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Como visualizar a visão geral de orçamento

A finalidade da visão geral do orçamento é possibilitar que os usuários vejam com rapidez os orçamentos e quanto desse orçamento foi gasto, resta ou está pendente. Os usuários do Concur Expense também podem ver o valor não contabilizado. O valores não contabilizados permitem que os detentores do orçamento visualizem o saldo dos itens de despesas que ainda não foram enviados, e eles são uma combinação de relatórios de despesas não enviados e despesas disponíveis que não foram anexadas a um relatório de despesas. Um detentor de orçamento, por exemplo, pode querer visualizar os orçamentos para tomar decisões de gasto de orçamento, ou saber quanto resta dele. Eles também comparar o orçamento de um ano com outro.

Um usuário de orçamento pode usar a funcionalidade de filtro e pesquisa para encontrar orçamentos.

O filtro de período permite que os usuários selecionem um ano de orçamento (o ano de orçamento atual é definido como padrão) e um período de orçamento. Quando os usuários clicam no filtro de período, é exibida uma janela onde podem selecionar o ano do orçamento e o tipo de período (mensal, trimestral e/ou anual). Eles também podem selecionar vários trimestres e meses para o período de orçamento.

O filtro de período exibe somente as informações relevantes para o usuário. Por exemplo, se um usuário não tiver os orçamentos anuais ou trimestrais de um ano fiscal, esses períodos contábeis não estarão disponíveis na lista. Isso também é válido para os anos fiscais. Se uma empresa definiu anos fiscais e orçamentos por cinco anos, mas o usuário tiver apenas os orçamentos no ano atual, ele poderá selecionar apenas o ano atual.

Se os usuários clicarem na opção Orçamento por intervalo de datas, poderão filtrar o orçamento por ano e período clicando nos botões relevantes. Eles também pode selecionar vários intervalos de datas.

Se um usuário usar a funcionalidade de filtro de pesquisa, poderá começar a digitar o nome do orçamento que está procurando no campo de pesquisa. Quando o usuário começar a digitar, ele verá que a funcionalidade de pesquisa está estruturada em categorias relevantes; Mostrar orçamentos, Mostrar orçamentos com categoria, e Mostrar orçamentos de propriedade de para melhor visualização.

Os usuários também podem usar a cadeia de pesquisa para pesquisa de orçamentos. A tabela abaixo descreve as condições disponíveis para uso na criação de uma cadeia de pesquisa no campo de pesquisa. Esses termos são extraídos de itens de orçamento.

Categoria de pesquisa

Descrição

Nome

Este é o nome de orçamento. Por exemplo, para procurar tipo de despesas de alimento: name:(todas as despesas).

Responsável

Este é o responsável pelo orçamento Por exemplo, para procurar orçamento por tipo de responsável owner:johnsmith@brooksdev.com.

Categoria

Esta é a categoria do orçamento. Por exemplo, para procurar por um tipo de categoria de orçamento category:(IT).

Descrição

Este é o nome de exibição do orçamento. Por exemplo, para procurar por um tipo de descrição de orçamento description:(budget west).

Orçamento

Este é o valor do orçamento. Por exemplo, para procurar por um orçamento com um tipo específico de valor de orçamento budget:(>1000). Alguns outros exemplos incluem o seguinte:

  • Orçamento=1000

  • Orçamento<1000

  • Orçamento>=1000

  • Orçamento<=1000

Um usuário de orçamento pode visualizar um orçamento específico, para ver quanto do orçamento foi gasto (Gasto), quanto está aguardando aprovação (Pendente) e quanto resta para ser gasto (Restante). Os usuários do Expense também podem ver o valor não contabilizado (Não contabilizado), caso o administrador tenha ativado o recurso. O percentual mostra quanto do orçamento foi gasto. Os usuários de orçamento podem clicar no próprio bloco para visualizar mais detalhes de um orçamento específico.

Os gráficos de barra de cada orçamento são codificados por cores, o que facilita a visualização de quanto do orçamento foi gasto, está pendente ou resta. Os administradores de orçamento podem configurar o percentual do orçamento nos campos Percentual do limite de alerta e Percentual do limite de controle nas Configurações de orçamento. A codificação de cores está mapeada da seguinte forma:

  • Verde é igual a 80% ou menos do orçamento gasto ou pendente

  • Amarelo é igual a 80-99% do orçamento gasto ou pendente

  • Vermelho é igual a 100% ou mais do orçamento gasto ou pendente

Os usuários podem selecionar se desejam ver as informações do orçamento em uma exibição de blocos ou de lista. Se os usuários selecionarem a visualização de lista, poderão clicar na seta ao lado de um orçamento para ver quanto de um orçamento foi gasto, está pendente, restante ou não contabilizado (se configurado, somente Concur Expense). Além disso, ao clicar na seta na parte superior, todos os orçamentos são expandidos para mostrar o orçamento gasto, pendente, restante e não contabilizado.

Gasto acumulado anual do orçamento

Os usuários do Budget podem visualizar informações do acumulado anual de um orçamento. Para orçamentos mensais e trimestrais, o montante do orçamento será baseado no montante do orçamento do período de orçamento atual mais os períodos de orçamento anteriores do exercício atual.

As informações do acumulado anual são acessíveis mediante as visões Cartão e Lista na visão geral do orçamento. Para a visão de Cartão, os usuários devem clicar com o botão direito no bloco do orçamento e selecionar Visão do acumulado anual. Para a visão de Lista, os usuários precisam expandir o orçamento clicando na seta de expansão azul no lado direito da janela.

Assim que o proprietário do orçamento clicar no botão Visão de acumulado anual para abrir a visão de acumulado anual, será exibida a janela Visão de acumulado anual, que mostra os gastos do orçamento desde o início do exercício fiscal até o dia de hoje.

Comparar consumo do orçamento em relação ao tempo

Os detentores de orçamento podem visualizar o consumo do orçamento pelo período em uma linha do tempo nos gráficos de barras do Dashboard do orçamento. A linha do tempo mostra o consumo do orçamento em relação ao tempo. Quando o consumo do orçamento está distribuído igualmente em cada dia do período de orçamento, os detentores de orçamento podem ver se o consumo está acima ou abaixo do programado. A linha do tempo ajuda os detentores de orçamento a controlar o orçamento gasto de forma a garantir que ele não seja excedido. Para visualizar a página Visão geral do orçamento, os detentores de orçamento devem passar o mouse sobre o bloco de um orçamento. Se um período de orçamento abranger um ano ou um trimestre, os usuários visualizarão os meses relevantes exibidos na linha do tempo. Se um período de orçamento abranger apenas um mês, os usuários visualizarão os dias exibidos na linha do tempo.

Visualizar orçamentos compartilhados

Os detentores de orçamento podem visualizar todos os orçamentos na seção Meus orçamentos, na parte superior da visão geral do orçamento. Se um usuário tiver a função Aprovador/Gerente ou Visualizador de orçamento, poderá visualizar os orçamentos compartilhados com ele por outros detentores de orçamento na seção Orçamentos compartilhados da visão geral do orçamento. Os orçamentos compartilhados têm como prefixo o nome do detentor do orçamento.

Criar orçamentos da equipe

Os orçamentos da equipe permitem que os detentores de orçamento criem e autogerenciem orçamentos para as equipes. Isso é particularmente útil para gerentes de nível inferior que podem receber um valor de orçamento informal de seu gerente direto sem uma boa maneira de controlar os gastos de suas equipes em relação a um orçamento. Com orçamentos de equipe, eles podem criar facilmente um orçamento de equipe e controlar os gastos de suas equipes em relação a um valor ao longo do tempo. Além disso, os orçamentos de equipe eliminam a dependência de administradores de orçamento.

Para criar um orçamento de equipe, os detentores do orçamento clicam em Adicionar orçamento da equipe, adicionam as informações necessárias na janela que é exibida e, em seguida, Salvar.

Exportar dados na página Visão geral do orçamento

Os responsáveis pelo orçamento podem compartilhar informações de orçamento com não usuários do SAP Concur. Clicando no link Enviar para o Excel na página Visão geral do orçamento, os clientes podem exportar as mesmas informações disponíveis na opção Visão de lista do dashboard de orçamento incluindo alguns campos adicionais em uma planilha do Excel. Os campos adicionais incluem o Valor do orçamento original (o valor do orçamento inserido em um item de orçamento sem o ajuste), oValor do orçamento ajustado (o valor do orçamento proveniente de importações e exportações de ajuste em itens orçamentários), Tipo de período, a categoria do orçamento e o Tipo de orçamento.