome uma parte de um orçamento como, por exemplo, alocação de despesa, item de despesa, alocação de fatura, item de fatura, alocação de solicitação de compra ou item de solicitação de compra, despesa prevista de solicitação ou segmento de solicitação.

Um item de despesa pode fazer referência a um ou mais itens do orçamento.